In questa pagina mettiamo a disposizione modelli di verbale di riunione da compilare e stampare. Il verbale serve a lasciare una traccia ordinata degli argomenti affrontati, delle decisioni prese e degli eventuali compiti assegnati durante un incontro.
I file disponibili sono fac simile e non moduli ufficiali. È importante scegliere il documento in base al tipo di riunione: un meeting di lavoro o di progetto richiede normalmente un verbale semplice, mentre assemblee societarie, condominiali o associative possono essere soggette a regole specifiche su convocazione, quorum, votazioni, approvazione e firme.
Fac Simile Verbale Riunione Word
Il modello Word può essere modificato prima della stampa e adattato al tipo di incontro, eliminando le parti non necessarie e aggiungendo gli elementi utili per documentare decisioni, incarichi e scadenze.
Fac Simile Verbale Riunione PDF
Il PDF disponibile di seguito è impostato specificamente come verbale di assemblea ordinaria: contiene riferimenti alla prima o seconda convocazione, ai soci presenti, alla nomina di presidente e segretario, all’ordine del giorno e alle votazioni. Non è quindi un modello neutro per qualsiasi riunione.
Per una semplice riunione di lavoro o di progetto è preferibile utilizzare e adattare il modello Word. Se invece occorre verbalizzare un’assemblea formale, è necessario verificare che il fac simile sia coerente con il tipo di ente e con le regole applicabili.
Come compilare un verbale di riunione
Il verbale non deve necessariamente riportare parola per parola tutto ciò che viene detto. Nella maggior parte delle riunioni è più utile una sintesi chiara e oggettiva degli argomenti trattati e delle conclusioni raggiunte.
In un verbale di riunione è normalmente opportuno indicare:
- data, ora di inizio e luogo della riunione, oppure modalità di collegamento se l’incontro si svolge a distanza;
- nome dei partecipanti ed eventuali assenti;
- nome di chi conduce la riunione e di chi redige il verbale, quando questi ruoli sono previsti;
- ordine del giorno o argomenti da trattare;
- sintesi dei punti discussi;
- decisioni prese;
- attività assegnate, responsabili e relative scadenze;
- eventuali documenti allegati o richiamati;
- ora di conclusione della riunione;
- firme o approvazione, quando richieste dal tipo di riunione o dalle regole dell’organizzazione.
Se durante l’incontro vengono effettuate votazioni, è opportuno riportare con precisione la proposta sottoposta al voto e il relativo esito. L’indicazione nominativa di favorevoli, contrari e astenuti non è invece necessaria in ogni riunione: dipende dalle regole applicabili e dal livello di dettaglio richiesto.
Verbale informale e verbale di assemblea
Un verbale utilizzato per una riunione interna, un gruppo di lavoro o un progetto può avere una struttura molto semplice. In questi casi lo scopo principale è documentare ciò che è stato deciso e stabilire chiaramente chi deve svolgere le attività concordate.
Per un’assemblea societaria, condominiale o di un’associazione possono invece essere necessari elementi formali come modalità di convocazione, verifica della regolare costituzione dell’assemblea, quorum, presidente, segretario, votazioni e firme. Non è quindi opportuno utilizzare automaticamente un modello generico quando la riunione riguarda un organo per il quale sono previste specifiche regole.
Per le società a responsabilità limitata è disponibile uno specifico fac simile di verbale di assemblea soci Srl. Per il condominio può invece essere utilizzato il modello di verbale di assemblea condominiale.
Approvazione e firma del verbale
Non esiste una regola generale secondo cui ogni verbale di riunione debba essere approvato e firmato da tutti i partecipanti. Per una riunione informale le modalità di approvazione possono essere stabilite liberamente dal gruppo o dall’organizzazione.
Quando invece il verbale riguarda un’assemblea, un consiglio o un altro organo formale, bisogna seguire le disposizioni applicabili e quanto previsto dallo statuto o dal regolamento. Possono essere richieste, per esempio, l’approvazione del verbale e la firma del presidente e del segretario.
Come condividere e conservare il verbale
Dopo la riunione è opportuno rileggere gli appunti, eliminare eventuali ambiguità e predisporre la versione definitiva il prima possibile. Il documento può essere inviato ai partecipanti tramite posta elettronica oppure conservato nel sistema documentale utilizzato dall’organizzazione.
Per le riunioni operative è utile mettere in particolare evidenza decisioni, responsabili e scadenze, in modo che il verbale possa essere utilizzato anche come riferimento per verificare lo stato delle attività alla riunione successiva. Se il documento riguarda invece un organo formalmente costituito, devono essere rispettate le eventuali modalità specifiche di approvazione, sottoscrizione e conservazione previste per quell’organizzazione.