In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile di richiesta di accesso agli atti amministrativi in formato Word e PDF editabile. I modelli disponibili sono predisposti per l’accesso civico generalizzato previsto dall’art. 5, comma 2, del D.Lgs. 33/2013, come modificato dal D.Lgs. 97/2016, il cosiddetto FOIA.
Il fac simile può essere utilizzato per chiedere dati e documenti detenuti da una Pubblica Amministrazione senza dovere dimostrare un interesse personale specifico.
Fac Simile Richiesta Accesso agli Atti Amministrativi Word
Il modello Word può essere scaricato e modificato inserendo i dati del richiedente, l’ufficio destinatario e l’indicazione precisa dei documenti richiesti. Si tratta di un fac simile libero e non del modulo ufficiale di una specifica amministrazione: prima dell’invio è quindi opportuno controllare se l’ente mette a disposizione un proprio modello.
Fac Simile Richiesta Accesso agli Atti Amministrativi PDF Editabile
Il PDF editabile contiene lo stesso tipo di istanza e può essere compilato indicando se si intende prendere visione dei documenti oppure ottenerne copia. Anche questo documento è un fac simile e deve essere adattato alle modalità previste dall’amministrazione destinataria.
Quale Tipo di Accesso agli Atti Utilizzare
La normativa prevede forme di accesso differenti, che non devono essere confuse. Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy distingue accesso documentale, accesso civico semplice e accesso civico generalizzato.
| Tipo di accesso | Quando utilizzarlo | Motivazione |
|---|---|---|
| Accesso documentale, legge 241/1990 | Quando si ha un interesse diretto, concreto e attuale collegato ai documenti richiesti, per esempio per tutelare una propria posizione in un procedimento amministrativo. | Deve essere indicato l’interesse che giustifica l’accesso. |
| Accesso civico generalizzato, FOIA | Per chiedere dati e documenti detenuti dalla PA ulteriori rispetto a quelli soggetti a pubblicazione obbligatoria, nel rispetto dei limiti previsti dalla legge. | Non è richiesta una motivazione. I modelli presenti in questa pagina riguardano questa forma di accesso. |
| Accesso civico semplice | Quando un dato, documento o informazione che l’amministrazione aveva l’obbligo di pubblicare non risulta pubblicato. | Non è richiesta una motivazione. |
La distinzione è particolarmente importante per i concorsi pubblici. Un candidato che vuole consultare il proprio elaborato, i verbali della commissione o altri documenti collegati alla propria posizione può avere i presupposti per l’accesso documentale previsto dalla legge 241/1990. Una richiesta finalizzata invece a un controllo generalizzato sull’attività dell’amministrazione può rientrare nel FOIA, nei limiti della tutela della riservatezza e degli altri interessi indicati dalla legge.
Come Compilare la Richiesta
Nel fac simile bisogna innanzitutto indicare l’amministrazione e, quando conosciuto, l’ufficio che detiene i documenti. Devono quindi essere inseriti nome e cognome, dati anagrafici, codice fiscale e recapiti del richiedente. Se si agisce per una società o un altro soggetto, va specificata anche la qualità in cui si presenta la richiesta.
La parte più importante è la descrizione dei documenti. Occorre fornire elementi sufficienti per permettere all’amministrazione di individuarli senza ambiguità, indicando, quando disponibili, oggetto, procedimento, data, numero di protocollo, ufficio competente o altri riferimenti utili. Il FOIA non richiede che il cittadino spieghi perché desidera conoscere quei documenti, ma non consente richieste talmente generiche da non permettere di identificare ciò che viene cercato.
Il modello permette inoltre di indicare se si desidera prendere visione dei documenti oppure ottenere una copia. Se viene richiesta una copia autentica o una riproduzione su supporto materiale possono trovare applicazione costi o adempimenti previsti dall’amministrazione. Per questo è consigliabile controllare preventivamente le indicazioni dell’ente destinatario.
Come Inviare l’Istanza alla Pubblica Amministrazione
L’istanza va indirizzata all’ufficio che detiene i dati o i documenti oppure, secondo l’organizzazione dell’ente, all’Ufficio Relazioni con il Pubblico. Le modalità disponibili possono comprendere PEC, posta elettronica ordinaria, posta o raccomandata e consegna a mano. Molte amministrazioni mettono inoltre a disposizione moduli propri o servizi telematici, che è preferibile utilizzare quando espressamente previsti.
In caso di firma autografa trasmessa a distanza viene normalmente allegata la copia di un documento di identità. L’allegato può non essere necessario quando l’identificazione e la sottoscrizione avvengono con modalità digitali idonee. Le modalità operative aggiornate sono illustrate anche nella pagina del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti dedicata all’accesso civico generalizzato.
Se la richiesta è presentata per conto di un’altra persona o di un soggetto rappresentato, l’amministrazione può chiedere la documentazione che dimostra i poteri di rappresentanza o una delega. Per le situazioni che non richiedono uno specifico modulo dell’ente può essere utile il modello di delega generica, verificando comunque le istruzioni della Pubblica Amministrazione interessata.
Termine di Risposta e Controinteressati
Il procedimento di accesso civico generalizzato deve concludersi, in via generale, entro 30 giorni con un provvedimento espresso e motivato comunicato al richiedente e agli eventuali controinteressati. La mancata risposta non equivale quindi ad accoglimento automatico della richiesta.
Quando l’accesso può incidere sulla tutela di interessi privati previsti dalla normativa, l’amministrazione comunica la richiesta ai controinteressati, che hanno dieci giorni per presentare una motivata opposizione. Il termine del procedimento resta sospeso durante questo periodo.
In caso di diniego totale o parziale oppure di mancata risposta entro il termine previsto, il richiedente può chiedere il riesame al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza dell’amministrazione interessata. Restano inoltre disponibili gli strumenti di tutela previsti dalla normativa. Per recapiti, modulo di riesame e modalità operative è opportuno consultare la sezione dedicata all’accesso civico sul sito ufficiale dell’ente destinatario.