In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF di lettera di sollecito per chiedere la definizione di una pratica già presentata alla Pubblica Amministrazione e ancora in sospeso. Il fac simile permette di richiamare l’istanza originaria, indicare il numero di pratica o di protocollo e chiedere un riscontro o la conclusione del procedimento.
Prima dell’invio è opportuno verificare il termine effettivamente previsto per lo specifico procedimento e l’eventuale presenza di una procedura telematica o di un modello predisposto dall’ente competente.
Fac Simile Lettera di Sollecito Definizione Pratica Word
La versione Word può essere modificata inserendo i dati del richiedente, gli estremi della pratica, la data di presentazione, l’eventuale numero di protocollo e la richiesta rivolta all’amministrazione.
Fac Simile Lettera di Sollecito Definizione Pratica PDF
Il PDF contiene uno schema sintetico di sollecito che può essere compilato con i riferimenti della pratica e utilizzato come base per la comunicazione.
Quando utilizzare il sollecito
La lettera è utile quando è stata presentata un’istanza alla Pubblica Amministrazione e, trascorso il termine previsto per quel procedimento, non è ancora arrivato il provvedimento atteso né una comunicazione che giustifichi il mancato completamento della pratica. Può essere utilizzata anche prima della scadenza per chiedere informazioni sullo stato della pratica, ma in questo caso è più corretto formulare la comunicazione come richiesta di aggiornamento anziché affermare che l’amministrazione è già in ritardo.
Se invece non si tratta di un procedimento amministrativo ma semplicemente di una comunicazione rimasta senza riscontro da parte di un’impresa, un professionista o un altro soggetto privato, può essere più adatto il fac simile di lettera di sollecito per mancata risposta.
Qual è il termine per la conclusione della pratica
Non esiste un termine di 30 giorni applicabile indistintamente a qualsiasi pratica e a qualsiasi amministrazione. L’articolo 2 della Legge 241/1990 prevede, per i procedimenti delle amministrazioni statali e degli enti pubblici nazionali, un termine di 30 giorni quando la legge o gli atti che disciplinano il procedimento non ne stabiliscono uno diverso. Per tali amministrazioni possono essere previsti termini fino a 90 giorni e, nei casi in cui la particolare complessità lo renda indispensabile, termini superiori che normalmente non possono oltrepassare 180 giorni, ferme le eccezioni previste dalla legge.
Regioni ed enti locali disciplinano i procedimenti di propria competenza nel rispetto delle garanzie stabilite dalla Legge 241/1990. Per una pratica comunale o regionale, quindi, prima di indicare nella lettera che il termine è scaduto è necessario controllare la scheda del procedimento, il regolamento dell’ente o la disposizione specifica applicabile.
Il termine normalmente decorre dal ricevimento della domanda per i procedimenti avviati su istanza di parte. La disciplina prevede inoltre casi nei quali il termine può essere sospeso. Per questo motivo è utile controllare anche eventuali richieste di integrazione o altre comunicazioni ricevute dall’amministrazione.
Come compilare la lettera
Il sollecito deve permettere all’ufficio di individuare senza difficoltà il procedimento interessato. È opportuno inserire:
- nome, cognome e recapiti del richiedente;
- amministrazione e, quando conosciuto, ufficio competente;
- oggetto della pratica;
- data di presentazione dell’istanza;
- numero di protocollo, numero della pratica o altro identificativo disponibile;
- eventuali successive integrazioni documentali e relative date;
- termine previsto per la conclusione, se verificato;
- richiesta chiara di conoscere lo stato della pratica o di procedere alla sua definizione;
- luogo, data e firma.
È preferibile evitare formule generiche come “sono trascorsi i termini di legge” se non si è prima verificata la durata effettiva del procedimento. Se il termine è noto, può essere indicato espressamente insieme alla data in cui risulta scaduto.
Alla lettera possono essere allegate la ricevuta di presentazione dell’istanza, la comunicazione contenente il numero di protocollo e le eventuali integrazioni già trasmesse. Non è normalmente necessario allegare nuovamente tutta la documentazione se l’amministrazione ne è già in possesso, salvo che sia utile per identificare la pratica o venga espressamente richiesto.
Come inviare il sollecito
Per una pratica amministrativa è consigliabile utilizzare uno dei canali ufficialmente accettati dall’ente e che permetta di documentare la trasmissione. A seconda dell’amministrazione possono essere disponibili PEC, protocollo, portale telematico o consegna allo sportello. Prima dell’invio è quindi utile consultare la pagina dedicata al procedimento.
Se si utilizza la PEC, è opportuno inviare la comunicazione all’indirizzo dell’ufficio competente o a quello istituzionale indicato dall’ente e conservare le ricevute. In caso di presentazione tramite protocollo o portale, va conservata la ricevuta con il relativo numero identificativo.
Cosa fare se il termine è scaduto
Il semplice sollecito può essere sufficiente quando il ritardo dipende da un problema organizzativo o quando occorre richiamare l’attenzione dell’ufficio sulla pratica. Se però il termine di conclusione è effettivamente decorso, la Legge 241/1990 prevede anche strumenti specifici contro l’inerzia.
In particolare, l’articolo 2, comma 9-ter, consente al privato, decorso inutilmente il termine, di rivolgersi al soggetto titolare del potere sostitutivo individuato dall’amministrazione. Quest’ultimo deve provvedere alla conclusione attraverso le strutture competenti o mediante la nomina di un commissario entro un termine pari alla metà di quello originariamente previsto. Prima di utilizzare questa procedura è opportuno verificare sul sito istituzionale dell’ente chi esercita il potere sostitutivo e con quali modalità deve essere presentata la richiesta.
Attenzione ai casi di silenzio assenso
La scadenza del termine non produce sempre gli stessi effetti. In alcuni procedimenti ad istanza di parte il silenzio dell’amministrazione può equivalere all’accoglimento della domanda, secondo quanto previsto dall’articolo 20 della Legge 241/1990. La stessa norma prevede però numerose esclusioni e possono esistere discipline speciali che richiedono un provvedimento espresso o attribuiscono al silenzio effetti differenti.
Prima di inviare un sollecito che chiede l’adozione di un provvedimento è quindi importante verificare quale effetto produce il decorso del termine nella specifica pratica. Se il silenzio ha già valore di accoglimento, le esigenze del richiedente possono essere diverse da quelle per cui è predisposto il fac simile disponibile in questa pagina.