In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF di regolamento per disciplinare l’utilizzo della carta di credito aziendale assegnata a dipendenti o altri soggetti autorizzati. Il documento può definire spese consentite, limiti, obblighi di rendicontazione, regole di custodia e procedure da seguire in caso di smarrimento o uso improprio.
La versione Word è preferibile quando occorre adattare in modo completo il regolamento. Il PDF contiene alcune indicazioni organizzative specifiche, tra cui un termine per la rendicontazione e il riferimento a un determinato ufficio, che devono essere verificate rispetto alla propria organizzazione prima dell’utilizzo.
Modello Regolamento Utilizzo Carta di Credito Aziendale Word
Il modello Word può essere modificato per indicare i soggetti autorizzati, le categorie di spesa, i limiti, le procedure di approvazione, i termini di rendicontazione e gli uffici aziendali competenti.
Fac Simile Regolamento Utilizzo Carta di Credito Aziendale PDF Editabile
Il PDF può essere utilizzato come schema di riferimento. Prima di adottarlo è necessario verificare che il termine di rendicontazione, i riferimenti agli uffici interni e le altre condizioni previste corrispondano alle procedure effettivamente applicate dall’azienda.
A cosa serve il regolamento per la carta di credito aziendale
Il regolamento stabilisce le condizioni secondo le quali una carta intestata o messa a disposizione dall’azienda può essere utilizzata per sostenere spese connesse all’attività lavorativa. Può riguardare, per esempio, trasferte, vitto e alloggio, trasporti, acquisti di beni o servizi, spese di rappresentanza e altre operazioni autorizzate dall’impresa.
Non esiste un unico regolamento valido per tutte le aziende. Le regole devono essere costruite tenendo conto delle caratteristiche dell’organizzazione, delle condizioni stabilite dall’emittente della carta, delle procedure amministrative interne e, quando il documento riguarda lavoratori dipendenti, della disciplina applicabile al rapporto di lavoro.
Il regolamento non sostituisce il documento con cui viene materialmente affidata una determinata carta a un dipendente. Per attestare l’assegnazione è possibile utilizzare separatamente il modulo di consegna della carta di credito aziendale, indicando la carta assegnata, la data di consegna e il soggetto che la riceve.
Cosa indicare nel regolamento
Prima dell’adozione è opportuno personalizzare almeno gli elementi che incidono concretamente sull’utilizzo della carta. In particolare, il regolamento può specificare:
- soggetti autorizzati, individuando le funzioni o i dipendenti ai quali può essere assegnata una carta;
- spese consentite, distinguendo gli acquisti liberamente effettuabili nell’ambito dell’incarico da quelli che richiedono un’autorizzazione preventiva;
- spese vietate, come gli acquisti personali e le operazioni estranee all’attività aziendale;
- limiti di utilizzo, indicando eventuali plafond per singola operazione, giorno o periodo e le soglie che richiedono un’approvazione;
- prelievi di contante, precisando se sono vietati oppure ammessi soltanto in circostanze determinate;
- rendicontazione, stabilendo quali informazioni e documenti devono essere presentati, a chi devono essere trasmessi e entro quale termine;
- controllo delle operazioni, indicando l’ufficio incaricato di confrontare la documentazione prodotta con i movimenti risultanti dall’estratto conto;
- custodia e sicurezza, prevedendo le precauzioni richieste al titolare e la procedura da attivare in caso di furto, smarrimento o sospetto utilizzo fraudolento;
- restituzione della carta, specificando i casi nei quali deve essere riconsegnata, per esempio alla cessazione dell’incarico o quando viene meno la necessità dell’assegnazione.
Termini come “entro il 15 del mese successivo”, presenti nel fac simile PDF, non costituiscono una scadenza generale prevista per ogni impresa. L’azienda deve sostituire o confermare il termine in funzione della propria procedura amministrativa. Allo stesso modo, il riferimento al “Servizio Bilancio” deve essere adattato alla denominazione dell’ufficio realmente competente.
Rendicontazione delle spese
Una delle parti più importanti del regolamento riguarda la modalità con cui il titolare deve giustificare le operazioni effettuate. È utile stabilire quali dati devono accompagnare ogni spesa, quali documenti devono essere conservati e come gestire l’eventuale mancanza del giustificativo.
Non tutte le aziende adottano la stessa procedura e non tutte le operazioni producono necessariamente lo stesso tipo di documento. Il regolamento dovrebbe quindi fare riferimento alla documentazione richiesta dalla procedura amministrativa e contabile applicabile, evitando formule troppo rigide se non corrispondono alla realtà operativa dell’impresa.
Il controllo può prevedere il confronto periodico tra le spese dichiarate dal titolare e i movimenti riportati nell’estratto conto della carta. Le eventuali anomalie dovrebbero essere esaminate prima di stabilire un recupero di somme o altre conseguenze a carico del dipendente.
Smarrimento e operazioni non riconosciute
Il regolamento deve indicare in modo chiaro cosa fare quando la carta viene persa oppure compaiono operazioni che il titolare non riconosce. In questi casi è opportuno prevedere la comunicazione immediata all’emittente attraverso i canali predisposti per il blocco della carta e, parallelamente, l’avviso al responsabile o all’ufficio aziendale competente.
Il PIN e le altre credenziali di sicurezza non devono essere riportati nel regolamento o conservati insieme alla carta. È inoltre utile prevedere il controllo periodico dei movimenti e, se disponibili, l’attivazione delle notifiche delle operazioni.
È importante distinguere l’utilizzo personale o comunque contrario alle regole aziendali da una transazione fraudolenta compiuta da terzi. Un’operazione non autorizzata non deve essere automaticamente considerata una spesa imputabile al dipendente. L’eventuale responsabilità e il recupero delle somme devono essere valutati sulla base delle circostanze concrete, della condotta del titolare e delle regole applicabili.
Violazioni del regolamento e conseguenze per il dipendente
Il regolamento può prevedere che l’uso improprio, la mancata rendicontazione o il mancato rispetto delle procedure possano determinare la limitazione dell’utilizzo della carta, il ritiro dell’assegnazione o la richiesta di chiarimenti e documentazione.
È invece opportuno evitare di stabilire automaticamente sanzioni disciplinari o addebiti economici per qualsiasi violazione. Se il regolamento viene collegato a conseguenze disciplinari, le relative previsioni devono essere coordinate con la legge, il CCNL applicato, il codice disciplinare e le procedure previste per il rapporto di lavoro. Per le regole organizzative di carattere generale può essere utile coordinare questo documento con il regolamento interno aziendale.
Come adottare e consegnare il regolamento
Dopo avere completato il documento, l’azienda deve renderne il contenuto conoscibile ai soggetti ai quali viene assegnata la carta. Può consegnarne una copia al dipendente, trasmetterla attraverso i canali aziendali o renderla disponibile nel sistema documentale interno, secondo le procedure adottate dall’organizzazione.
La sottoscrizione per presa visione può essere utilizzata per documentare che il titolare ha ricevuto il regolamento e conosce le condizioni previste. È opportuno conservare la versione applicabile alla data dell’assegnazione e comunicare successivamente le modifiche che incidono sulle modalità di utilizzo della carta.