In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di preventivo per la pulizia degli uffici in formato Word e PDF da compilare e personalizzare. Il documento consente all’impresa di descrivere le attività offerte, la frequenza degli interventi, le aree interessate e il relativo prezzo.
Il preventivo deve essere adattato alle caratteristiche dei locali e al servizio realmente proposto. Prima dell’invio è importante distinguere con precisione le prestazioni comprese nel prezzo da quelle escluse o disponibili separatamente.
Modulo preventivo pulizia uffici Word
Il modello Word presente in questa pagina può essere scaricato e modificato inserendo i dati dell’impresa e del cliente, la descrizione dei locali, le attività previste, la frequenza, il prezzo e le condizioni dell’offerta. È il formato più adatto quando occorre aggiungere o eliminare singole lavorazioni.
Fac simile preventivo pulizia uffici PDF editabile
In questa sezione è disponibile il preventivo pulizia uffici in formato PDF editabile. Prima dell’invio verifica che quantità, frequenze, prezzi e condizioni riportate corrispondano alla proposta effettivamente formulata al cliente.
Come preparare il preventivo per la pulizia degli uffici
Il preventivo pulizie uffici è una proposta economica nella quale vengono descritti i servizi offerti e le condizioni alle quali l’impresa è disponibile a eseguirli. Per risultare realmente utile deve permettere al cliente di capire che cosa verrà pulito, con quale frequenza, a quale prezzo e con quali eventuali esclusioni.
Prima di compilare il modello è quindi opportuno conoscere almeno la superficie indicativa, il numero e la tipologia degli ambienti, la presenza di servizi igienici, aree break, sale riunioni, scale, vetrate e pavimenti che richiedono trattamenti particolari. Per sedi complesse può essere preferibile effettuare un sopralluogo prima di definire il prezzo.
Non esiste una frequenza minima generale valida per tutti gli uffici. Pulizia dei pavimenti, arredi, servizi igienici e aree comuni deve essere programmata in funzione dell’utilizzo dei locali, del numero di persone presenti e del livello di servizio concordato. Evita quindi di indicare automaticamente interventi tre volte alla settimana o altre frequenze standard se non corrispondono alle esigenze del cliente.
Dati dell’impresa e del cliente
Nell’intestazione inserisci la denominazione dell’impresa di pulizie, sede, partita IVA o codice fiscale e recapiti. Aggiungi il nome o la ragione sociale del cliente, la sede presso la quale sarà eseguito il servizio e, se presente, il referente incaricato di seguire il rapporto.
Attribuire un numero progressivo al preventivo può facilitarne l’archiviazione e il successivo richiamo. Indica sempre la data di emissione e specifica chiaramente l’oggetto, per esempio “Preventivo per servizio di pulizia uffici presso la sede di [indirizzo]”.
Come descrivere le attività comprese
La descrizione del servizio è la parte più importante del documento. Evita formule generiche come “pulizia completa degli uffici” quando non consentono di capire quali operazioni siano effettivamente comprese.
Puoi indicare separatamente la pulizia delle postazioni di lavoro, lo spolvero degli arredi, l’aspirazione e il lavaggio dei pavimenti, lo svuotamento dei cestini, la pulizia dei servizi igienici, delle aree break, degli ingressi e delle sale riunioni. Per vetri, vetrate esterne, tappeti, moquette, terrazzi o altre superfici particolari precisa se l’intervento è compreso nel servizio ordinario oppure viene effettuato con una periodicità diversa.
Distingui inoltre la semplice pulizia da attività differenti come disinfezione, disinfestazione o sanificazione. Se proponi prestazioni ulteriori rispetto alla normale rimozione dello sporco, descrivile correttamente e verifica che l’impresa sia abilitata a svolgere le attività indicate.
Specificare soltanto termini generici come “igienizzazione profonda” o “sanificazione” senza descrivere ciò che verrà materialmente eseguito può creare aspettative diverse tra impresa e cliente. È preferibile indicare operazioni, ambienti interessati e periodicità.
Frequenza, giorni e orari degli interventi
Per ogni attività indica la frequenza concordata, per esempio giornaliera, bisettimanale, settimanale o mensile. Quando alcune lavorazioni hanno periodicità diverse, riportale separatamente: i servizi igienici potrebbero richiedere interventi più frequenti rispetto alla pulizia delle vetrate o ad altri trattamenti periodici.
Se già conosciuti, specifica giorni e fasce orarie del servizio e chiarisci se gli interventi avverranno durante l’attività dell’ufficio oppure prima dell’apertura o dopo la chiusura. Nei locali ai quali si accede fuori orario può essere utile stabilire anche le modalità di consegna e gestione di chiavi, badge o codici di accesso.
Prodotti, attrezzature e materiali di consumo
Il preventivo dovrebbe chiarire chi fornisce detergenti e attrezzature necessarie al servizio. Se sono compresi nel prezzo, puoi indicarlo espressamente. Se alcuni prodotti o macchinari comportano un costo aggiuntivo, è preferibile quantificarlo o specificare in quali circostanze verrà applicato.
Occorre distinguere anche i prodotti utilizzati per eseguire la pulizia dai materiali di consumo destinati agli utilizzatori dell’ufficio, come carta igienica, sapone, asciugamani di carta e sacchi per i rifiuti. Se l’impresa provvede anche al loro rifornimento, specifica se sono inclusi nel canone oppure fatturati separatamente.
Come indicare il prezzo
Il costo può essere espresso per singolo intervento, per ora, per mese oppure mediante un corrispettivo complessivo riferito al periodo concordato. Scegli il criterio che permette al cliente di comprendere meglio il prezzo e mantienilo coerente con la descrizione del servizio.
Quando il preventivo comprende più prestazioni, può essere utile indicare separatamente i relativi importi. Specifica inoltre eventuali costi per interventi straordinari, pulizie richieste fuori programma, attività festive o servizi aggiuntivi che non rientrano nel corrispettivo ordinario.
Indica chiaramente l’imponibile e il trattamento IVA applicabile alla specifica operazione, evitando di presumere che ogni servizio debba essere presentato necessariamente con la stessa modalità fiscale. Se l’offerta prevede sconti, riportane importo o percentuale e mostra il totale finale in modo comprensibile.
Se hai bisogno di gestire numerose voci, quantità e calcoli automatici, può essere più pratico utilizzare il modello di preventivo Excel e Word e allegare al documento un capitolato descrittivo delle attività.
Validità, durata e modalità di pagamento
Indica fino a quale data l’offerta rimane valida. Non è necessario utilizzare sempre una durata di trenta giorni: il periodo può essere stabilito liberamente in funzione delle condizioni commerciali dell’impresa.
Se il preventivo riguarda un servizio continuativo, chiarisci anche la durata proposta, per esempio mensile, annuale o a tempo indeterminato, e specifica quando dovrebbe iniziare l’attività. Non confondere la durata di validità del preventivo con la durata del futuro rapporto di pulizia.
Definisci modalità e termini di pagamento, indicando per esempio se il corrispettivo sarà fatturato mensilmente e quando dovrà essere pagato. Se richiedi un acconto, riportane l’importo o la percentuale. Non inserire automaticamente un acconto del 30% o altre condizioni standard se non fanno parte dell’offerta effettiva.
Attività escluse e variazioni del servizio
Indicare ciò che non è compreso può essere importante quanto descrivere le attività incluse. Puoi specificare, per esempio, se sono escluse pulizie post-cantiere, smaltimenti particolari, interventi in quota, pulizia esterna delle vetrate o trattamenti specialistici.
Per un servizio continuativo è utile stabilire come verranno gestite richieste ulteriori rispetto al programma concordato. Se il cliente domanda una maggiore frequenza, l’estensione ad altri locali o un intervento straordinario, il relativo prezzo dovrebbe essere concordato prima dell’esecuzione.
Evita clausole indeterminate che consentano di addebitare genericamente “eventuali costi aggiuntivi” senza chiarire quando possono sorgere o come vengono calcolati.
Accettazione del preventivo
Il modello può prevedere uno spazio per la firma del cliente. Prima dell’accettazione verifica che siano definiti almeno servizi, frequenze, prezzo, durata o periodo di riferimento e condizioni di pagamento.
Un preventivo accettato può assumere rilevanza contrattuale in base al suo contenuto e alle modalità con cui viene manifestata l’accettazione. Per questo motivo non inserire condizioni che l’impresa non intende effettivamente applicare e conserva sia la versione inviata sia quella accettata dal cliente.
Se il rapporto è continuativo e richiede una disciplina più completa relativa a durata, recesso, responsabilità, accesso ai locali, personale impiegato e variazioni del servizio, può essere opportuno affiancare al preventivo un contratto specifico.
Come inviare il preventivo
Prima dell’invio controlla dati delle parti, indirizzo degli uffici, attività comprese, frequenze, prezzi, condizioni di pagamento e durata dell’offerta. Verifica inoltre che eventuali allegati richiamati nel documento siano effettivamente presenti.
Il preventivo può essere consegnato a mano oppure inviato tramite mail. Quando viene compilato in Word, è normalmente utile conservarne la versione modificabile per l’archivio interno e inviare al cliente una copia in PDF, così da mantenere stabile l’impaginazione. Conserva il preventivo trasmesso e l’eventuale accettazione. Se successivamente vengono concordate modifiche a servizi, frequenze o prezzo, documentale per iscritto in modo che sia sempre possibile individuare le condizioni effettivamente applicabili.