In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF per segnalare un servizio di pulizie svolto in modo insufficiente, irregolare o diverso da quanto concordato. Il fac simile può essere utilizzato da un’azienda, un amministratore di condominio, un professionista o un altro committente per descrivere i disservizi e chiedere un intervento correttivo.
Prima dell’invio è opportuno verificare il contratto, il capitolato o il programma delle pulizie, in modo da contestare fatti concreti e indicare con precisione le prestazioni che risultano mancanti o non conformi.
Fac Simile Lettera di Lamentele per Pulizie Word
La versione Word può essere modificata liberamente inserendo il destinatario, gli ambienti interessati, le date dei disservizi, le prestazioni contestate e la richiesta rivolta all’impresa o al responsabile del servizio.
Fac Simile Lettera di Protesta per Mancata Pulizia PDF
Il PDF può essere utilizzato come traccia per formalizzare il reclamo e chiedere il ripristino di un servizio di pulizia adeguato. È consigliabile adattare il testo ai fatti effettivamente riscontrati prima della firma e dell’invio.
Quando utilizzare la lettera di reclamo
Il modello è adatto quando il problema riguarda la qualità o la regolarità di un servizio di pulizie già previsto. Può essere utilizzato, per esempio, se alcune aree vengono sistematicamente trascurate, gli interventi concordati non vengono eseguiti, la frequenza prevista non viene rispettata oppure il risultato del servizio risulta chiaramente insoddisfacente.
Il reclamo è più efficace quando descrive fatti verificabili. Invece di limitarsi a scrivere che “le pulizie sono insufficienti”, è preferibile precisare quali ambienti non sono stati puliti, in quali giorni, quale prestazione era prevista e quale situazione è stata riscontrata.
A chi indirizzare il reclamo
Il destinatario dipende da chi ha commissionato il servizio. Se un’impresa, un ufficio o un professionista ha stipulato direttamente il contratto con la ditta di pulizie, la comunicazione può essere indirizzata all’impresa o al relativo referente contrattuale.
In un condominio il rapporto con l’impresa di pulizie è normalmente gestito dall’amministratore. Un singolo condomino che riscontra scale, pianerottoli, ascensori o altre parti comuni non adeguatamente pulite può quindi segnalare il problema all’amministratore, fornendo elementi utili affinché possa verificare il rispetto del servizio concordato.
Se la lettera viene inviata dall’amministratore direttamente all’impresa di pulizie, è utile richiamare il contratto, il capitolato o il programma degli interventi sul quale si basa la contestazione.
Cosa indicare nella lettera
La comunicazione dovrebbe contenere almeno:
- dati del mittente e del destinatario;
- riferimento al contratto o al servizio interessato, se disponibile;
- indirizzo dell’immobile o sede nella quale vengono svolte le pulizie;
- date o periodo in cui si sono verificati i disservizi;
- ambienti o attività interessati;
- descrizione concreta delle prestazioni non eseguite o svolte in modo insufficiente;
- eventuali precedenti segnalazioni;
- intervento correttivo richiesto;
- eventuale termine entro il quale si chiede un riscontro;
- elenco degli allegati;
- data e firma.
Non esiste un termine generale obbligatorio entro il quale l’impresa debba rispondere a ogni semplice reclamo. È possibile indicare un termine ragionevole in funzione della gravità del problema e delle condizioni contrattuali. Quando vi sono problemi igienici o situazioni che richiedono un intervento urgente, è opportuno evidenziarlo chiaramente.
Fotografie e altri documenti da allegare
Le fotografie possono essere particolarmente utili quando consentono di documentare in modo oggettivo lo stato degli ambienti. È preferibile che permettano di identificare il luogo e, quando possibile, il periodo nel quale sono state scattate.
Possono essere allegati anche il programma delle pulizie, estratti del capitolato, rapporti di controllo, precedenti email o segnalazioni e qualsiasi altro documento direttamente pertinente al disservizio.
È invece opportuno evitare l’invio di fotografie o informazioni personali non necessarie, soprattutto quando nelle immagini compaiono persone o elementi estranei alla contestazione.
Cosa chiedere nel reclamo
La richiesta finale deve essere concreta. A seconda del problema si può chiedere di effettuare nuovamente una pulizia, ripristinare la frequenza prevista, intervenire nelle zone trascurate, verificare il lavoro del personale oppure fornire chiarimenti sulle ragioni del disservizio.
Se si intende chiedere anche una riduzione del corrispettivo, un rimborso o un’altra conseguenza economica, è opportuno verificare prima il contratto e l’effettiva entità della prestazione non eseguita. Un semplice disservizio non comporta automaticamente il diritto a ottenere una somma predeterminata.
Come inviare la lettera
Per una prima segnalazione può essere sufficiente utilizzare l’email o il normale canale concordato con il fornitore. È consigliabile conservare comunque una copia della comunicazione e della risposta ricevuta.
Quando i problemi sono ripetuti, vi sono già state segnalazioni senza esito oppure è importante dimostrare formalmente la contestazione, può essere preferibile utilizzare PEC o raccomandata con avviso di ricevimento.
Se il servizio continua a essere inadeguato
Se il reclamo non produce risultati, occorre verificare il contratto per stabilire quali obblighi erano stati assunti dall’impresa e quali strumenti sono previsti in caso di inadempimento. Prima di sospendere pagamenti, applicare penali o risolvere il rapporto è importante controllare le condizioni contrattuali e la gravità delle violazioni contestate.
Quando si vuole passare da una semplice lamentela a una richiesta formale e inequivocabile di eseguire una prestazione dovuta, può essere più appropriata una lettera di messa in mora. Se invece si intende ottenere la risoluzione del contratto per inadempimento, devono essere verificati separatamente i relativi presupposti e le formalità previste dalla legge e dal contratto.