In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di comunicazione del cambio di indirizzo mail in formato Word e PDF da scaricare e compilare. Puoi utilizzarlo per informare clienti, fornitori, colleghi e contatti personali del nuovo recapito e della data dalla quale utilizzarlo.
Il testo può essere adattato e inserito direttamente nel corpo dell’email oppure inviato come allegato. Per aggiornare i recapiti presso un ente o un servizio che richiede una procedura dedicata, segui invece le istruzioni del destinatario.
Fac simile comunicazione cambio indirizzo mail Word
Il modello Word presente in questa pagina può essere scaricato e compilato inserendo i dati del mittente, il destinatario, il vecchio indirizzo, quello nuovo e la decorrenza della variazione. Scegli questo formato quando devi modificare il testo, impostarlo a nome di un’azienda o precisare che la precedente casella resterà temporaneamente attiva.
Modulo PDF per comunicare il nuovo indirizzo email
Il PDF contiene gli spazi per il destinatario, la data del cambiamento, il precedente indirizzo, quello nuovo e il nome del mittente. Utilizzalo quando la formulazione predisposta corrisponde alla tua situazione; per cambiare le frasi del documento, preferisci il modello Word.
Come scrivere la comunicazione
Il linguaggio da utilizzare dipende dal destinatario della comunicazione. Se stai scrivendo a fornitori o clienti in un contesto professionale, è consigliabile utilizzare un tono formale e cortese. Per comunicazioni personali, puoi utilizzare un tono più informale e amichevole. In entrambi i casi, usa frasi brevi e concentra il messaggio sui dati da aggiornare.
Inizia con un oggetto chiaro, come “Cambio indirizzo email dal [data] – [nome o azienda]”. Il nome del mittente o dell’impresa permette al destinatario di riconoscere subito a quale contatto si riferisce la variazione. Se cambia soltanto il recapito di un ufficio, specifica quale, per esempio amministrazione o assistenza clienti.
Al centro della comunicazione, in modo ben visibile, inserisci il vecchio indirizzo e il nuovo indirizzo email completo. Controlla attentamente caratteri, punti e dominio: un errore nel recapito renderebbe inutile la richiesta di aggiornamento. Puoi utilizzare il grassetto per evidenziare queste informazioni.
Indica la data dalla quale dovrà essere utilizzato il nuovo indirizzo e chiarisci che cosa accadrà alla precedente casella. Il PDF disponibile contiene una frase secondo cui il vecchio indirizzo non sarà più in uso: se continuerai a controllarlo per un periodo transitorio, modifica il testo nel Word e specifica, quando già stabilita, la data fino alla quale resterà operativo.
Non limitarti a fornire i dati: aggiungi una richiesta esplicita di aggiornare la rubrica e le anagrafiche utilizzate per le comunicazioni. Nel documento è presente anche un invito a reinviare eventuali messaggi rimasti senza risposta; mantienilo se corrisponde alla tua situazione.
Concludi con un ringraziamento e con il nome del mittente. In ambito aziendale aggiungi ruolo, denominazione dell’impresa e un recapito utile per eventuali verifiche. Non inserire password, codici di accesso o altre credenziali della nuova casella.
Come inviarla e gestire il passaggio al nuovo recapito
Prima di annunciare il cambiamento, verifica che la nuova casella sia attiva e funzionante con una prova di invio e ricezione. Se il vecchio account è ancora disponibile e sicuro, valuta di trasmettere l’avviso da quell’indirizzo, già conosciuto dai destinatari. Riporta comunque il nuovo recapito nel corpo del messaggio, anche quando alleghi il documento.
Per i contatti con cui hai rapporti continuativi o pratiche in corso, preferisci un messaggio individuale e chiedi una conferma dell’aggiornamento. Conserva una copia della comunicazione e controlla gli eventuali avvisi di mancato recapito.
Se invii lo stesso avviso a più persone che non devono conoscere gli indirizzi reciproci, usa invii separati oppure il campo Ccn, copia conoscenza nascosta, evitando di inserire tutti i contatti nei campi “A” o “Cc”. La guida ufficiale di Gmail sui destinatari in Ccn spiega che gli indirizzi inseriti in questo campo non sono visibili agli altri destinatari.
Se mantieni il controllo della precedente casella, valuta un periodo di monitoraggio e, quando il servizio lo consente, una risposta automatica che indichi il nuovo recapito. Prima di disattivarla, controlla inoltre dove viene ancora utilizzata per accedere ai servizi o recuperare le password. Aggiorna questi dati attraverso le impostazioni dei singoli account, senza affidarti soltanto all’avviso inviato ai contatti.
Quando serve una procedura diversa dalla semplice mail
Per banche, assicurazioni, gestori di servizi, enti pubblici o portali aziendali, verifica se la variazione deve essere effettuata nell’area riservata o attraverso un modulo specifico. Il fac simile può accompagnare la richiesta, ma non va considerato un sostituto della procedura prevista dal destinatario. Se l’indirizzo è indicato in un contratto come recapito per le comunicazioni, controlla anche le modalità concordate per modificarlo.
Non confondere il cambio della posta ordinaria con quello della PEC utilizzata come domicilio digitale. Per un’impresa, l’avviso a clienti e fornitori non sostituisce l’aggiornamento nel Registro delle Imprese: le modalità sono illustrate nella pagina ufficiale dedicata a indirizzo PEC e domicilio digitale dell’impresa.
Se insieme all’email cambia anche l’indirizzo fisico della sede legale, integra la comunicazione con i dati necessari oppure utilizza la lettera di comunicazione del cambio di sede legale, distinguendo chiaramente le due variazioni e le rispettive date.