In questa pagina sono disponibili due fac simile con contenuti differenti. Il file Word raccoglie più esempi di invito a visitare uno stand, con o senza biglietti allegati, oltre a modelli di risposta positiva e negativa. Il PDF propone invece una singola lettera compilabile per invitare un destinatario a una fiera, indicando data, luogo, programma e modalità di conferma.
La lettera comunica l’invito, ma non sostituisce l’eventuale biglietto, pass, registrazione o accredito richiesto per entrare nella manifestazione.
Modello Invito a Fiera Word
Il file Word è la scelta più flessibile. Contiene formule per invitare clienti e aziende a visitare uno stand fieristico, inviare biglietti di ingresso, comunicare una partecipazione internazionale e rispondere all’invito. Ogni esempio può essere modificato liberamente.
Fac Simile Invito a Fiera PDF Editabile
Il PDF contiene un unico invito con campi compilabili per inserire il nome della fiera, il destinatario, il settore, la data, il luogo, il programma, il termine per confermare e i recapiti. È indicato quando serve una comunicazione breve e non occorre modificare la struttura del testo.
Quale Documento Scegliere
| Esigenza | Documento più adatto |
|---|---|
| Invitare clienti o fornitori a visitare uno stand | Il modello Word, che permette di specificare padiglione, numero dello stand, prodotti presentati e referente presente. |
| Allegare uno o più biglietti di ingresso | Il modello Word, nel quale è già presente una formula dedicata agli inviti allegati. |
| Invitare una persona alla fiera organizzata dalla propria azienda | Il PDF compilabile, adatto a un invito sintetico con programma e richiesta di conferma. |
| Preparare un invito per un evento diverso da una fiera | Il modello di invito formale a un evento, che presenta una struttura più generale. |
| Invitare un rappresentante istituzionale | Il fac simile di invito alle autorità, da adattare alla carica e al ruolo del destinatario. |
I documenti disponibili non sono predisposti per invitare formalmente un’impresa a diventare espositore. In quel caso devono essere utilizzati i moduli dell’organizzatore, accompagnati dalle condizioni di partecipazione, dalle tariffe, dal regolamento, dalle caratteristiche dello spazio espositivo e dalle scadenze per l’iscrizione.
Come Compilare la Lettera di Invito
L’invito deve consentire al destinatario di capire immediatamente chi scrive, dove si svolgerà la manifestazione e quale attività potrà trovare. Prima di compilarlo è opportuno avere a disposizione le informazioni definitive pubblicate dall’organizzatore.
- Mittente: indicare la denominazione dell’azienda o dell’organizzazione, l’indirizzo e il nome del referente che firma la comunicazione.
- Destinatario: inserire il nome della persona o la denominazione dell’impresa invitata. Se possibile, personalizzare il saluto e il contenuto in base al rapporto esistente.
- Oggetto: riportare il nome ufficiale della fiera e chiarire se si tratta di un invito alla manifestazione o a visitare uno specifico stand.
- Data e luogo: specificare i giorni della manifestazione, la sede completa e, quando utile, gli orari di apertura.
- Posizione dello stand: indicare padiglione, area, corsia, piano e numero dello stand utilizzando esattamente i riferimenti assegnati dall’organizzatore.
- Motivo dell’invito: descrivere in modo concreto prodotti, servizi, dimostrazioni, incontri o novità che il destinatario potrà conoscere.
- Appuntamento: se è possibile prenotare un incontro con un commerciale o un tecnico, specificare il recapito e le modalità per scegliere l’orario.
- Accesso: spiegare se è allegato un biglietto, se deve essere utilizzato un codice oppure se il visitatore deve completare una registrazione online.
- Conferma: indicare entro quale data rispondere e attraverso quale email, numero di telefono o modulo.
- Firma: concludere con nome, cognome, ruolo e recapiti diretti del referente.
Invito con Biglietto o Codice di Ingresso
Prima di promettere l’ingresso gratuito è necessario verificare le condizioni stabilite dall’organizzatore. Alcuni inviti costituiscono direttamente un titolo di accesso, mentre altri permettono soltanto di registrarsi o ottenere successivamente il pass. Nella lettera deve essere spiegato con precisione cosa deve fare il destinatario e se il codice presenta una scadenza, limitazioni o condizioni di utilizzo.
Come Inviare l’Invito
L’invito può essere inviato per email, consegnato a mano oppure spedito in formato cartaceo. L’email è normalmente adatta ai rapporti commerciali e consente di allegare il programma, il biglietto o il collegamento alla registrazione. La comunicazione stampata può essere preferibile per destinatari istituzionali o inviti particolarmente formali.
Non esiste un termine unico per l’invio. Il preavviso deve essere proporzionato all’importanza della fiera, alla necessità di organizzare viaggi e pernottamenti e alle scadenze previste per accrediti o appuntamenti. Se la manifestazione dura più giorni, è utile chiedere al destinatario di indicare la data e l’orario preferiti per la visita.
L’oggetto dell’email dovrebbe riportare il nome della fiera e, se pertinente, il numero dello stand. Gli allegati devono essere pertinenti e di dimensioni contenute. In alternativa è possibile inserire collegamenti alle pagine ufficiali della manifestazione, al programma o al sistema di registrazione.
Inviti Promozionali e Privacy
Quando l’invito viene inviato via email con finalità promozionale, è necessario verificare che gli indirizzi possano essere utilizzati per questo scopo. Le linee guida del Garante per la protezione dei dati personali prevedono normalmente il consenso preventivo per le comunicazioni commerciali elettroniche.
L’eccezione relativa al cosiddetto soft spam riguarda esclusivamente la posta elettronica acquisita nel contesto della vendita di un prodotto o servizio e utilizzata dalla stessa impresa per promuovere propri prodotti o servizi analoghi. Il destinatario deve essere stato adeguatamente informato e deve potersi opporre agli invii in modo semplice e gratuito. Non è quindi sufficiente reperire un indirizzo su un sito, in un elenco pubblico o da un biglietto da visita per inserirlo automaticamente in una campagna promozionale.
Documenti e Informazioni da Allegare
In base alla manifestazione, l’invito può essere accompagnato da:
- programma della fiera o degli incontri organizzati presso lo stand;
- biglietto, coupon, codice promozionale o istruzioni per l’accredito;
- planimetria con l’indicazione del padiglione e dello stand;
- brochure dei prodotti o servizi presentati;
- collegamento per prenotare un appuntamento;
- recapiti del referente presente durante la manifestazione.
Al termine dell’evento, i dati dei visitatori e le informazioni commerciali possono essere organizzati utilizzando un modulo per la raccolta dei contatti in fiera, verificando anche in questa fase finalità, informativa e condizioni per le successive comunicazioni.