In questa pagina sono disponibili modelli di scheda cliente in formato Excel, Word e PDF da compilare e utilizzare per raccogliere in modo ordinato i dati necessari alla gestione del rapporto con clienti privati, professionisti e aziende.
Excel è indicato per gestire e aggiornare più anagrafiche, Word permette di modificare facilmente campi e struttura, mentre il PDF è adatto alla compilazione e alla stampa.
Fac Simile Scheda Cliente Word
Il modello Word può essere personalizzato aggiungendo, eliminando o modificando i campi in base alle esigenze dell’attività.
Modello Scheda Cliente Excel
Il modello Excel è utile per organizzare le informazioni dei clienti in formato digitale e mantenere un’anagrafica facilmente aggiornabile.
Modulo Scheda Cliente PDF Editabile
Il modello PDF può essere compilato con i dati richiesti e conservato digitalmente oppure stampato.
A Cosa Serve una Scheda Cliente
La scheda cliente raccoglie in un unico documento le informazioni utilizzate dall’impresa o dal professionista per identificare il cliente, contattarlo, gestire il rapporto commerciale e, quando necessario, predisporre correttamente la documentazione amministrativa e fiscale.
Non esiste un unico contenuto obbligatorio valido per tutte le attività. I campi devono essere scelti in funzione dello scopo per cui la scheda viene utilizzata. Per una semplice anagrafica possono essere sufficienti nominativo, indirizzo e recapiti, mentre nei rapporti con imprese e professionisti possono essere necessari anche partita IVA, codice fiscale, referente amministrativo e informazioni per la fatturazione elettronica.
Se occorre esclusivamente raccogliere i dati identificativi e amministrativi del cliente senza utilizzare il formato Excel, è disponibile anche il modello di scheda anagrafica cliente.
Quali Dati Inserire nella Scheda Cliente
I dati da raccogliere dipendono dal tipo di cliente e dalle esigenze dell’attività. In una scheda destinata alla normale gestione amministrativa possono essere previsti:
- Nome e cognome o denominazione: per identificare il cliente persona fisica, professionista, impresa o altro soggetto.
- Indirizzo: residenza, domicilio, sede legale o indirizzo operativo, quando necessario per il rapporto commerciale, la fatturazione, la consegna o altre comunicazioni.
- Telefono ed email: recapiti utili alla gestione del rapporto con il cliente.
- Codice fiscale e partita IVA: da raccogliere quando necessari per identificare fiscalmente il cliente e predisporre i documenti previsti per l’operazione.
- PEC e Codice Destinatario: utili nei rapporti con soggetti per i quali devono essere gestite fatture elettroniche.
- Referente aziendale: nei rapporti B2B possono essere indicati nome, ruolo e recapiti della persona con cui interagire.
- Condizioni e modalità di pagamento: possono essere registrate quando servono per la gestione amministrativa del rapporto.
- Note: possono essere inserite ulteriori informazioni operative effettivamente utili all’attività.
Non è invece opportuno raccogliere automaticamente informazioni come data di nascita, Codice Ateco, documenti di identità o altri dati personali se non esiste una concreta necessità collegata al servizio o all’adempimento da svolgere.
Scheda Cliente e Fatturazione Elettronica
Quando la scheda viene utilizzata anche per predisporre le fatture, è importante registrare correttamente i dati fiscali comunicati dal cliente. Per la fatturazione elettronica il recapito può essere gestito attraverso il Codice Destinatario alfanumerico di sette caratteri oppure tramite PEC, secondo le modalità previste dal Sistema di Interscambio.
Se il cliente ha registrato presso l’Agenzia delle Entrate un indirizzo telematico preferenziale, il Sistema di Interscambio utilizza tale recapito per la consegna delle fatture. Le indicazioni operative aggiornate sono disponibili nella guida ufficiale dell’Agenzia delle Entrate sulla fatturazione elettronica.
Come Compilare e Utilizzare la Scheda
Prima di compilare il modello è utile stabilire quali informazioni servono realmente all’attività e rimuovere i campi superflui. I dati identificativi e fiscali dovrebbero essere riportati sulla base delle informazioni comunicate dal cliente, prestando particolare attenzione a denominazione, codice fiscale, partita IVA e recapiti utilizzati per la fatturazione.
La scheda può essere compilata direttamente dall’azienda oppure inviata al cliente affinché comunichi o confermi i propri dati. Non è normalmente un documento da trasmettere a un ente pubblico e non sostituisce contratti, ordini, fatture, informative privacy o altre dichiarazioni eventualmente necessarie. Le modalità di restituzione e conservazione possono quindi essere definite dall’organizzazione in base alle proprie procedure.
È utile aggiornare la scheda quando cambiano sede, recapiti, referente, partita IVA, indirizzo telematico o altre informazioni rilevanti, evitando di continuare a utilizzare dati non più corretti.
Privacy e Conservazione dei Dati dei Clienti
La scheda cliente contiene dati personali quando permette di identificare direttamente o indirettamente una persona fisica, compresi i dati dei referenti di un’impresa. La raccolta deve quindi essere organizzata nel rispetto delle regole applicabili al trattamento dei dati personali.
Il principio di minimizzazione richiede di raccogliere dati adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità perseguite. Devono inoltre essere rispettati i principi di esattezza, limitazione della conservazione e sicurezza delle informazioni. Una sintesi di questi principi è disponibile sul sito del Garante per la protezione dei dati personali.
Quando i dati vengono raccolti direttamente dal cliente deve essere fornita l’informativa prevista dalla normativa applicabile. La scheda cliente, di per sé, non costituisce un consenso generale al trattamento dei dati: la base giuridica deve essere individuata in relazione alla specifica finalità, per esempio esecuzione del rapporto contrattuale, adempimento di un obbligo di legge o, quando effettivamente richiesto, consenso dell’interessato.
L’accesso alle schede, sia cartacee sia digitali, dovrebbe essere limitato alle persone che ne hanno bisogno per lo svolgimento delle proprie mansioni. Anche i tempi di conservazione devono essere stabiliti tenendo conto delle finalità del trattamento e degli eventuali obblighi legali relativi alla documentazione collegata al rapporto con il cliente.