In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF editabile di informativa sulla videosorveglianza destinata ai dipendenti. Il documento serve a spiegare ai lavoratori come vengono trattate le immagini raccolte dalle telecamere installate nei luoghi di lavoro, indicando finalità, modalità del trattamento, tempi di conservazione e diritti degli interessati.
La firma del dipendente non sostituisce l’accordo sindacale o l’autorizzazione prevista dall’articolo 4 della Legge 300/1970 e, di regola, il consenso del lavoratore non costituisce la base giuridica appropriata per legittimare questo tipo di trattamento.
Modello Informativa Videosorveglianza Dipendenti Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati del titolare del trattamento, le sedi interessate, le caratteristiche essenziali dell’impianto, le finalità perseguite, il periodo di conservazione e gli estremi dell’eventuale accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.
Fac Simile Informativa Videosorveglianza Dipendenti PDF Editabile
Di seguito è disponibile anche il fac simile in formato PDF editabile. Prima dell’utilizzo è necessario adattare le informazioni al sistema effettivamente installato e alle condizioni previste dall’accordo sindacale o dal provvedimento autorizzativo, quando richiesti.
Videosorveglianza dei dipendenti e articolo 4 dello Statuto dei lavoratori
Le immagini registrate dalle telecamere costituiscono dati personali e il loro trattamento deve rispettare il Regolamento UE 2016/679, il Codice in materia di protezione dei dati personali e la disciplina sui controlli a distanza dei lavoratori.
L’articolo 4 della Legge 300/1970 stabilisce che gli impianti audiovisivi dai quali possa derivare anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro o tutela del patrimonio aziendale.
L’installazione richiede preventivamente un accordo collettivo con la rappresentanza sindacale unitaria o con le rappresentanze sindacali aziendali. Se l’accordo non viene raggiunto o non sono presenti rappresentanze sindacali, nei casi previsti è necessario ottenere l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro competente.
L’Ispettorato Nazionale del Lavoro mette a disposizione la procedura e la modulistica per richiedere l’autorizzazione all’installazione di impianti di videosorveglianza, localizzazione satellitare e altri strumenti di controllo.
Non è invece necessaria un’autorizzazione del Garante per la protezione dei dati personali. Restano però a carico del titolare tutti gli obblighi previsti dalla normativa privacy e, quando applicabile, dallo Statuto dei lavoratori.
La firma dei dipendenti è una liberatoria?
No. Il documento scaricabile deve essere utilizzato come informativa, non come autorizzazione rilasciata dal lavoratore al datore di lavoro. Il consenso dei singoli dipendenti non può sostituire la procedura prevista dall’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori.
Anche sotto il profilo del GDPR il consenso del lavoratore non rappresenta, di regola, il presupposto più appropriato, considerato lo squilibrio che caratterizza il rapporto tra datore di lavoro e dipendente. La sottoscrizione dell’informativa, quando prevista dall’organizzazione, può eventualmente documentarne la consegna o la presa visione, ma non deve essere formulata come consenso necessario a rendere lecite le riprese.
Non è quindi pertinente utilizzare, per questa finalità, un generico modulo di consenso al trattamento dei dati personali.
Cosa deve contenere l’informativa
L’informativa completa deve essere predisposta in base all’articolo 13 del GDPR e alle caratteristiche concrete dell’impianto. Tra le informazioni da indicare, quando applicabili, rientrano:
- denominazione e contatti del titolare del trattamento;
- contatti del Responsabile della protezione dei dati, se un DPO è stato effettivamente designato;
- sedi e aree interessate dalla videosorveglianza;
- finalità perseguite con l’impianto;
- base giuridica del trattamento;
- estremi dell’accordo sindacale o dell’autorizzazione dell’Ispettorato, quando applicabili;
- modalità essenziali delle riprese e indicazione dell’eventuale registrazione delle immagini;
- periodo di conservazione delle registrazioni oppure criteri utilizzati per determinarlo;
- soggetti o categorie di soggetti che possono accedere alle immagini;
- eventuali destinatari dei dati;
- eventuali trasferimenti di dati fuori dallo Spazio economico europeo, se presenti;
- diritti riconosciuti agli interessati e modalità per esercitarli;
- diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Non è obbligatorio indicare un DPO se l’azienda non è tenuta a designarlo e non lo ha nominato. Allo stesso modo, non esiste una regola generale che imponga che le registrazioni siano conservate esclusivamente in Italia: se intervengono trasferimenti internazionali devono invece essere rispettate le specifiche regole previste dal GDPR.
Cartello videosorveglianza e informativa completa
Il Garante per la protezione dei dati personali chiarisce che chi entra in una zona videosorvegliata deve essere informato prima di accedervi. A questo scopo viene normalmente utilizzato un cartello contenente le informazioni essenziali, collocato prima dell’area ripresa.
Il cartello rappresenta una forma di informativa sintetica e deve rinviare a un’informativa completa contenente tutti gli elementi richiesti dall’articolo 13 del GDPR. Per i dipendenti è quindi opportuno rendere disponibile anche il testo completo, per esempio attraverso consegna individuale, intranet aziendale, bacheca o altro sistema che ne garantisca un accesso agevole.
La semplice presenza del cartello non sostituisce inoltre l’adeguata informazione richiesta dall’articolo 4, comma 3, dello Statuto dei lavoratori sulle modalità di utilizzo degli strumenti e di effettuazione dei controlli.
Per quanto tempo possono essere conservate le immagini
Non esiste un limite generale e automatico di 72 ore valido per qualsiasi impianto aziendale. Il GDPR richiede che i dati siano conservati soltanto per il tempo necessario rispetto alle finalità per cui sono raccolti.
Secondo le indicazioni del Garante, nella maggior parte dei casi le registrazioni dovrebbero essere cancellate dopo pochi giorni. Quanto più il periodo di conservazione si prolunga, in particolare oltre le 72 ore, tanto più il titolare deve essere in grado di motivarne la necessità in relazione alle finalità perseguite e ai rischi per gli interessati.
Un periodo di 24 o 48 ore può essere adeguato in molte situazioni, mentre chiusure durante fine settimana, festività o particolari esigenze di sicurezza possono giustificare tempi differenti. Devono inoltre essere rispettate eventuali prescrizioni contenute nell’accordo sindacale o nel provvedimento dell’Ispettorato.
Chi può visualizzare le registrazioni
L’accesso alle immagini non dovrebbe essere attribuito genericamente al titolare della società o a qualsiasi responsabile aziendale. Devono essere individuate le persone autorizzate al trattamento in funzione dei rispettivi compiti e adottate misure tecniche e organizzative adeguate per impedire accessi non autorizzati.
Se un fornitore esterno gestisce o può accedere al sistema per conto dell’azienda, deve essere valutata anche la sua eventuale designazione come responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.
Le credenziali di accesso devono essere protette e personali quando possibile, e l’accesso alle registrazioni deve essere limitato alle situazioni coerenti con le finalità dichiarate. La trasmissione delle immagini alle autorità può avvenire quando prevista o richiesta dalla legge, senza che ciò trasformi le registrazioni in dati liberamente divulgabili.
Informativa, autorizzazione e utilizzo delle immagini
Informativa privacy e autorizzazione all’installazione svolgono funzioni diverse. L’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato costituiscono, quando richiesti, la condizione lavoristica per installare e utilizzare l’impianto. L’informativa serve invece a rendere trasparente il trattamento dei dati personali effettuato attraverso le telecamere.
L’articolo 4, comma 3, dello Statuto dei lavoratori stabilisce inoltre che le informazioni raccolte mediante gli strumenti disciplinati dalla norma possono essere utilizzate per finalità connesse al rapporto di lavoro a condizione che al lavoratore sia stata fornita un’adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e che sia rispettata la normativa sulla protezione dei dati personali. Il fac simile disponibile deve quindi essere personalizzato in modo coerente con l’impianto realmente autorizzato o concordato. Non è sufficiente sostituire i dati dell’azienda mantenendo automaticamente caratteristiche tecniche, tempi di conservazione, numero di telecamere o modalità di accesso non corrispondenti alla situazione effettiva.