In questa pagina mettiamo a disposizione un modello registro utilizzo auto aziendale Excel, Word e PDF da compilare e stampare.
Come Compilare il Registro Utilizzo Auto Aziendale
L’auto aziendale è un veicolo di proprietà o in gestione da parte dell’azienda, utilizzato dai dipendenti o dai soci per finalità legate all’attività professionale, come gli spostamenti per lavoro o la gestione operativa dell’impresa.
Questi veicoli possono essere impiegati per varie necessità aziendali, tra cui viaggi di lavoro dei dipendenti, trasporto di merci o consegne. Le auto aziendali vengono generalmente acquistate, noleggiate o concesse in leasing dall’azienda stessa per scopi specifici legati alle operazioni quotidiane dell’impresa.
In alcuni casi, l’auto aziendale può essere considerata un benefit offerto ai dipendenti. Quando è concessa in uso promiscuo, il lavoratore ha la possibilità di utilizzarla non solo durante l’orario lavorativo, ma anche durante i fine settimana e le giornate non lavorative, giorno e notte, per scopi personali. Questo tipo di concessione può rappresentare un valore aggiunto per i dipendenti, oltre a migliorare l’efficienza e la comodità degli spostamenti aziendali, come per visite a clienti o incontri commerciali, contribuendo alla produttività complessiva dell’azienda.
Le aziende hanno diverse soluzioni per acquisire o gestire un’auto aziendale
-Acquisto diretto, assumendo la proprietà completa del veicolo.
–Noleggio a lungo termine, che consente l’utilizzo del veicolo per un periodo prolungato senza acquisirne la proprietà.
–Leasing, una forma di noleggio con la possibilità di acquistare il veicolo al termine del contratto.
L’automobile può essere concessa ai dipendenti sotto diverse forme
-Come bene strumentale, destinato esclusivamente all’uso aziendale.
-In uso promiscuo, ossia utilizzabile sia per attività lavorative che per spostamenti personali, anche al di fuori dell’orario di lavoro.
-Per uso personale, limitato esclusivamente a scopi privati del dipendente.
Per capire chi può guidare un’auto aziendale, è importante considerare tre scenari distinti, ciascuno dei quali definisce l’uso e i limiti del veicolo
-Auto concessa come bene strumentale: In questo caso, l’auto può essere utilizzata esclusivamente per scopi legati all’attività lavorativa dell’azienda. Solitamente, solo i dipendenti dell’azienda hanno il diritto di guidarla e l’uso per scopi personali è vietato.
-Auto concessa a un singolo lavoratore in uso promiscuo: In questo scenario, il lavoratore ha il diritto di utilizzare l’auto aziendale sia per attività lavorative che per spostamenti personali, inclusi quelli al di fuori dell’orario di lavoro. L’uso promiscuo consente quindi maggiore flessibilità nell’utilizzo del veicolo.
-Auto concessa per uso personale: L’auto viene concessa al dipendente esclusivamente per spostamenti privati. Si tratta di un benefit aziendale meno comune, ma che può rappresentare un valore aggiunto significativo per il dipendente.
Nel caso di auto concesse come beni strumentali, di norma solo i dipendenti aziendali possono utilizzarle, poiché l’auto è destinata unicamente all’uso lavorativo. Negli altri due scenari, uso promiscuo e uso personale, l’auto potrebbe essere messa a disposizione anche dei familiari del lavoratore, come il coniuge o i figli, ma questo dipende dagli accordi specifici stipulati con l’azienda.
Le possibilità possono variare in base agli accordi presi con il datore di lavoro e il contratto di utilizzo dell’auto aziendale. Ecco alcune opzioni comuni
-L’uso dell’auto è riservato esclusivamente al dipendente.
-L’auto può essere guidata anche dai familiari stretti, come coniuge o figli, talvolta con restrizioni legate all’età o ad altre condizioni.
-L’uso può essere esteso ad altre persone, secondo le modalità concordate con l’azienda.
Essendo queste situazioni specifiche, è sempre consigliabile discutere in anticipo con il datore di lavoro per evitare fraintendimenti e chiarire eventuali limitazioni o condizioni sull’utilizzo del veicolo da parte di terzi.
Il registro di utilizzo dell’auto aziendale è un documento che serve a tracciare in modo dettagliato l’uso dei veicoli aziendali da parte di dipendenti, collaboratori o dirigenti di un’azienda. Questo registro ha lo scopo di monitorare gli spostamenti effettuati con i veicoli aziendali, garantire una corretta gestione della flotta aziendale, evitare abusi o usi impropri dei veicoli e facilitare il controllo delle spese, inclusi i rimborsi chilometrici e le detrazioni fiscali.
Per essere efficace e completo, il registro di utilizzo dell’auto aziendale deve contenere alcune informazioni fondamentali, tra cui
-Data di utilizzo: Ogni volta che l’auto viene utilizzata, deve essere registrata la data esatta dell’uso.
-Nome del conducente: Deve essere specificato il nome del dipendente o collaboratore che ha utilizzato l’auto, in modo da tracciare chi ha avuto accesso al veicolo.
-Destinazione: Deve essere riportata la destinazione o il percorso compiuto, specificando l’obiettivo dello spostamento, come una visita a un cliente, una consegna o un viaggio di lavoro.
-Motivo del viaggio: È importante indicare il motivo dell’utilizzo, per distinguere tra uso professionale (legato all’attività aziendale) e uso privato, in caso di veicoli concessi in uso promiscuo.
-Chilometraggio: Devono essere registrati i chilometri iniziali e finali del viaggio. Questo permette di calcolare i chilometri percorsi, informazione utile per il controllo delle spese e l’eventuale richiesta di rimborsi.
-Firma del conducente: Il conducente deve firmare il registro per certificare l’accuratezza delle informazioni riportate.
-Altre informazioni opzionali: Possono essere inclusi altri dettagli utili, come eventuali spese sostenute durante il viaggio (ad esempio, pedaggi o parcheggi), rifornimenti di carburante o eventuali anomalie riscontrate nel veicolo.
Il registro di utilizzo dell’auto aziendale è quindi uno strumento indispensabile per la gestione efficace della flotta aziendale, favorendo trasparenza e controllo delle risorse.
Fac Simile Registro Utilizzo Auto Aziendale Word
Il modello registro utilizzo auto aziendale Word presente in questa pagina può essere scaricato e compilato inserendo i dati indicati in precedenza.
Fac Simile Registro Utilizzo Auto Aziendale Excel
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile registro utilizzo auto aziendale Excel da scaricare e compilare.
Modulo Registro Utilizzo Auto Aziendale PDF Editabile
In questa sezione è disponibile un modello registro utilizzo auto aziendale PDF editabile da compilare con i dati mancanti.