In questa pagina sono disponibili un modulo raccolta contatti fiera Word e un PDF editabile da compilare per registrare richieste, interessi e recapiti dei visitatori dello stand.
Si tratta di fac simile liberi, non di moduli ufficiali. Prima dell’utilizzo devono essere adattati alle finalità dell’azienda e accompagnati da un’informativa privacy completa. Il PDF richiama un’informativa “sul retro”: le sole dichiarazioni e caselle presenti nel file non sostituiscono l’informativa prevista dal GDPR.
Modulo Raccolta Contatti Fiera Word
Il formato Word è indicato quando occorre cambiare i campi, inserire il nome dell’azienda, aggiungere l’informativa privacy e predisporre consensi distinti per le diverse finalità.
Modulo Raccolta Contatti Fiera PDF
Il PDF può essere compilato più rapidamente, ma deve essere integrato con l’informativa dell’azienda e adattato prima della distribuzione ai visitatori.
A cosa serve il modulo
Il modulo consente di collegare ogni contatto alla conversazione avvenuta allo stand e di programmare un’azione successiva, come l’invio di un catalogo, la preparazione di un preventivo, una dimostrazione o un appuntamento commerciale.
La consegna di un biglietto da visita o la scansione del badge non costituiscono automaticamente un consenso alla ricezione di newsletter e comunicazioni promozionali. Occorre distinguere il seguito dato a una richiesta specifica del visitatore dalle attività di marketing continuativo.
Quali campi inserire
Il modulo dovrebbe raccogliere solo i dati necessari rispetto alle finalità stabilite dall’azienda. Tra i campi utili possono rientrare:
- nome e cognome del visitatore;
- azienda di appartenenza e ruolo;
- indirizzo email o numero di telefono necessario per il contatto richiesto;
- prodotto, servizio o collaborazione di interesse;
- richiesta formulata, livello di priorità e azione successiva concordata;
- nome del commerciale che ha gestito il contatto;
- data, fiera e modalità di acquisizione del dato;
- scelte relative alle eventuali finalità promozionali.
L’indirizzo postale completo dovrebbe essere richiesto soltanto quando serve, per esempio per una spedizione. È preferibile evitare campi sovrabbondanti e non inserire nelle note dati relativi alla salute, alle opinioni politiche o altre informazioni particolarmente delicate non necessarie.
Informativa privacy per i contatti raccolti in fiera
L’espositore deve verificare di avere una base giuridica adeguata per ogni finalità e fornire all’interessato, al momento della raccolta, l’informativa prevista dall’articolo 13 del GDPR. L’informativa dell’organizzatore della fiera non può essere considerata automaticamente sufficiente per i trattamenti svolti autonomamente dall’azienda espositrice.
L’informativa deve indicare almeno:
- identità e recapiti del titolare del trattamento e, quando presente, del responsabile della protezione dei dati;
- finalità del trattamento e relativa base giuridica;
- destinatari o categorie di destinatari dei dati;
- eventuali trasferimenti di dati fuori dallo Spazio economico europeo;
- periodo di conservazione o criteri utilizzati per determinarlo;
- diritti dell’interessato e modalità per esercitarli;
- diritto di revocare il consenso e di presentare reclamo al Garante;
- natura obbligatoria o facoltativa dei dati e conseguenze dell’eventuale rifiuto.
Il testo ufficiale del Regolamento UE 2016/679 permette di verificare gli obblighi applicabili. Per predisporre dichiarazioni separate è disponibile anche il modulo di consenso al trattamento dei dati personali, da personalizzare in base alle finalità effettive.
Consenso per newsletter e comunicazioni promozionali
La presa visione dell’informativa non coincide con il consenso. Quando il consenso è la base giuridica utilizzata, deve essere libero, specifico, informato, inequivocabile e dimostrabile. Le caselle non devono essere preselezionate e il rifiuto del marketing non deve impedire al visitatore di ricevere le informazioni o il preventivo che ha richiesto.
È opportuno predisporre scelte distinte per:
- invio di newsletter e comunicazioni promozionali tramite email, SMS o altri canali automatizzati;
- eventuale profilazione degli interessi;
- comunicazione dei dati a soggetti terzi per attività promozionali.
Una formula generica di accettazione del trattamento non autorizza indistintamente tutte queste attività. Per la comunicazione a partner devono essere chiariti finalità e destinatari o categorie di destinatari. Le indicazioni del Garante sulle attività promozionali chiariscono anche la necessità di un consenso specifico per il marketing di terzi e le condizioni dell’eventuale eccezione relativa ai clienti già acquisiti.
Come gestire i contatti dopo la fiera
I moduli cartacei devono essere custoditi evitando accessi non autorizzati e trasferiti nel CRM o nell’archivio aziendale in modo controllato. Per ogni contatto è utile registrare provenienza, data di acquisizione, richiesta effettuata, informativa fornita e consensi eventualmente rilasciati.
Non esiste un termine unico di conservazione valido per ogni raccolta in fiera: l’azienda deve stabilire e dichiarare un periodo proporzionato alle finalità. Alla scadenza, i dati non più necessari devono essere cancellati o anonimizzati. Se il visitatore ha manifestato interesse per una partnership, il seguito può essere formalizzato con una lettera per proporre una collaborazione come quella scaricabile dal sito.