In questa pagina sono disponibili un fac simile di delega per utilizzo auto aziendale in formato Word e un modello PDF editabile. Il documento consente al legale rappresentante o all’amministratore dell’impresa di autorizzare uno o più soggetti alla conduzione di un determinato veicolo aziendale, precisando i dati del mezzo, quelli dei conducenti e le finalità consentite.
Il modello non sostituisce gli eventuali adempimenti di intestazione temporanea previsti dal Codice della strada nei casi in cui questi siano effettivamente applicabili.
Fac Simile Delega Utilizzo Auto Aziendale Word
Il formato Word è indicato quando è necessario modificare il testo dell’autorizzazione, inserire ulteriori condizioni di utilizzo oppure adattare il documento alle procedure adottate dall’impresa.
Modulo Delega Utilizzo Auto Aziendale PDF Editabile
Il PDF editabile permette di completare i campi predisposti con i dati dell’azienda, del veicolo e delle persone autorizzate alla guida senza modificare la struttura del documento.
A cosa serve la delega per l’utilizzo dell’auto aziendale
Il documento disponibile in questa pagina funziona, più precisamente, come autorizzazione alla conduzione del veicolo. Può essere utilizzato quando l’impresa vuole documentare che un dipendente, collaboratore o altro soggetto individuato è autorizzato a guidare un’auto di proprietà dell’azienda o comunque nella sua disponibilità.
Il fac simile prevede anche la possibilità di indicare un utilizzo saltuario per esigenze personali. Questa previsione deve essere mantenuta soltanto se coerente con le condizioni realmente stabilite dall’impresa. Se il veicolo viene assegnato stabilmente a un dipendente, soprattutto per uso promiscuo, può essere più appropriato disciplinare in modo completo condizioni, spese, uso privato e restituzione mediante una lettera di assegnazione dell’auto aziendale.
La delega non sostituisce inoltre le regole generali applicabili a tutti i veicoli dell’impresa. Limiti alla guida da parte di terzi, obblighi in caso di incidente, modalità di rifornimento, uso personale e procedure di restituzione possono essere definiti anche attraverso un regolamento interno aziendale.
Come compilare il modulo
Prima della firma è necessario verificare che il documento identifichi in modo chiaro il veicolo e tutti i conducenti autorizzati. Il modello contiene i principali campi necessari, che devono essere compilati con informazioni aggiornate.
- Veicolo: indicare tipo o modello e targa. Se l’azienda gestisce mezzi simili, può essere utile aggiungere anche il numero di telaio o un identificativo interno.
- Soggetto che rilascia l’autorizzazione: riportare nome, cognome, qualifica e poteri del legale rappresentante o dell’amministratore.
- Azienda: inserire denominazione, sede e codice fiscale, specificando se il veicolo è di proprietà o nella disponibilità della società ad altro titolo.
- Conducenti: riportare nome e cognome delle persone autorizzate, numero della patente, data di rilascio e qualifica o ruolo aziendale.
- Tipo di utilizzo: verificare se l’autorizzazione riguarda soltanto esigenze aziendali oppure anche utilizzi personali consentiti dall’impresa.
- Durata: indicare la decorrenza dell’autorizzazione e, se opportuno, una data di scadenza anziché lasciare il documento valido fino a revoca.
- Firma: il modello deve essere sottoscritto dal soggetto aziendale munito dei necessari poteri.
Il fac simile prevede di allegare una copia del documento di identità del dichiarante. È opportuno conservarne anche una copia nella documentazione aziendale insieme agli eventuali atti di assegnazione del veicolo.
Delega e intestazione temporanea alla Motorizzazione non sono la stessa cosa
La presenza di un’auto aziendale utilizzata da un soggetto diverso dall’intestatario non comporta automaticamente l’obbligo di annotarne il nominativo alla Motorizzazione. L’articolo 94, comma 4-bis, del Codice della strada disciplina la disponibilità del veicolo per periodi superiori a trenta giorni nei casi individuati dal regolamento, ma per i veicoli aziendali sono previste importanti precisazioni applicative.
Le indicazioni ufficiali del Portale dell’Automobilista escludono dall’obbligo di comunicazione, per i veicoli aziendali, le ipotesi di fringe benefit, uso promiscuo, impiego per lo svolgimento dell’attività aziendale e utilizzo alternato da parte di più dipendenti. La disciplina dell’intestazione temporanea assume invece rilievo, in particolare, quando ricorre un vero comodato gratuito con disponibilità esclusiva, personale e continuativa del mezzo per oltre trenta giorni.
Di conseguenza, il fac simile scaricabile da questa pagina non deve essere utilizzato al posto della modulistica prevista per l’intestazione temporanea. Quando ricorrono i presupposti dell’adempimento, devono essere utilizzati i modelli e la documentazione indicati dalla Motorizzazione. Le istruzioni e gli allegati per il comodato dei veicoli aziendali sono disponibili nella procedura ufficiale per l’intestazione temporanea dei veicoli.
Nella specifica procedura relativa al comodato di veicoli aziendali viene effettuata l’annotazione nell’Archivio Nazionale dei Veicoli e viene rilasciata un’attestazione. Le istruzioni ministeriali precisano che, per questa fattispecie, l’attestazione non deve obbligatoriamente essere tenuta a bordo del veicolo e la sua mancata presenza durante un controllo non costituisce, di per sé, una violazione.
Quando è necessario effettuare una pratica presso la Motorizzazione, i pagamenti devono essere eseguiti tramite PagoPA secondo la tariffa relativa alla pratica. Le modalità aggiornate sono indicate nella guida del Ministero ai pagamenti delle pratiche di Motorizzazione.
Assicurazione e soggetti autorizzati alla guida
Prima di autorizzare un conducente è necessario controllare le condizioni della polizza assicurativa. La presenza della delega aziendale non modifica eventuali clausole di guida libera, guida esperta o guida esclusiva previste dal contratto assicurativo.
Se il veicolo viene condotto da una persona che non rispetta i requisiti stabiliti dalla polizza, l’impresa assicuratrice può esercitare il diritto di rivalsa nei casi e nei limiti previsti dal contratto. Per questo l’azienda dovrebbe verificare preventivamente età, anzianità di patente ed eventuali altri requisiti richiesti dall’assicurazione.
La dichiarazione contenuta nel fac simile con cui la società si ritiene esonerata dalle responsabilità conseguenti ai comportamenti del conducente deve essere interpretata come regola interna nei rapporti tra azienda e utilizzatore. Non può eliminare responsabilità che la legge pone direttamente a carico del proprietario, dell’intestatario o di altri soggetti nei confronti dei terzi. La clausola deve quindi essere adattata con cautela quando il documento viene utilizzato per disciplinare anche responsabilità economiche tra datore di lavoro e dipendente.
Come consegnare e conservare la delega
Per una normale autorizzazione aziendale non è prevista una procedura generale di registrazione o un invio obbligatorio tramite PEC o raccomandata. Il documento può essere consegnato al conducente e conservato dall’azienda secondo le proprie procedure interne.
Se il veicolo è utilizzato da più persone, può essere utile affiancare alla delega un registro di utilizzo dell’auto aziendale, nel quale annotare il conducente, il periodo di utilizzo, il tragitto e i chilometri percorsi. Il registro ha una funzione organizzativa e non sostituisce né l’autorizzazione alla guida né gli eventuali adempimenti amministrativi previsti per casi specifici. In caso di revoca dell’autorizzazione, cessazione del rapporto o restituzione del veicolo, è opportuno aggiornare tempestivamente la documentazione aziendale e ritirare le copie dell’autorizzazione non più valide. Se per quel veicolo era stata effettuata un’intestazione temporanea alla Motorizzazione, occorre inoltre verificare gli specifici adempimenti previsti per la cessazione o la variazione del comodato.