In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile delega utilizzo auto aziendale Word e PDF editabile da compilare e stampare.
Si tratta di un fac simile che può essere utilizzato come esempio di delega utilizzo auto aziendale.
Delega Utilizzo Auto Aziendale
La delega per l’utilizzo dell’auto aziendale rappresenta uno snodo importante nell’organizzazione d’impresa, soprattutto in uno scenario normativo che impone obblighi stringenti sulla circolazione dei veicoli intestati a persone giuridiche. La questione si intreccia con diversi ambiti: la disciplina di sicurezza sul lavoro, la responsabilità civile e penale derivante dalla circolazione stradale, la copertura assicurativa, le norme tributarie che regolano il benefit in natura e, non da ultimo, gli adempimenti amministrativi che gravano sul datore di lavoro e sul dipendente quando la disponibilità del mezzo superi i trenta giorni. Per comprendere fino in fondo la portata della delega occorre partire dalla distinzione, ormai divenuta classica, tra auto aziendale assegnata a uso strumentale e auto concessa a uso promiscuo. Nel primo caso la vettura è, a tutti gli effetti, uno strumento di lavoro: viene consegnata al dipendente affinché la utilizzi esclusivamente per svolgere mansioni di servizio e, proprio per questa ragione, la circolazione è limitata alla persona indicata nel contratto di assegnazione. Se il veicolo appartiene alla categoria degli autocarri, il Codice della strada e la normativa fiscale stabiliscono persino restrizioni sulla presenza di passeggeri, ammettendo a bordo solo personale dipendente o addetto alle operazioni di carico, scarico, montaggio o smontaggio delle merci. Ne consegue che il dipendente, nell’ipotesi di uso strumentale, non può delegare la guida e la presenza a bordo a soggetti terzi, pena l’esposizione a sanzioni disciplinari interne e a possibili violazioni del Codice della strada, oltre che alle conseguenze, talvolta gravose, derivanti da un eventuale sinistro non coperto dall’assicurazione.
Quando invece l’azienda sceglie l’assegnazione del veicolo a uso promiscuo, il quadro cambia in modo significativo. Il dipendente, pur restando il principale utilizzatore, può, salve le diverse previsioni del regolamento aziendale, consentire la guida anche ai familiari conviventi. Il margine di libertà, però, incontra due limiti posti dall’esterno: la polizza assicurativa, che potrebbe contemplare clausole di guida esclusiva o nominativa e quindi escludere la copertura per conducenti non indicati, e la normativa sulla registrazione dei soggetti che dispongono del veicolo per periodi continuativi superiori ai trenta giorni. In virtù di quest’ultima previsione, contenuta nell’articolo 94, comma 4-bis del Codice della strada e nei relativi decreti attuativi, l’intestatario del mezzo, in questo caso la società, è tenuto a comunicare al Pubblico Registro Automobilistico e all’Archivio nazionale dei veicoli il nome del dipendente a cui la vettura è stata concessa in comodato oltre il limite temporale indicato. La stessa comunicazione è richiesta quando il mezzo venga di fatto messo a disposizione, in maniera stabile, di un familiare del lavoratore: situazione che, peraltro, mal si concilia con la nozione fiscale di utilizzo promiscuo, la quale presuppone che il veicolo rimanga nella disponibilità del dipendente anche ai fini lavorativi e non venga ceduto integralmente a terzi.
La procedura attraverso cui si formalizza l’annotazione del nominativo dell’utilizzatore è destinata, di regola, a essere avviata proprio dal lavoratore che prende in carico il veicolo. Egli deve compilare l’apposito modello, allegare la delega rilasciata dal datore di lavoro o dal legale rappresentante della società e provvedere al pagamento dell’imposta di bollo di sedici euro sul conto corrente postale numero 4028, oltre che dei diritti di motorizzazione pari a nove euro sul conto 900. Una volta presentata la documentazione allo sportello della Motorizzazione civile o tramite uno sportello telematico dell’automobilista, l’ufficio provvede a inserire i dati nell’Archivio nazionale dei veicoli e restituisce un’attestazione che deve essere conservata a bordo insieme alla carta di circolazione. L’omesso possesso di tale attestazione durante un controllo di polizia stradale espone il conducente a una sanzione amministrativa da settecentocinque euro e al ritiro del documento di circolazione. Ancora più grave è la mancata richiesta di annotazione, sanzionata anch’essa con l’importo di settecentocinque euro, ma con la conseguenza aggiuntiva della sospensione della carta di circolazione finché l’obbligo non sia adempiuto.
L’impresa, dal canto suo, conserva un ruolo di sorveglianza e di indirizzo. Deve predisporre un registro e un regolamento che disciplini i casi in cui la delega di guida a terzi, pur ammessa in via teorica, possa effettivamente realizzarsi senza creare frizioni con la compagnia di assicurazione. Le polizze di flotte aziendali, infatti, contemplano spesso una clausola di franchigia o di rivalsa qualora il sinistro sia causato da un conducente non autorizzato. In presenza di guida non consentita, la compagnia può rifarsi sull’azienda per recuperare quanto risarcito al terzo danneggiato. Diviene quindi essenziale che il datore di lavoro comunichi tempestivamente all’assicuratore i nominativi dei familiari che, in base agli accordi aziendali, potranno mettersi al volante e, parallelamente, verifichi che questi soggetti non siano esclusi dalle condizioni contrattuali per motivi di età o di anzianità di patente.
La delega all’utilizzo comporta anche riflessi sotto il profilo della responsabilità. Il proprietario del veicolo risponde in solido con il conducente delle conseguenze illecite legate alla circolazione, secondo quanto stabilito dall’articolo 2054 del codice civile. Di conseguenza l’azienda, prima di consegnare fisicamente le chiavi, deve accertare che il dipendente o il familiare autorizzato sia in possesso di patente valida e idonea al tipo di veicolo. Tale verifica, che talvolta viene data per scontata, costituisce invece un preciso dovere di diligenza, il cui inadempimento potrebbe essere fonte di responsabilità per culpa in eligendo: basti pensare ai casi di guida con patente scaduta o sospesa, in cui l’assicurazione potrebbe negare la copertura per difetto di abilitazione.
Un ulteriore aspetto concerne la regolarità fiscale e contributiva del benefit. L’uso promiscuo configura un fringe benefit tassabile in capo al dipendente secondo criteri stabiliti annualmente dal legislatore; l’eventuale concessionario familiare non fa venir meno l’assoggettamento a tassazione, poiché la normativa considera la vettura nel suo complesso, a prescindere da chi la utilizzi di fatto, purché rimanga nella disponibilità del dipendente. Però, qualora si accertasse che l’auto è stata usata quasi esclusivamente dal familiare per fini personali, l’amministrazione finanziaria potrebbe riqualificare il benefit, addebitando redditi diversi o imponendo sanzioni per dichiarazioni infedeli. È dunque buona prassi che l’azienda definisca l’ambito di utilizzo in un contratto di assegnazione, preveda un limite di percorrenza a fini privati e richieda l’annotazione periodica dei chilometri in appositi registri di bordo, proprio allo scopo di potersi difendere in caso di accertamento.
La delega di guida assume contorni ancora più complessi quando il veicolo rientra in categorie particolari, come quelle destinate al trasporto di persone dietro compenso. In tali circostanze entrano in gioco autorizzazioni amministrative specifiche, dal noleggio con conducente al servizio taxi, e qualifiche professionali come il certificato di abilitazione di tipo KB. L’impresa non può, con un semplice atto interno, attribuire a un dipendente o a un familiare la facoltà di svolgere un’attività che la legge riserva a soggetti muniti di titolo abilitativo. Ogni volta che la conduzione del veicolo avviene nell’ambito di un servizio a pagamento occorre rispettare la normativa di settore, il che significa verificare la compatibilità della delega con i regolamenti comunali e con i contratti assicurativi, spesso calibrati sul profilo di rischio connesso al trasporto professionale di passeggeri.
Anche nell’ipotesi di flotte numerose, per le quali l’azienda presenta un’unica domanda comprensiva di più autoveicoli, il momento della delega resta centrale. La Motorizzazione, dopo aver annotato i vari nominativi nell’Archivio nazionale, rilascia un’attestazione per ogni mezzo. Spetta poi all’azienda organizzare la distribuzione e la conservazione dei documenti originali su ciascun veicolo, evitando di lasciare l’attestazione nel fascicolo personale del dipendente o nell’archivio generale, come talora accade, con il risultato che il conducente circola senza la documentazione richiesta. Nell’eventualità di controlli su strada, la differenza fra un attestato custodito a bordo e uno dimenticato negli uffici può tradursi in una sanzione salata, oltre al fermo amministrativo del mezzo, con conseguenze operative non indifferenti per la continuità del servizio.
Il passaggio del testimone tra vecchio e nuovo utilizzatore richiede un aggiornamento della comunicazione alla Motorizzazione. L’azienda deve vigilare per fare in modo che la restituzione del veicolo sia accompagnata dalla revoca ufficiale dell’annotazione e dalla successiva iscrizione del nominativo del nuovo conducente, sempre che la nuova assegnazione superi la soglia dei trenta giorni. In mancanza di tale aggiornamento si crea una discrasia tra i dati registrati e la realtà, con il rischio che un verbale stradale venga notificato al dipendente cessato o, viceversa, che la società venga sanzionata per omessa comunicazione.
Fac Simile Delega Utilizzo Auto Aziendale Word
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Modulo Delega Utilizzo Auto Aziendale PDF Editabile
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