In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF editabile per richiedere la copia autentica di un atto conservato presso un Archivio Notarile. Il documento serve, per esempio, per ottenere copia di una compravendita, di un mutuo, di una donazione o di un altro atto ricevuto da un notaio.
Se il notaio è ancora in esercizio e conserva l’atto, la copia deve essere richiesta direttamente al suo studio. Se invece ha cessato l’attività o si è trasferito in altro distretto, occorre rivolgersi all’Archivio Notarile che conserva i suoi atti.
Modello Richiesta Copia Atto Archivio Notarile Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati del richiedente, il notaio che ha ricevuto l’atto, la data, il numero di repertorio e di raccolta e le modalità con cui si desidera ricevere la copia.
Modulo Richiesta Copia Atto Archivio Notarile PDF Editabile
Il PDF disponibile riproduce la struttura della richiesta di copia autentica indirizzata al Capo dell’Archivio Notarile. Consente di scegliere tra supporto cartaceo e informatico, copia in bollo o in carta libera e diverse modalità di consegna.
Il Ministero specifica inoltre che insieme alla richiesta deve essere sottoscritta e inoltrata l’informativa prevista dall’articolo 13 del Regolamento UE 2016/679. Prima dell’invio è quindi preferibile controllare la modulistica ufficiale corrente.
A Chi Richiedere la Copia di un Atto Notarile
La prima cosa da verificare è chi conserva materialmente l’atto. Se il notaio presso il quale è stato stipulato è ancora in esercizio e detiene i propri atti, la richiesta va rivolta direttamente allo studio notarile.
Se il notaio ha cessato l’attività oppure si è trasferito in un altro distretto notarile, gli atti vengono depositati presso l’Archivio Notarile competente per il distretto in cui il professionista operava all’epoca della stipula.
Per individuare il notaio o l’Archivio competente è disponibile Archinota del Ministero della Giustizia. Il servizio permette di ricercare gli atti dei notai cessati o trasferiti a partire dal 1° gennaio 1980 e fornisce anche i riferimenti dei notai ancora in esercizio.
Quali Dati Servono per Individuare l’Atto
Quando sono disponibili, è opportuno indicare:
- nome e cognome del notaio;
- tipo di atto, per esempio compravendita, mutuo o donazione;
- data di stipulazione;
- numero di repertorio;
- numero di raccolta;
- nomi delle parti, soprattutto quando mancano alcuni degli estremi identificativi.
Se si conoscono il notaio, la data e i numeri di repertorio o raccolta, l’individuazione dell’atto è più semplice. Se invece gli estremi non sono conosciuti, è possibile chiedere all’Archivio una ricerca sulla base delle informazioni disponibili.
Come Compilare la Richiesta
Nel modulo devono essere riportati i dati anagrafici e di contatto del richiedente e gli elementi che identificano l’atto. Occorre inoltre indicare il numero di copie richieste e scegliere se riceverle su supporto cartaceo o informatico.
La richiesta distingue anche tra copia in bollo e copia in carta libera. La carta libera può essere utilizzata soltanto quando ricorre un’ipotesi di esenzione dall’imposta di bollo; proprio in questo caso il modello richiede di specificare l’uso al quale la copia è destinata. Non è quindi necessario indicare genericamente una motivazione per ottenere qualsiasi copia.
È possibile richiedere che la copia informatica venga trasmessa tramite posta elettronica, ritirare il documento presso l’Archivio oppure richiederne l’invio per corrispondenza, secondo le modalità accettate dall’ufficio.
Come Inviare la Richiesta all’Archivio Notarile
Il Ministero della Giustizia prevede la possibilità di richiedere le copie presso la sede dell’Archivio, per posta ordinaria, via fax oppure in modalità telematica. Per le richieste a distanza possono essere utilizzati, secondo le indicazioni dell’ufficio competente, email o PEC.
Le modalità operative possono però differire tra i singoli Archivi Notarili: alcuni uffici richiedono un appuntamento per l’accesso, utilizzano indirizzi email specifici per il servizio copie o forniscono istruzioni particolari per i pagamenti. Prima dell’invio è quindi opportuno controllare i recapiti e le indicazioni aggiornate dell’Archivio competente.
Quando si richiede una copia autentica a distanza, il Ministero consiglia di contattare prima l’Archivio per conoscere l’importo esatto da versare. Una volta comunicato il costo, si effettua il pagamento con le modalità indicate dall’ufficio e si trasmette la richiesta allegando la relativa attestazione.
Quanto Costa la Copia di un Atto Notarile
Il costo non è normalmente un importo unico, perché dipende dal tipo di servizio, dal numero di facciate, dall’eventuale urgenza, dall’imposta di bollo e dalle spese di spedizione.
Secondo le indicazioni dell’Amministrazione degli Archivi Notarili, per una copia autentica sono previsti un diritto fisso di 18 euro, il costo relativo alla richiesta e alla ricerca dell’atto e i diritti di scritturazione. Per la ricerca è previsto un importo complessivo di 6 euro. La riproduzione o scritturazione costa 1,50 euro per ogni facciata di 25 righe, elevati a 3 euro nei casi di urgenza. Può inoltre essere dovuta l’imposta di bollo.
Per la lettura o l’ispezione di un atto senza rilascio di copia, estratto o certificato è previsto un diritto complessivo di 10 euro.
È preferibile non calcolare autonomamente l’importo definitivo prima di contattare l’Archivio. Il costo viene infatti comunicato dall’ufficio in base alla specifica richiesta e può comprendere anche eventuali spese di spedizione.
Copia Autentica e Vecchia Copia in Forma Esecutiva
Non è più attuale considerare la “copia esecutiva” come una categoria per la quale sia sempre dovuto il precedente diritto fisso di 27 euro. La riforma del processo civile ha eliminato la formula esecutiva: dal 30 giugno 2023, per gli atti ricevuti da notaio o da altro pubblico ufficiale che devono valere come titolo esecutivo, l’articolo 475 del Codice di procedura civile richiede una copia attestata conforme all’originale, salvo che la legge disponga diversamente.
Le indicazioni più recenti dell’Amministrazione degli Archivi Notarili precisano conseguentemente che il diritto fisso previsto per la copia autentica non varia più, come avveniva in precedenza, per una copia destinata all’esecuzione. Quando la copia deve essere utilizzata per iniziare un procedimento esecutivo è comunque opportuno specificarne lo scopo all’Archivio o al professionista che segue la pratica.
Cosa Fare se Non si Conoscono gli Estremi dell’Atto
La mancanza del numero di repertorio o della data esatta non impedisce necessariamente di recuperare l’atto. Se si conosce almeno il notaio e un periodo indicativo, l’Archivio può effettuare una ricerca sulla base degli elementi forniti.
Il Ministero mette a disposizione anche un apposito modulo per conoscere il costo della copia. Se gli estremi dell’atto non sono disponibili, nella richiesta di ricerca conviene fornire tutte le informazioni conosciute, come nominativi delle parti, tipo di atto e periodo presumibile della stipulazione, evitando di indicare dati non verificati.