In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile di protocollo d’intesa tra associazioni in formato Word da scaricare e personalizzare.
Il modello può essere utilizzato quando due o più associazioni intendono definire per iscritto una collaborazione, per esempio per organizzare attività comuni, realizzare un progetto, condividere competenze o coordinare iniziative sul territorio. Non esiste un modello ufficiale unico: contenuto e grado di vincolatività dipendono dagli impegni concretamente assunti dalle parti.
Modello di Protocollo d’Intesa Word
Il fac simile Word può essere modificato inserendo i dati delle associazioni, le finalità della collaborazione, gli impegni di ciascuna parte, i referenti, la durata e le eventuali risorse utilizzate.
Il modello è una traccia da adattare al progetto concreto e agli statuti delle associazioni coinvolte. Prima della firma è opportuno verificare che i rappresentanti abbiano i poteri necessari per assumere gli impegni indicati nel documento.
Cos’è un Protocollo d’Intesa tra Associazioni
Il protocollo d’intesa è uno strumento utilizzato per mettere per iscritto obiettivi comuni e modalità di collaborazione tra soggetti che intendono lavorare insieme senza necessariamente creare un nuovo ente o una struttura organizzativa autonoma.
Può essere sottoscritto, per esempio, da associazioni culturali che organizzano una manifestazione congiunta, da enti sportivi che condividono un progetto rivolto ai giovani oppure da organizzazioni del Terzo settore che intendono coordinare attività di interesse comune.
È però impreciso affermare che un protocollo d’intesa sia sempre e necessariamente privo di valore vincolante. Il nome attribuito al documento non è sufficiente a determinarne gli effetti giuridici. Se il testo contiene obblighi precisi, accettati dalle parti, relativi per esempio a pagamenti, prestazioni, utilizzo di spazi o responsabilità, tali previsioni possono assumere rilevanza contrattuale.
Se l’intenzione è invece quella di definire soltanto un quadro generale di collaborazione, senza creare immediatamente obbligazioni specifiche, è opportuno dichiararlo chiaramente e rinviare eventuali attività operative a successivi accordi attuativi.
Quando Utilizzare il Protocollo d’Intesa
Il protocollo è particolarmente utile quando le associazioni condividono un obiettivo ma vogliono mantenere la propria autonomia organizzativa e patrimoniale.
Può essere utilizzato per disciplinare, tra le altre cose:
- organizzazione congiunta di eventi, incontri e iniziative formative;
- progetti culturali, sportivi, sociali o ambientali;
- attività di sensibilizzazione e promozione;
- collaborazione nella realizzazione di servizi o iniziative rivolte agli associati o alla collettività;
- condivisione temporanea di spazi, attrezzature o risorse;
- scambio di competenze e collaborazione tra volontari e referenti;
- partecipazione comune a progetti o iniziative territoriali.
Quando, invece, l’accordo disciplina una prestazione ben definita dietro corrispettivo, un rapporto continuativo particolarmente strutturato oppure obblighi economici rilevanti, può essere preferibile utilizzare un contratto o una convenzione più dettagliata.
Protocollo d’Intesa e Convenzione
Protocollo d’intesa e convenzione vengono talvolta utilizzati come termini intercambiabili, ma nella pratica possono avere funzioni differenti.
Il protocollo viene spesso impiegato per stabilire principi, finalità e linee generali di una collaborazione. Una convenzione tende invece a disciplinare in modo più dettagliato attività, prestazioni, responsabilità, risorse economiche e modalità di esecuzione.
La differenza non dipende comunque soltanto dal titolo del documento. È sempre necessario leggere il contenuto effettivo dell’accordo.
Per gli enti del Terzo settore esistono inoltre specifici strumenti disciplinati dal Codice del Terzo settore. L’articolo 55 regola, in particolare, il coinvolgimento degli ETS nelle attività di co-programmazione e co-progettazione con le pubbliche amministrazioni, mentre l’articolo 56 disciplina specifiche convenzioni tra pubbliche amministrazioni, organizzazioni di volontariato e associazioni di promozione sociale. Un semplice protocollo d’intesa non sostituisce automaticamente questi procedimenti quando ne ricorrono i presupposti.
Cosa Inserire nel Protocollo d’Intesa
Non esiste una struttura obbligatoria valida per ogni collaborazione, ma un protocollo ben predisposto dovrebbe permettere di capire con precisione chi partecipa, cosa deve essere realizzato e quali responsabilità assume ogni soggetto.
È opportuno indicare almeno:
- denominazione, sede e codice fiscale delle associazioni;
- nome e qualifica dei rispettivi legali rappresentanti;
- eventuale iscrizione al RUNTS o ad altri registri, quando pertinente;
- premesse che spiegano le finalità statutarie e l’interesse comune;
- oggetto e obiettivi della collaborazione;
- attività previste;
- impegni specifici di ciascuna associazione;
- referenti responsabili del coordinamento;
- durata dell’intesa;
- modalità di modifica, rinnovo e recesso;
- eventuali costi e modalità con cui vengono sostenuti;
- regole per l’utilizzo di nomi, loghi, spazi e materiali;
- disciplina relativa ai dati personali e alle informazioni riservate;
- modalità per risolvere eventuali controversie;
- data e firme dei rappresentanti.
Definire con Precisione gli Impegni delle Associazioni
Una delle parti più importanti del protocollo è quella dedicata agli impegni dei firmatari. Formule generiche come “le associazioni collaboreranno alla realizzazione del progetto” possono essere insufficienti quando bisogna poi stabilire concretamente chi deve svolgere ogni attività.
È preferibile specificare, per esempio, quale associazione mette a disposizione gli spazi, chi cura la comunicazione, chi organizza i volontari, chi acquista eventuali materiali e chi mantiene i rapporti con soggetti esterni.
Se alcune attività verranno definite soltanto in seguito, il protocollo può prevedere espressamente la sottoscrizione di accordi attuativi, schede progetto o cronoprogrammi. In questo modo il documento principale stabilisce il quadro generale mentre gli aspetti operativi vengono precisati quando diventano effettivamente necessari.
Spese e Impegni Economici
Quando la collaborazione non prevede trasferimenti economici tra le associazioni è utile dichiararlo espressamente. Si può stabilire, per esempio, che ciascuna parte sostenga autonomamente le spese relative alle attività di propria competenza.
Se sono invece previsti contributi, rimborsi, acquisti comuni o altre spese, è opportuno indicare importi o criteri di determinazione, soggetto tenuto al pagamento, documentazione richiesta e modalità di rendicontazione.
La presenza di obblighi economici rilevanti rende particolarmente importante verificare il contenuto dell’accordo prima della firma, perché il documento può produrre effetti giuridici che vanno oltre una semplice dichiarazione di intenti.
Poteri di Firma e Approvazione del Protocollo
Il protocollo deve essere sottoscritto da persone abilitate a rappresentare le associazioni. Nella maggioranza dei casi si tratta del presidente o del legale rappresentante, ma bisogna sempre verificare lo statuto.
Lo statuto può infatti attribuire al consiglio direttivo o all’assemblea la competenza ad approvare determinate operazioni, soprattutto quando comportano spese significative, concessione di beni, assunzione di obblighi duraturi o attività non ordinarie.
Quando è necessaria una preventiva deliberazione dell’organo competente, nel protocollo è possibile richiamarne gli estremi.
Durata, Rinnovo e Recesso
È consigliabile stabilire una durata precisa, indicando la data di decorrenza e quella di scadenza oppure un periodo espresso in mesi o anni.
Il documento dovrebbe inoltre chiarire se il rinnovo è automatico o deve essere concordato per iscritto e se ciascuna associazione può recedere anticipatamente. In quest’ultimo caso è utile prevedere un termine di preavviso e spiegare come devono essere gestite le attività già avviate.
Una clausola di recesso ben formulata evita che la cessazione della collaborazione lasci irrisolti aspetti come costi già sostenuti, utilizzo di materiali comuni o iniziative già programmate.
Utilizzo dei Loghi e Comunicazione
Se le associazioni intendono utilizzare reciprocamente nomi e loghi per promuovere il progetto, conviene disciplinare anche questo aspetto.
Il protocollo può stabilire che ogni utilizzo del logo dell’altra organizzazione debba essere preventivamente autorizzato e limitato alle attività previste dall’accordo. Lo stesso criterio può essere applicato a comunicati stampa, locandine, pagine web e pubblicazioni sui social network.
Privacy e Scambio di Dati
Una collaborazione può comportare lo scambio di nomi, recapiti, elenchi di partecipanti o altre informazioni personali. In questi casi non è sufficiente inserire una formula generica sulla privacy.
Le associazioni devono verificare quale soggetto decide finalità e modalità del trattamento dei dati e se ciascuna opera autonomamente oppure se ricorrono situazioni di contitolarità o trattamento per conto dell’altra parte.
Quando il progetto comporta uno scambio strutturato di dati personali, è quindi opportuno predisporre anche la documentazione richiesta dal Regolamento UE 2016/679 e dal Codice in materia di protezione dei dati personali.
Protocollo tra Associazioni e Pubblica Amministrazione
Un protocollo tra due associazioni private non deve essere confuso con gli accordi conclusi tra pubbliche amministrazioni. L’articolo 15 della Legge 241/1990 disciplina infatti gli accordi attraverso i quali le pubbliche amministrazioni possono regolare lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune.
Quando una delle parti è un Comune, una Regione, un ente pubblico o un’altra amministrazione, occorre quindi verificare la normativa applicabile, la competenza dell’organo che approva l’accordo e le eventuali procedure amministrative necessarie.
Per gli enti del Terzo settore che collaborano con una pubblica amministrazione possono inoltre assumere rilievo gli strumenti di co-programmazione, co-progettazione e convenzione previsti dagli articoli 55 e 56 del Codice del Terzo settore. Il protocollo d’intesa può essere utilizzato per definire una cornice di collaborazione, ma non deve essere utilizzato per aggirare procedure specificamente richieste dalla legge.
Controlli da Fare Prima della Firma
Prima di sottoscrivere il protocollo è opportuno verificare che le attività indicate siano compatibili con gli statuti delle associazioni e che i firmatari dispongano dei necessari poteri di rappresentanza.
È inoltre utile controllare che gli impegni economici siano chiaramente quantificati o determinabili, che siano definite le responsabilità delle parti e che non venga attribuito a un’associazione il potere di assumere obbligazioni in nome dell’altra senza una specifica autorizzazione. Particolare attenzione è necessaria quando la collaborazione comporta utilizzo di immobili, gestione di volontari, attività con minori, trattamento di dati particolari, sponsorizzazioni o spese rilevanti. In questi casi il protocollo può richiedere clausole ulteriori o essere affiancato da specifici accordi attuativi.