In questa pagina sono disponibili un fac simile di lettera di assegnazione auto aziendale in formato Word e un modello PDF editabile. Il documento può essere utilizzato dall’azienda per formalizzare la consegna di un veicolo a un dipendente, indicando le condizioni alle quali può essere utilizzato.
Prima della sottoscrizione è importante specificare se l’auto è concessa esclusivamente per esigenze di servizio oppure anche per uso personale, perché l’uso promiscuo può avere conseguenze fiscali e retributive.
Lettera di Assegnazione Auto Aziendale Word
Il modello Word può essere modificato per inserire i dati dell’azienda, del dipendente e del veicolo e per adattare le condizioni di utilizzo alle regole adottate dall’impresa.
Lettera di Assegnazione Auto Aziendale PDF
Il modello PDF editabile consente di predisporre la comunicazione di consegna e assegnazione mantenendo una struttura predefinita.
Quando utilizzare la lettera di assegnazione dell’auto
La lettera serve a documentare l’affidamento di un determinato veicolo aziendale a uno specifico dipendente e a definire le regole che devono essere rispettate durante il periodo di utilizzo. Può riguardare un’auto di proprietà dell’impresa oppure un veicolo che l’azienda ha nella propria disponibilità, per esempio in leasing o a noleggio, compatibilmente con le relative condizioni contrattuali.
È importante distinguere l’uso esclusivamente aziendale dall’uso promiscuo. Nel primo caso il dipendente è autorizzato a utilizzare il mezzo per gli spostamenti collegati all’attività lavorativa secondo le regole definite dall’azienda. Nel secondo caso può utilizzarlo anche per esigenze personali nei limiti stabiliti nella lettera, nel contratto di lavoro, nella car policy o negli altri accordi applicabili.
Quando lo stesso veicolo viene utilizzato a turno da più persone, può essere utile affiancare alla documentazione di assegnazione un registro utilizzo auto aziendale, nel quale annotare conducenti, percorrenze e motivi degli spostamenti.
Cosa indicare nella lettera
La lettera deve permettere di identificare senza ambiguità il veicolo, il dipendente e le condizioni dell’assegnazione. In particolare, è opportuno riportare:
- denominazione e dati dell’azienda;
- nome e cognome del dipendente assegnatario;
- marca, modello, targa e, quando utile, numero di telaio del veicolo;
- data dalla quale decorre l’assegnazione ed eventuale durata;
- indicazione dell’uso esclusivamente aziendale oppure promiscuo;
- eventuali soggetti diversi dall’assegnatario autorizzati alla guida;
- regole relative a carburante, pedaggi, parcheggi e altre spese;
- modalità previste per manutenzione, controlli e riparazioni;
- procedura da seguire in caso di guasto, incidente, furto o danneggiamento;
- regole relative a multe e altre violazioni commesse durante la guida;
- condizioni e modalità di restituzione del mezzo;
- firma del rappresentante dell’azienda e firma del dipendente per ricevuta o accettazione, quando prevista.
Al momento della consegna può essere utile indicare anche il chilometraggio, il livello del carburante, il numero delle chiavi consegnate e gli accessori presenti, come carta carburante, Telepass, cavi di ricarica o altri dispositivi. Se esistono danni già presenti sul veicolo, è opportuno descriverli e, quando necessario, documentarli con fotografie. In questo modo è possibile ricostruire con maggiore precisione le condizioni dell’auto al momento della successiva restituzione.
Condizioni di utilizzo da definire
Il fac simile deve essere adattato alle regole effettivamente applicate dall’azienda. È quindi opportuno chiarire se l’auto può essere utilizzata fuori dall’orario di lavoro, durante ferie e giorni festivi, all’estero o da familiari e altri conducenti. Queste condizioni non devono essere date per scontate e devono essere compatibili con la copertura assicurativa e con gli eventuali contratti di leasing o noleggio del veicolo.
La lettera può inoltre disciplinare la custodia delle chiavi e dei documenti, gli obblighi di segnalazione delle anomalie, le modalità con cui richiedere interventi di manutenzione e le procedure interne in caso di sinistro. L’eventuale addebito al lavoratore di somme relative a danni, franchigie, sanzioni o altri costi non dovrebbe essere formulato in modo generico, ma deve essere coerente con le condizioni applicabili al rapporto di lavoro e con le effettive responsabilità del dipendente.
Auto aziendale ad uso promiscuo e fringe benefit
Quando il dipendente può utilizzare il veicolo sia per esigenze lavorative sia per esigenze personali, l’assegnazione può determinare un fringe benefit che concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente secondo la disciplina fiscale applicabile.
Il valore fiscale non dovrebbe essere indicato utilizzando percentuali ricavate da modelli non aggiornati. La disciplina delle auto aziendali ad uso promiscuo è stata modificata a partire dal 2025 e sono previste regole differenti anche in funzione delle caratteristiche del veicolo e delle date rilevanti per l’assegnazione. Per il calcolo è possibile consultare le tabelle ACI per i fringe benefit, aggiornate annualmente.
La lettera di assegnazione è utile per documentare la concessione del veicolo e le relative condizioni, ma non sostituisce gli adempimenti fiscali, contributivi, assicurativi o amministrativi eventualmente applicabili. Se l’auto viene concessa come componente del trattamento economico del dipendente, è opportuno che la documentazione sia coerente anche con il contratto di lavoro e con gli accordi aziendali applicabili.
Come consegnare e conservare la lettera
Non è prevista una modalità unica di consegna valida per tutte le aziende. Nella gestione ordinaria il documento può essere consegnato direttamente al dipendente, predisponendo due copie sottoscritte, una da conservare dall’azienda e una da lasciare all’assegnatario. Può essere utilizzata anche una procedura elettronica quando adottata dall’impresa e idonea a documentare la comunicazione e l’accettazione delle condizioni.
È opportuno conservare insieme alla lettera gli eventuali allegati richiamati, come la car policy, il verbale relativo allo stato del veicolo, l’elenco degli accessori consegnati o altre istruzioni aziendali. Se le condizioni di utilizzo cambiano durante il rapporto, è preferibile documentare anche le successive modifiche.
Restituzione dell’auto aziendale
La lettera dovrebbe precisare in quali casi il veicolo deve essere riconsegnato, per esempio alla cessazione dell’assegnazione, alla sostituzione dell’auto o quando ricorre un’altra circostanza prevista dagli accordi applicabili.
Al momento della restituzione è utile controllare chilometraggio, carburante, chiavi, documenti, accessori ed eventuali danni. La riconsegna può essere documentata separatamente mediante un verbale di riconsegna dell’auto aziendale, così da attestare la data in cui il veicolo è tornato nella disponibilità dell’impresa e le condizioni in cui è stato restituito.