In questa pagina sono disponibili un fac simile Word e un modello PDF per documentare la restituzione dei beni affidati dall’azienda. Il documento serve a registrare la riconsegna effettiva di attrezzature, dispositivi, chiavi, badge, carte e altri beni, nonché lo stato verificato al momento dell’accettazione.
Deve essere firmato, preferibilmente da chi restituisce e dal responsabile che riceve i beni. Se l’azienda utilizza una procedura o un modulo interno, è opportuno attenersi alle relative indicazioni. Questo documento non sostituisce una richiesta o diffida con cui il datore di lavoro intima la restituzione.
Fac Simile Restituzione Beni Aziendali Word
Il formato Word è indicato quando occorre personalizzare il documento, aggiungere righe all’inventario o inserire campi per matricole, accessori e condizioni dei beni.
Fac Simile Restituzione Beni Aziendali PDF
Il PDF mantiene l’impaginazione del modello ed è adatto quando sono sufficienti gli spazi già predisposti. Può essere completato con un programma compatibile oppure stampato e compilato.
Quando utilizzare il modulo
Il verbale può essere utilizzato al termine del rapporto di lavoro o della collaborazione, alla scadenza dell’assegnazione, in caso di cambio di mansione, sostituzione dell’attrezzatura oppure quando l’azienda richiede la riconsegna. Può riguardare, per esempio:
- computer, telefoni, tablet e relativi accessori;
- utensili, apparecchiature e dotazioni per il lavoro da remoto;
- chiavi, badge, token e dispositivi di accesso;
- carte di pagamento, SIM e documentazione aziendale;
- veicoli e relativi documenti o accessori.
Il modello documenta la consegna materiale e l’accettazione dei beni. Non è invece sufficiente per contestare formalmente un’omissione, quantificare un danno controverso o attribuire automaticamente responsabilità a una delle parti.
Come compilare il verbale di restituzione
Per identificare con precisione quanto riconsegnato è opportuno indicare:
- denominazione dell’azienda e ufficio o responsabile destinatario;
- nome e cognome del dipendente o collaboratore;
- luogo, data e ora della restituzione;
- quantità e descrizione di ogni bene;
- marca, modello, numero di serie, matricola o codice inventario, quando disponibili;
- accessori restituiti, come alimentatori, cavi, custodie, chiavi e documenti;
- stato di conservazione e funzionamento riscontrabile;
- eventuali danni, difetti o parti mancanti;
- nome e ruolo del responsabile che riceve i beni;
- firma di chi restituisce e di chi accetta la consegna.
Descrizioni generiche come “computer” o “telefono” possono creare incertezze. È preferibile identificare ogni oggetto mediante numero di serie o codice inventario e specificare separatamente gli accessori. Lo stato dei beni deve essere descritto in modo oggettivo, distinguendo il normale deterioramento dovuto all’uso da danni o mancanze.
Consegna, firma e conservazione
I beni devono essere consegnati all’ufficio o al responsabile indicato dall’azienda, per esempio risorse umane, reparto informatico, responsabile della flotta o referente diretto. È consigliabile predisporre due copie del verbale, firmate nello stesso momento, affinché ciascuna parte possa conservarne una.
Un messaggio con cui il dipendente comunica la disponibilità a restituire i beni non prova, da solo, che questi siano stati materialmente ricevuti né in quali condizioni. Chi restituisce dovrebbe quindi ottenere una copia firmata o un’altra conferma aziendale che identifichi i beni e la data della consegna.
Se la restituzione avviene mediante spedizione, è opportuno concordare preventivamente modalità e destinatario, utilizzare un invio tracciabile, inserire un inventario nel pacco e conservare ricevuta, fotografie dell’imballaggio e conferma di ricezione.
Controlli per computer, carte e veicoli
L’elenco dovrebbe essere confrontato con il precedente verbale di consegna delle attrezzature di lavoro, così da verificare che siano presenti anche alimentatori, docking station, SIM, supporti di memoria e altri accessori originariamente affidati.
Per computer e telefoni non devono essere riportate nel verbale password o credenziali personali. La cancellazione dei dati, la disattivazione degli account e l’eventuale trasferimento dei file di lavoro devono seguire le istruzioni dell’azienda.
Per le carte aziendali è sufficiente indicare il titolare e le ultime quattro cifre, senza annotare PIN, CVV o numero completo. Il relativo modulo di consegna della carta aziendale può essere utilizzato per verificare i dati dell’assegnazione iniziale.
Per un veicolo è opportuno aggiungere chilometraggio, livello del carburante, numero delle chiavi, documenti, dotazioni, danni visibili ed eventuali fotografie. Se lo spazio non basta, queste informazioni possono essere riportate in un allegato richiamato nel verbale.
Termini, danni e mancata restituzione
Il termine e le modalità di riconsegna dipendono dall’atto di assegnazione, dal contratto, dal regolamento aziendale e dalle istruzioni ricevute. Se il bene è stato affidato mediante un contratto di comodato d’uso, devono essere controllate anche la durata e le condizioni di restituzione previste dall’accordo.
In presenza di beni mancanti o danneggiati, le anomalie devono essere descritte senza formule generiche. Le parti possono inserire osservazioni o riserve prima della firma; il verbale registra quanto constatato, ma non determina da solo la causa del danno o il soggetto responsabile.
La mancata restituzione può comportare richieste di riconsegna, conseguenze disciplinari e azioni civili, secondo il rapporto e le circostanze concrete. Non costituisce però automaticamente appropriazione indebita: l’eventuale responsabilità penale richiede la presenza degli elementi previsti dall’articolo 646 del Codice penale, compresa una condotta diretta a procurare un ingiusto profitto.