In questa pagina sono disponibili un fac simile di scheda anagrafica cliente in formato Word e un modello PDF editabile. La scheda può essere utilizzata da imprese e professionisti per raccogliere in modo ordinato i dati necessari alla gestione del cliente, alla fatturazione, ai contatti e agli adempimenti amministrativi collegati al rapporto.
Il modello deve essere adattato alle informazioni effettivamente necessarie all’attività. Quando vengono raccolti dati personali, occorre inoltre rispettare il principio di minimizzazione previsto dal GDPR e fornire all’interessato l’informativa sul trattamento dei dati.
Modello Scheda Anagrafica Cliente Word
Il formato Word è consigliato quando la scheda deve essere personalizzata, per esempio eliminando campi non necessari, aggiungendo dati utili alla propria attività o adeguando la parte relativa alla privacy e ai consensi.
Fac Simile Scheda Anagrafica Cliente PDF Editabile
Il PDF editabile può essere utilizzato quando i campi presenti corrispondono alle informazioni che l’azienda deve effettivamente raccogliere. Prima della compilazione è comunque necessario verificare che la sezione relativa al trattamento dei dati personali sia coerente con l’informativa privacy adottata dall’impresa.
A Cosa Serve la Scheda Anagrafica Cliente
La scheda anagrafica consente di creare un riferimento unico per le informazioni necessarie alla gestione di un cliente. Può essere utilizzata per registrare dati identificativi e fiscali, recapiti, indirizzi di consegna, riferimenti per la fatturazione, referente aziendale e condizioni amministrative concordate.
Non esiste un contenuto obbligatorio uguale per tutte le attività. I campi devono essere scelti in funzione dello scopo per il quale la scheda viene utilizzata. Il Regolamento UE 2016/679 richiede infatti che i dati personali siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità del trattamento.
Per un cliente persona fisica possono essere utili nome e cognome, codice fiscale quando necessario, indirizzo, telefono ed email. Per imprese e professionisti possono essere richiesti ragione sociale, sede, partita IVA, codice fiscale, PEC, codice destinatario per la fatturazione elettronica e dati del referente. I dati della società in quanto tale non costituiscono dati personali ai sensi del GDPR, mentre nome, email diretta e telefono di una persona fisica che opera come referente sono dati personali.
Come Compilare il Modello
La compilazione deve partire dai dati effettivamente necessari. Nella parte identificativa vanno riportati nome e cognome oppure ragione sociale, codice fiscale e, quando applicabile, partita IVA. L’indirizzo deve corrispondere alla residenza, alla sede legale o alla sede utilizzata per il rapporto commerciale, specificando eventualmente un diverso indirizzo di consegna.
Nella sezione dei recapiti è preferibile indicare soltanto telefono, email, PEC e altri contatti che abbiano una funzione concreta nel rapporto. Per un cliente aziendale può essere utile registrare anche il nominativo e i recapiti del referente operativo.
I campi relativi alla fatturazione devono essere compilati in base al tipo di cliente. Per la fattura elettronica è importante riportare correttamente partita IVA o codice fiscale e i dati utili al recapito attraverso il Sistema di Interscambio. Per il consumatore finale il codice destinatario viene normalmente valorizzato secondo le regole previste per la fatturazione elettronica anche quando non è disponibile un indirizzo telematico specifico.
L’IBAN dovrebbe essere raccolto soltanto quando necessario per pagamenti, rimborsi, addebiti o altre operazioni connesse al rapporto. Allo stesso modo, dati come data di nascita, documento di identità o informazioni ulteriori non dovrebbero essere richiesti automaticamente se non hanno una finalità concreta.
Scheda Cliente, Informativa Privacy e Consenso
La scheda anagrafica e l’informativa privacy svolgono funzioni diverse. La scheda raccoglie i dati utilizzati dall’azienda; l’informativa prevista dagli articoli 13 e 14 del GDPR spiega invece, tra le altre informazioni applicabili, chi tratta i dati, per quali finalità, sulla base di quale presupposto giuridico, per quanto tempo vengono conservati e quali diritti può esercitare l’interessato.
La semplice formula con cui il cliente dichiara di autorizzare genericamente il trattamento non sostituisce l’informativa e non rende necessario il consenso quando il trattamento può essere fondato su un’altra base giuridica. L’articolo 6 del GDPR prevede, tra le altre, la necessità di eseguire un contratto e l’adempimento di un obbligo legale.
Se il titolare vuole utilizzare i dati per finalità ulteriori che richiedono il consenso, è preferibile prevedere una scelta separata e chiaramente identificabile. Su DocumentiUtili.com è disponibile anche un modulo di consenso al trattamento dei dati personali, da utilizzare soltanto nei casi in cui il consenso costituisce effettivamente la base giuridica appropriata.
Per l’invio di comunicazioni promozionali tramite email, la regola generale richiede il preventivo consenso, fermo restando il cosiddetto soft spam previsto dall’articolo 130, comma 4, del Codice Privacy. Questa eccezione consente, a determinate condizioni, di utilizzare l’indirizzo email acquisito nel contesto di una vendita per promuovere propri prodotti o servizi analoghi, lasciando sempre al cliente la possibilità di opporsi. Il Garante per la protezione dei dati personali ha ribadito l’ambito di questa eccezione.
Conservazione della Scheda Cliente
Non esiste un termine unico di dieci anni applicabile indistintamente a tutti i dati presenti nella scheda. L’articolo 2220 del codice civile prevede la conservazione per dieci anni delle scritture contabili e, per lo stesso periodo, delle fatture e della corrispondenza commerciale prevista dalla norma. Ciò non significa però che qualsiasi dato inserito nel CRM o nella scheda cliente debba essere conservato automaticamente per dieci anni.
Il periodo di conservazione deve essere stabilito considerando la finalità del trattamento, gli obblighi fiscali e contabili, la gestione del rapporto contrattuale e le eventuali esigenze legittime di tutela dei diritti. Al termine del periodo necessario, i dati che non dispongono più di una base per essere conservati devono essere cancellati o resi anonimi secondo le procedure adottate dal titolare.
La documentazione cartacea deve essere custodita in modo da impedire accessi non autorizzati. Per gli archivi digitali devono essere adottate misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, come credenziali individuali, controllo degli accessi, backup e, quando appropriato, cifratura.
Quando il Modello Generico non è Sufficiente
Questo fac simile è pensato per una normale anagrafica amministrativa e commerciale. Se l’attività deve raccogliere dati appartenenti a categorie particolari, come informazioni relative alla salute, oppure effettuare profilazioni articolate, valutazioni creditizie o altri trattamenti ad alto impatto, una scheda cliente generica non è sufficiente per definire gli adempimenti privacy necessari.
Se invece occorre gestire l’anagrafica in un foglio di calcolo, è disponibile anche un fac simile di scheda cliente in Excel, Word e PDF da scaricare.