In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di dichiarazione di copia conforme all’originale in formato Word e PDF editabile da compilare e firmare. Il documento può essere utilizzato, nei casi previsti dagli articoli 19 e 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, per dichiarare sotto la propria responsabilità che una copia corrisponde all’originale.
I file disponibili sono fac simile liberi e non moduli ufficiali obbligatori. Se l’amministrazione, il bando o il soggetto destinatario prevede un proprio modulo o una specifica procedura telematica, è opportuno seguire quelle istruzioni.
Fac Simile Dichiarazione Copia Conforme all’Originale Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati del dichiarante e gli elementi necessari a identificare con precisione il documento di cui si attesta la conformità.
Modello Dichiarazione Copia Conforme all’Originale PDF Editabile
Il PDF editabile può essere compilato negli spazi predisposti, salvato e successivamente firmato secondo le modalità richieste dal destinatario.
Quando Si Può Dichiarare una Copia Conforme all’Originale
La disciplina di riferimento è contenuta nel D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. In particolare, l’articolo 19 consente di attestare mediante dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà la conformità all’originale di determinate categorie di documenti.
La dichiarazione può riguardare:
- la copia di un atto o documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione;
- la copia di una pubblicazione;
- la copia di un titolo di studio o di servizio;
- la copia di documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.
Non è quindi corretto utilizzare questo modello come dichiarazione generica di conformità per qualsiasi documento. Prima di firmarlo bisogna verificare che il documento rientri effettivamente nelle ipotesi previste dalla normativa e che la specifica procedura non richieda una diversa forma di autenticazione.
Quando occorre attestare fatti, stati o qualità personali diversi dalla conformità di una copia, può essere più appropriato utilizzare il fac simile di dichiarazione sostitutiva di atto notorio. Se invece occorre semplicemente dichiarare di avere conseguito un diploma, una laurea o un altro titolo, può essere sufficiente il modulo di autocertificazione del titolo di studio, senza allegare necessariamente una copia del titolo dichiarata conforme.
Come Compilare la Dichiarazione
Il modello deve permettere di identificare senza ambiguità sia il dichiarante sia il documento al quale la dichiarazione si riferisce. È quindi opportuno indicare nome e cognome, luogo e data di nascita e gli eventuali ulteriori dati anagrafici richiesti dal destinatario.
La parte relativa alla conformità deve descrivere con precisione il documento allegato, riportando, quando disponibili, denominazione, ente che lo ha rilasciato, data, numero, protocollo o altri elementi utili a distinguerlo da documenti simili. La dichiarazione deve riferirsi alla copia effettivamente allegata o presentata e deve concludersi con luogo, data e firma del dichiarante.
L’articolo 19-bis del D.P.R. 445/2000 consente inoltre, per le categorie di documenti previste dalla norma, di apporre la dichiarazione di conformità direttamente in calce alla copia stessa. Se una procedura mette a disposizione un modello specifico, è comunque preferibile utilizzare la modalità indicata dal destinatario.
Firma, Documento di Identità e Invio
Quando la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è prodotta a una pubblica amministrazione o a un gestore o esercente di pubblico servizio, l’articolo 38 del D.P.R. 445/2000 prevede due modalità principali: la sottoscrizione in presenza del dipendente addetto oppure la sottoscrizione e presentazione insieme a una copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del dichiarante.
Non è quindi necessario firmare obbligatoriamente davanti all’impiegato. Per gli invii telematici valgono inoltre le modalità previste dalla normativa sull’amministrazione digitale e dalla specifica procedura utilizzata. Un portale autenticato, la firma digitale o altri sistemi di identificazione possono prevedere modalità differenti dall’allegazione della fotocopia del documento. È quindi opportuno controllare le istruzioni dell’ente prima dell’invio.
Se il destinatario è un soggetto privato, occorre verificare anche le modalità operative stabilite da quest’ultimo, soprattutto quando mette a disposizione un proprio modulo, un’area riservata o una procedura dedicata.
Differenza tra Dichiarazione di Conformità e Copia Autentica
La dichiarazione sostitutiva prevista dall’articolo 19 non deve essere confusa con l’autenticazione della copia effettuata da un pubblico ufficiale ai sensi dell’articolo 18 del D.P.R. 445/2000. Nel primo caso è l’interessato che dichiara, assumendosene la responsabilità, la corrispondenza della copia all’originale nelle ipotesi consentite dalla legge. Nel secondo caso la conformità viene attestata dal soggetto competente all’autenticazione.
Se una legge speciale, un provvedimento o la specifica procedura richiede espressamente un originale, una copia autentica o una diversa attestazione di conformità, il fac simile disponibile in questa pagina potrebbe non essere sufficiente.
La dichiarazione sostitutiva resa ai sensi degli articoli 19 e 47 è esente dall’imposta di bollo in base all’articolo 37 del D.P.R. 445/2000. L’eventuale autenticazione della copia effettuata da un pubblico ufficiale segue invece una disciplina distinta e può essere soggetta all’imposta di bollo salvo i casi di esenzione previsti dalla legge.
Responsabilità per Dichiarazioni Non Veritiere
Chi sottoscrive la dichiarazione assume la responsabilità della conformità attestata. Le amministrazioni possono effettuare controlli e, in caso di dichiarazioni non veritiere, possono trovare applicazione la decadenza dai benefici prevista dall’articolo 75 del D.P.R. 445/2000 e le conseguenze previste dall’articolo 76 per le dichiarazioni mendaci. Prima della firma è quindi necessario confrontare effettivamente la copia con l’originale e verificare che ogni sua parte corrisponda al documento dichiarato.