In questa pagina mettiamo a disposizione un modello scheda cliente Excel, Word e PDF da compilare e stampare.
Si tratta di un fac simile editabile che può essere utilizzato come esempio per scrivere una scheda cliente.
Come Realizzare una Scheda Anagrafica Cliente
La scheda anagrafica è un documento, in formato cartaceo o elettronico, che raccoglie le informazioni essenziali su una persona o un’azienda. In genere, questo documento include dati come nome, indirizzo, numero di telefono e altri dettagli di contatto, come l’indirizzo mail. Nel caso delle aziende, vengono aggiunti anche la partita IVA, il codice fiscale e il codice per la fatturazione elettronica. Oltre ai dati di base, una scheda anagrafica può contenere informazioni aggiuntive riguardanti le attività svolte dalla persona o dall’azienda. Lo scopo principale di una scheda anagrafica è quello di rendere facilmente reperibili le informazioni necessarie, in particolare per la gestione amministrativa e la fatturazione.
La gestione delle schede anagrafiche è un aspetto importante all’interno di un efficace sistema di gestione dei dati aziendali. Queste schede permettono di conservare le informazioni in modo organizzato e facilmente accessibile, facilitando il lavoro amministrativo e migliorando la qualità del servizio clienti. Per gestire le schede anagrafiche in modo ottimale, è importante adottare alcune buone pratiche
-Aggiornamento costante: le schede anagrafiche devono essere continuamente aggiornate per riflettere eventuali cambiamenti nelle informazioni personali o professionali dei clienti e fornitori.
-Ordine e chiarezza: è essenziale mantenere le schede ordinate e prive di informazioni superflue, per evitare confusione e garantire che le informazioni siano facilmente comprensibili.
-Accessibilità dei dati: le informazioni contenute nelle schede devono essere facilmente accessibili per tutti coloro che, all’interno dell’azienda, hanno necessità di consultarle, garantendo al contempo la riservatezza dei dati secondo quanto previsto dalla normativa sulla privacy.
Ecco i principali dati che una scheda anagrafica deve includere
-Nome e cognome o ragione sociale
Nel caso di una persona fisica, il nome completo e il cognome devono essere riportati con esattezza. Per le aziende o le organizzazioni, è necessario indicare la ragione sociale esattamente come registrata presso le autorità competenti, poiché questi dati saranno utilizzati per la fatturazione e altre procedure legali e fiscali.
-Indirizzo
L’indirizzo è un altro elemento chiave della scheda anagrafica. Deve includere:
Via e numero civico
CAP
Città
Provincia e Stato Questo dato è particolarmente importante per inviare comunicazioni fisiche, documenti fiscali o per le spedizioni di beni.
-Numero di telefono
Un numero di telefono valido consente una comunicazione diretta e immediata con il cliente o il fornitore. È buona prassi includere sia il numero fisso che il numero di cellulare, se disponibili, per assicurare reperibilità.
-Data di nascita nel caso di persone fisiche
Nel caso di una persona fisica, la data di nascita può essere utile per identificare univocamente il cliente o per offrire vantaggi personalizzati. In alcuni casi, può essere rilevante anche per questioni fiscali o per l’accesso a particolari agevolazioni.
-Partita IVA
La Partita IVA è indispensabile per le aziende e i professionisti, poiché consente di identificare il soggetto a fini fiscali. In assenza di una partita IVA, come nel caso dei privati, si utilizza il Codice Fiscale, che è obbligatorio per identificare il soggetto in tutte le transazioni economiche rilevanti.
-Codice Ateco
Il Codice Ateco è una classificazione adottata per identificare il tipo di attività economica svolta dall’azienda. Esso consente di attribuire correttamente il regime fiscale applicabile all’impresa e di comunicare con precisione l’ambito di operatività. La sua indicazione nella scheda anagrafica aiuta a contestualizzare le operazioni commerciali e a rendere trasparente l’attività svolta.
-Codice di fatturazione elettronica
Nel contesto della fatturazione elettronica, è necessario includere il Codice Destinatario (o, in alternativa, l’indirizzo PEC del cliente). Questo codice, composto da sette caratteri, è assegnato al destinatario della fattura e permette di trasmettere il documento tramite il Sistema di Interscambio (SdI), garantendo il rispetto della normativa fiscale vigente.
Altri dati rilevanti per la scheda anagrafica
Oltre ai dati essenziali sopra elencati, a seconda della natura del rapporto commerciale e delle esigenze aziendali, potrebbero essere inclusi ulteriori informazioni
-Codice Fiscale: per le persone fisiche o le ditte individuali, è obbligatorio per identificare correttamente il soggetto fiscale.
-Indirizzo mail: utile per l’invio di comunicazioni digitali, conferme d’ordine, o fatture elettroniche.
-Referente aziendale: se il rapporto è con un’azienda, è utile identificare la persona di contatto, inserendo nome, ruolo, mail e telefono.
-Modalità di pagamento: possono essere registrate le informazioni relative ai termini di pagamento concordati, come bonifico bancario, carta di credito o altri metodi.
Fac Simile Scheda Cliente Word
Il modello scheda cliente Word da scaricare presente in questa pagina può essere compilato inserendo i dati indicati in precedenza.
Modello Scheda Cliente Excel
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile scheda cliente Excel da scaricare e compilare.
Modulo Scheda Cliente PDF Editabile
In questa sezione è disponibile un modulo scheda cliente PDF editabile da compilare inserendo i dati richiesti.