Modello Lettera di Convocazione Riunione

In questa pagina mettiamo a disposizione un modello lettera di convocazione riunione da compilare e stampare.

Quando si tratta di fissare un incontro informale, non è che esistano poi tante regole, generalmente viene dato un appuntamento ad una certa data, in un certo luogo ed in un certo orario, ci si ritrova tutti insieme e si decidono le strategie o gli obiettivi. Ma questo vale, appunto, per una convocazione che sia informale, tra amici o colleghi di lavoro, magari per fissare un viaggio tutti insieme o per stabilire come procedere con un certo impegno. Quando invece la situazione richiede una maggiore formalità, la prassi è redigere ed inviare ai partecipanti una lettera di convocazione riunione. Questo documento non ha ovviamente  valenza legale, ma si tratta comunque di un gesto di professionalità nei confronti delle altre persone che dovranno partecipare all’incontro.

Come anticipato poco sopra, la lettera di convocazione riunione è un documento formale che può essere utilizzato per fissare un appuntamento di una certa importanza. Di fatto, con questa lettera si comunica agli individui che dovranno partecipare alla riunione la disponibilità di chi la invia, il quale si aspetta ovviamente un riscontro positivo o negativo. Essendo questa riunione presumibilmente importante, con una lettera di convocazione si affronta questo evento in modo serio e professionale, lasciando davvero poco spazio al caso. Ecco perché di solito la lettera di convocazione riunione viene utilizzata per fissare la data di un incontro di lavoro.

Nonostante non sia un documento ufficiale, e dunque senza regole di redazione obbligatorie da seguire, va comunque specificato che una lettera di convocazione riunione dovrebbe sempre contenere al suo interno determinate informazioni. A partire dalla data della riunione che intendi convocare, e che dovrebbe essere sempre fissata dalle 2 alle 3 settimane prima, per evitare che impegni già presi dagli altri futuri partecipanti possano impedirne il corretto svolgimento, o possa capitare l’eventualità di fare a meno di un membro importante del tuo gruppo. Detto questo, la lettera di convocazione riunione, oltre alla data, dovrebbe comunicare anche il luogo e l’orario, altrettanto fondamentali per consentire a tutti gli altri di organizzarsi per tempo.

La lettera è uno strumento molto personale, che dovrai ovviamente inviare ad un individuo alla volta. Ecco perché non devi mai scordarti di cominciare l’intestazione della lettera indicando il cognome della persona che intendi fare partecipe della convocazione, per esempio, potresti usare un inizio formale come Egregio signor Bianchi e successivamente proseguire con il testo, all’interno del quale dovrai chiarire i motivi che ti hanno spinto a richiedere la convocazione.

Quando scrivi una lettera di convocazione riunione, devi assolutamente specificare che una risposta a questa, da parte del destinatario, è particolarmente gradita, scrivilo sempre con gentilezza, ma fai comunque presente che la conferma di ricezione è importante per fissare precisamente l’incontro. Ovviamente, la conferma non deve per forza di cose avvenire tramite una lettera, la via più breve è inserire le informazioni di contatto e chiedere ai convocati di chiamarti o di contattarti tramite gli indirizzi o i numeri che hai specificato.

File