In questa pagina sono disponibili tre fac simile di registro utilizzo auto aziendale in formato Word, Excel e PDF. Il registro permette di annotare in modo ordinato chi utilizza un veicolo aziendale, il tragitto effettuato, la motivazione dello spostamento e i chilometri percorsi.
Excel è indicato per una registrazione continuativa in formato digitale, Word consente di personalizzare facilmente la struttura, mentre il PDF mantiene un’impostazione fissa adatta alla compilazione e alla stampa.
Registro Utilizzo Auto Aziendale Word
Il modello Word può essere modificato per adattare intestazioni, campi e spazio disponibile alle procedure utilizzate dall’azienda.
Registro Utilizzo Auto Aziendale Excel
Il modello Excel è indicato quando il registro viene aggiornato periodicamente al computer e si vuole conservare in un unico file lo storico degli utilizzi del veicolo.
Registro Utilizzo Auto Aziendale PDF
Il modello PDF presenta il registro in un formato stabile, utile per la compilazione e per la stampa quando si preferisce tenere una scheda cartacea del veicolo.
A Cosa Serve il Registro Utilizzo Auto Aziendale
Il registro è uno strumento organizzativo utile soprattutto quando uno stesso veicolo viene impiegato da più dipendenti o collaboratori. Consente di ricostruire gli utilizzi del mezzo, verificare le percorrenze e associare ogni spostamento al relativo conducente. Può essere utilizzato, per esempio, per auto condivise, trasferte, consegne, visite presso clienti o altri spostamenti autorizzati dall’azienda.
Il registro non attribuisce però, da solo, il diritto di guidare il veicolo e non definisce le condizioni dell’eventuale uso privato o promiscuo. Quando un’auto viene affidata stabilmente a un lavoratore, condizioni di utilizzo, eventuali limiti, soggetti autorizzati alla guida, gestione delle spese e modalità di restituzione possono essere disciplinati separatamente con una lettera di assegnazione dell’auto aziendale, tenendo conto anche delle condizioni della copertura assicurativa.
Il modello può essere impiegato internamente anche come foglio di marcia del veicolo, ma non deve essere confuso con eventuali registri, documenti di viaggio o adempimenti specifici previsti per particolari attività di trasporto.
Come Compilare il Registro
Per ogni utilizzo è opportuno compilare una riga del registro in modo che i dati permettano di ricostruire senza ambiguità lo spostamento. La tabella disponibile nei modelli prevede le principali informazioni necessarie alla gestione ordinaria del mezzo:
- Data e orario di utilizzo: indicare quando il veicolo è stato utilizzato.
- Nome del dipendente: riportare il nominativo della persona che ha preso in consegna e guidato il mezzo.
- Tragitto: indicare la partenza, la destinazione o comunque il percorso necessario a identificare lo spostamento.
- Motivo del viaggio: specificare sinteticamente la finalità aziendale, per esempio visita presso un cliente, consegna, intervento o trasferta.
- Km iniziali e km finali: trascrivere le letture del contachilometri prima e dopo l’utilizzo.
- Km percorsi: riportare la differenza tra chilometraggio finale e iniziale.
- Firma: utilizzare il campo quando la procedura aziendale prevede la sottoscrizione del conducente.
- Note: possono essere segnalati elementi rilevanti quali anomalie del veicolo o altre informazioni utili alla gestione interna.
Quando il registro viene tenuto per più veicoli, è utile associare chiaramente ogni scheda alla relativa targa o predisporre un registro distinto per ciascun mezzo. È inoltre consigliabile adottare un criterio uniforme di compilazione, evitando che tragitti e motivazioni vengano indicati in modo troppo generico.
Come Gestire il Registro Compilato
Il registro è normalmente destinato all’uso interno e non ha un unico destinatario pubblico al quale debba essere inviato. L’azienda può stabilire chi deve compilarlo, dove conservarlo e con quale frequenza deve essere controllato dal responsabile della flotta, dall’amministrazione o dal soggetto incaricato della gestione dei veicoli.
Se si utilizza una versione cartacea, il registro può essere tenuto secondo la procedura organizzativa adottata dall’azienda e successivamente archiviato. Con Excel o Word è invece possibile mantenere un archivio digitale, avendo cura di limitarne l’accesso alle persone autorizzate perché il documento contiene dati riferibili ai conducenti e ai loro spostamenti.
Il registro può fornire informazioni utili per verificare percorrenze e trasferte, ma non sostituisce la documentazione eventualmente necessaria per la rendicontazione delle spese, la contabilità, l’assegnazione del veicolo o altri adempimenti applicabili al caso concreto.
Assegnazione e Restituzione dell’Auto
Quando il veicolo viene consegnato stabilmente a uno specifico dipendente, il registro degli spostamenti può essere affiancato al documento con cui vengono definite le condizioni di assegnazione. Al termine del periodo di utilizzo è invece possibile documentare la restituzione, il chilometraggio e lo stato del mezzo mediante un verbale di riconsegna dell’auto aziendale come quello disponibile sul sito.