In questa pagina sono disponibili una lettera di ringraziamento per visita in fiera in formato Word e un PDF compilabile. Il modello è pensato per l’espositore che desidera ringraziare un cliente, un potenziale cliente o un partner dopo l’incontro avvenuto presso lo stand.
Il formato Word consente di modificare integralmente il testo; il PDF è adatto quando è sufficiente compilare i campi predisposti mantenendo una struttura fissa. Entrambe le versioni devono essere personalizzate con riferimenti concreti alla conversazione avvenuta durante la fiera.
Fac Simile Lettera di Ringraziamento per Visita in Fiera Word
La versione Word è indicata per modificare il tono, aggiungere l’oggetto dell’email, inserire i dati aziendali e adattare il messaggio al prodotto, al servizio o alla collaborazione discussi con il visitatore.
Fac Simile Lettera di Ringraziamento per Visita in Fiera PDF
Il PDF editabile permette di completare direttamente i campi disponibili ed è adatto a un ringraziamento con struttura standard.
Quando Utilizzare il Modello
La lettera può essere utilizzata dopo la visita di una persona allo stand per ringraziarla del tempo dedicato, ricordare l’argomento affrontato e dare seguito a una richiesta specifica. Può accompagnare, per esempio, una brochure, una scheda tecnica, un catalogo o un preventivo promesso durante l’incontro.
Il modello non costituisce un’offerta, un preventivo o un contratto. Eventuali prezzi, condizioni commerciali e impegni devono essere riportati in documenti separati e approvati dai soggetti autorizzati. Se dall’incontro nasce una partnership, gli accordi raggiunti possono essere formalizzati con un contratto di collaborazione commerciale adeguato al rapporto effettivo.
Come Compilare la Lettera
- Mittente: indicare il nome dell’azienda e della persona che ha gestito il contatto, specificandone ruolo, email e numero di telefono.
- Destinatario: inserire correttamente nome, cognome, qualifica e azienda del visitatore.
- Fiera: riportare il nome della manifestazione ed eventualmente la data o il numero dello stand.
- Ringraziamento: ringraziare il destinatario per la visita e per il tempo dedicato all’incontro.
- Riferimento alla conversazione: ricordare brevemente il prodotto, il servizio, l’esigenza o il possibile progetto discusso.
- Materiale promesso: elencare gli allegati o i collegamenti inviati, evitando di includere documenti non richiesti o non pertinenti.
- Azione successiva: proporre, quando opportuno, una telefonata, una dimostrazione, l’invio di un preventivo o un nuovo incontro.
- Chiusura: confermare la disponibilità, inserire i contatti diretti e firmare con nome, cognome e ruolo.
Il tono deve essere professionale e coerente con il rapporto instaurato. Un riferimento specifico alla conversazione rende il messaggio riconoscibile e più utile di un ringraziamento generico inviato indistintamente a tutti i visitatori.
Come Inviare il Ringraziamento
L’email è normalmente il canale più pratico. L’oggetto dovrebbe identificare subito la fiera e lo scopo del messaggio, per esempio “Grazie per la visita al nostro stand a [nome fiera]”. Non esiste un termine obbligatorio, ma è utile inviare il ringraziamento quando l’incontro è ancora facilmente riconoscibile.
Prima dell’invio è opportuno verificare il nome del destinatario, i recapiti, gli allegati e gli impegni indicati. Se il messaggio viene spedito a più persone, gli indirizzi non devono essere resi visibili agli altri destinatari. La lettera cartacea può essere utilizzata nei rapporti più formali e deve essere firmata dalla persona che rappresenta l’azienda.
Contatti Raccolti in Fiera e Comunicazioni Promozionali
Un messaggio individuale può limitarsi a ringraziare il visitatore e a trasmettere quanto richiesto durante l’incontro. L’inserimento del contatto in una newsletter o in successive campagne pubblicitarie costituisce invece una finalità distinta.
La consegna di un biglietto da visita o la scansione del badge non equivalgono automaticamente al consenso per l’invio di comunicazioni promozionali. Di regola, il marketing tramite email richiede il consenso preventivo, salvo specifiche eccezioni previste dalla legge, come il cosiddetto soft spam alle condizioni stabilite dall’articolo 130 del Codice Privacy. Le regole applicabili possono essere verificate nelle linee guida del Garante sulle attività promozionali e sullo spam.
Per registrare in modo ordinato la richiesta del visitatore, l’azione concordata e le eventuali scelte relative al marketing è disponibile anche il modulo per la raccolta dei contatti in fiera, da adattare alle finalità e all’informativa privacy dell’azienda.