In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF editabile per comunicare a clienti, fornitori e altri contatti aziendali il cambio della sede legale. La lettera permette di indicare il nuovo indirizzo e la relativa decorrenza, chiedendo l’aggiornamento delle anagrafiche, della fatturazione e della corrispondenza.
La lettera ha una funzione informativa e non produce il trasferimento della sede né sostituisce gli atti societari e gli adempimenti presso il Registro delle Imprese, l’Agenzia delle Entrate o gli altri enti eventualmente interessati.
Fac Simile Lettera di Comunicazione Cambio Sede Legale Word
Il formato Word è indicato quando occorre modificare liberamente il testo, inserire la carta intestata dell’impresa o comunicare più variazioni contemporaneamente.
Fac Simile Lettera di Comunicazione Cambio Sede Legale PDF
Il PDF editabile può essere compilato direttamente al computer quando i campi predisposti risultano sufficienti per la situazione concreta.
Quando utilizzare la lettera
La comunicazione può essere inviata dopo avere formalizzato il trasferimento e verificato la data dalla quale il nuovo indirizzo deve essere utilizzato. I destinatari possono essere clienti, fornitori, banche, assicurazioni, consulenti, gestori di servizi e altre controparti che devono aggiornare i dati dell’impresa.
Il modello è appropriato quando cambia l’indirizzo ufficiale della stessa impresa. Se varia soltanto il luogo in cui viene svolta l’attività, bisogna specificare che si tratta della sede operativa o di un’unità locale e non della sede legale. Le due sedi possono coincidere, ma svolgono funzioni differenti.
Se cambia anche la ragione o denominazione sociale, può essere necessario adattare il modello di comunicazione del cambio di ragione sociale. Quando cambiano codice fiscale, partita IVA o soggetto titolare del rapporto, una semplice lettera di variazione dell’indirizzo può non essere sufficiente e devono essere verificati anche i contratti e gli accreditamenti in corso.
Come compilare la comunicazione
Per consentire al destinatario di aggiornare correttamente i propri archivi è opportuno inserire:
- ragione o denominazione sociale completa e forma giuridica;
- codice fiscale, partita IVA e numero REA, se applicabili;
- precedente indirizzo della sede legale;
- nuovo indirizzo completo di numero civico, CAP, Comune e provincia;
- data dalla quale il nuovo indirizzo deve essere utilizzato;
- eventuale distinzione tra sede legale, sede operativa e indirizzo per la consegna delle merci;
- PEC, email, telefono e altri recapiti utili;
- richiesta di aggiornare anagrafiche, ordini, fatture e corrispondenza;
- nome e recapiti dell’ufficio al quale chiedere chiarimenti;
- data e firma del legale rappresentante o di un soggetto autorizzato.
La motivazione del trasferimento non è normalmente necessaria in una comunicazione commerciale. È più importante distinguere con chiarezza i dati modificati da quelli rimasti invariati.
Nel fac simile è presente una dichiarazione relativa all’invarianza degli altri recapiti e delle informazioni bancarie. Questa frase deve essere mantenuta soltanto dopo avere verificato che sia corretta. Se cambiano anche email, telefono, PEC, codice destinatario o coordinate bancarie, le variazioni devono essere indicate espressamente. Un nuovo IBAN dovrebbe essere comunicato con particolare cautela, permettendo al destinatario di verificarlo attraverso un recapito aziendale già conosciuto.
Come inviare la lettera
La comunicazione può essere trasmessa tramite email, PEC, posta o portale del destinatario. Non esiste un unico canale valido per tutti i rapporti commerciali: occorre controllare il contratto, le procedure di accreditamento e le istruzioni del cliente o del fornitore.
Se il contratto individua un domicilio per le comunicazioni formali, il cambio deve essere notificato nel modo previsto dalla relativa clausola. Quando è importante dimostrare l’avvenuta ricezione, è preferibile utilizzare la PEC, una raccomandata o un altro sistema che produca una ricevuta conservabile.
Banche, pubbliche amministrazioni, assicurazioni, gestori di marketplace e grandi clienti possono richiedere un proprio modulo, una visura aggiornata o la modifica dei dati attraverso un’area riservata. In questi casi la lettera generica può accompagnare la procedura, ma non sostituirla.
Adempimenti ufficiali e controlli finali
Le formalità necessarie per trasferire la sede dipendono dalla forma giuridica dell’impresa, dallo statuto e dal fatto che il trasferimento avvenga nello stesso Comune o in un Comune diverso. Le indicazioni generali sulle pratiche telematiche sono disponibili nella pagina ufficiale dedicata alle variazioni d’impresa del Registro delle Imprese.
La pratica di Comunicazione Unica può comprendere il modello per il Registro delle Imprese e, quando la variazione interessa anche tali enti, quelli destinati all’Agenzia delle Entrate, all’INPS, all’INAIL e al SUAP. La lettera scaricabile da questa pagina serve invece esclusivamente a informare le controparti.
Prima dell’invio è consigliabile confrontare i dati con la visura aggiornata e controllare quali documenti aziendali devono riportare il nuovo indirizzo, come carta intestata, sito Internet, condizioni contrattuali, ordini, fatture e informative. Una copia della comunicazione e delle ricevute di trasmissione dovrebbe essere conservata insieme alla documentazione relativa al trasferimento.