In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF editabile per la comunicazione delle ferie ai dipendenti. I file scaricabili sono impostati, più precisamente, come comunicazione di programmazione delle ferie individuali: l’azienda indica l’arco temporale entro il quale le ferie potranno essere fruite e invita il lavoratore a esprimere le proprie preferenze.
Si tratta di fac simile liberi e non di moduli ufficiali. Se l’azienda deve invece comunicare un periodo di ferie già stabilito unilateralmente, per esempio in occasione di una chiusura aziendale, il testo deve essere adattato indicando direttamente le date assegnate e verificando preventivamente il CCNL applicato e le eventuali regole aziendali o sindacali.
Fac Simile Lettera Comunicazione Ferie Word
Il modello Word è la versione più adatta quando occorre personalizzare la programmazione, indicare il periodo disponibile e fissare il termine entro il quale il dipendente deve comunicare le proprie preferenze.
Modello Lettera Comunicazione Ferie PDF Editabile
Di seguito è disponibile anche il fac simile PDF editabile. Il documento consente di comunicare l’intervallo previsto per le ferie e di raccogliere la richiesta del lavoratore prima dell’autorizzazione definitiva dell’azienda.
Chi decide il periodo delle ferie
Le ferie annuali retribuite sono un diritto irrinunciabile del lavoratore riconosciuto dall’articolo 36 della Costituzione. Per quanto riguarda la collocazione temporale, l’articolo 2109 del Codice Civile stabilisce che il periodo viene determinato dal datore di lavoro tenendo conto sia delle esigenze dell’impresa sia degli interessi del lavoratore.
Non è quindi corretto considerare gli interessi del dipendente irrilevanti o affermare che le esigenze aziendali prevalgano automaticamente in qualsiasi situazione. La decisione finale sull’organizzazione delle ferie rientra nei poteri del datore, ma deve essere esercitata nel rispetto della legge, del CCNL applicato e del necessario contemperamento delle esigenze delle parti.
Per questo motivo molte aziende utilizzano un piano ferie: il datore individua i periodi compatibili con l’organizzazione del lavoro e i dipendenti comunicano le proprie preferenze. Il file disponibile in questa pagina è costruito proprio secondo questa logica. Il lavoratore che deve presentare la propria domanda può utilizzare anche il modulo di richiesta ferie.
Cosa sono le ferie forzate
L’espressione ferie forzate non identifica uno specifico istituto disciplinato con questo nome dalla legge. Viene normalmente utilizzata per descrivere le ferie collocate dal datore di lavoro in un periodo determinato anche in assenza di una richiesta coincidente del dipendente.
Può accadere, per esempio, in occasione della chiusura collettiva dell’azienda, della sospensione programmata dell’attività o quando sia necessario organizzare la fruizione delle ferie maturate entro i termini previsti. Anche in questi casi devono essere rispettate le disposizioni del CCNL e gli eventuali obblighi di confronto o comunicazione previsti dalla contrattazione collettiva.
Il datore non dispone quindi di un potere illimitato di collocare il lavoratore in ferie in qualsiasi momento. Deve rispettare la funzione di riposo delle ferie, gli interessi del lavoratore, le regole contrattuali e l’obbligo di comunicare preventivamente il periodo stabilito.
Quante ferie devono essere godute e quando
L’articolo 10 del D.Lgs. 66/2003 riconosce al lavoratore un periodo annuale di ferie retribuite non inferiore a quattro settimane, salvo condizioni di miglior favore previste dalla contrattazione collettiva.
Salvo quanto previsto dal contratto collettivo o da discipline particolari, il periodo minimo deve essere fruito:
- per almeno due settimane nel corso dell’anno di maturazione;
- per le restanti due settimane entro i 18 mesi successivi al termine dell’anno di maturazione.
Le prime due settimane devono essere consecutive quando il lavoratore lo richiede. Non esiste invece una regola generale secondo cui debbano essere sempre obbligatoriamente consecutive o non possano mai essere frazionate in assenza di una richiesta del dipendente.
La contrattazione collettiva può intervenire sulle modalità e, entro i limiti consentiti, sui termini di fruizione. Il Ministero del Lavoro riepiloga questi principi anche nel rapporto sull’applicazione della Convenzione OIL relativa alle ferie annuali retribuite.
Il periodo minimo legale di quattro settimane non può essere sostituito da un’indennità per ferie non godute durante il rapporto, salvo il caso di cessazione del rapporto stesso. Per eventuali ferie ulteriori rispetto al minimo legale occorre invece verificare la disciplina del CCNL applicato.
Quanto preavviso serve per imporre o comunicare le ferie
L’articolo 2109 del Codice Civile richiede che il datore di lavoro comunichi preventivamente al dipendente il periodo stabilito per il godimento delle ferie. La legge non stabilisce però un numero di giorni di preavviso valido indistintamente per qualsiasi rapporto di lavoro.
Occorre quindi verificare innanzitutto se il CCNL, un accordo aziendale o il regolamento interno stabiliscano termini specifici. In mancanza, la comunicazione deve comunque avvenire con un anticipo coerente con la funzione delle ferie e con la possibilità del lavoratore di organizzare il proprio periodo di riposo.
La Corte di Cassazione, con ordinanza n. 24977 del 19 agosto 2022, ha inoltre chiarito che sia la fissazione sia l’eventuale modifica del periodo feriale devono essere comunicate preventivamente ai singoli lavoratori, con l’indicazione del periodo nel quale ciascuno viene collocato in ferie.
Non è quindi corretto stabilire in astratto che qualsiasi comunicazione con “scarso preavviso” sia automaticamente invalida sulla base di un termine legale predeterminato, perché tale termine generale non esiste. La congruità del preavviso deve essere valutata considerando contratto collettivo, circostanze concrete e modalità della comunicazione.
Come utilizzare il modello scaricabile
Il documento disponibile non assegna direttamente al dipendente ferie dal giorno X al giorno Y. L’azienda comunica invece un periodo entro il quale le ferie potranno essere collocate e invita il lavoratore a indicare le date preferite entro una determinata scadenza.
Nel modello devono essere compilati:
- la durata del periodo di ferie da programmare;
- il mese iniziale e quello finale entro i quali potranno essere fruite;
- il termine per presentare la preferenza individuale;
- il termine entro il quale l’azienda comunicherà l’autorizzazione definitiva;
- luogo, data e firma del datore di lavoro o del soggetto incaricato.
Questa impostazione è adatta quando il datore vuole predisporre il piano ferie lasciando al dipendente la possibilità di indicare le proprie esigenze. La richiesta del lavoratore non comporta automaticamente l’approvazione delle date proposte: l’azienda deve verificare la compatibilità con le esigenze organizzative e comunicare successivamente il periodo autorizzato.
Come comunicare un periodo di ferie già deciso dall’azienda
Se l’esigenza è diversa e l’azienda ha già stabilito il periodo di ferie, per esempio per una chiusura collettiva, il modello scaricabile richiede un adattamento sostanziale. In questo caso la comunicazione dovrebbe indicare direttamente:
- il lavoratore o il gruppo di lavoratori interessato;
- le date di inizio e fine delle ferie;
- l’eventuale chiusura aziendale o la ragione organizzativa della programmazione, quando opportuno;
- il numero di giorni imputati a ferie;
- eventuali disposizioni previste dal CCNL o dagli accordi aziendali;
- data della comunicazione e firma del datore di lavoro.
Non è necessario che il dipendente esprima il proprio consenso affinché il datore possa stabilire il periodo feriale nei limiti consentiti dalla legge. È però necessario verificare le sue esigenze, le disposizioni contrattuali applicabili e comunicare la decisione preventivamente.
Ferie collettive e ferie individuali
Le ferie collettive riguardano normalmente la chiusura dell’intera azienda, di uno stabilimento o di un reparto per un periodo determinato. Le ferie individuali sono invece programmate per ciascun lavoratore tenendo conto delle esigenze produttive e delle richieste personali.
Le regole operative possono variare sensibilmente tra settori. Alcuni CCNL disciplinano espressamente la programmazione delle ferie, la consultazione delle rappresentanze sindacali, i periodi collettivi e i termini entro i quali devono essere presentate le richieste. Prima di inviare una comunicazione di ferie imposte o predisporre una chiusura collettiva è quindi importante controllare il contratto collettivo effettivamente applicato dall’azienda.