In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di verbale di riunione Word e PDF editabile da compilare e stampare.
Si tratta di un fac simile che può essere utilizzato come esempio per scrivere un verbale di riunione.
Come Compilare il Verbale di una Riunione
Il verbale è il documento con il quale si riassume quanto detto nel corso di una riunione. Si tratta di un documento che trova largo uso sia nella prassi commerciale che tra privati.
Nei rapporti tra privati, infatti, si utilizza il verbale di riunione informale in tutti quei casi in cui si è coinvolti in un progetto o in un gruppo di lavoro e più in generale in tutti quei casi in cui si sente il bisogno di riportare per scritto quanto stabilito nel corso di una riunione.
Nella prassi commerciale il verbale è utilizzato nel mondo delle imprese. Il codice civile, nello specifico, prevede per esempio l’obbligo di redazione di verbali in occasione delle riunioni della assemblea dei soci o delle riunioni del consiglio di amministrazione.
La redazione di un verbale non è per nulla complicata, tuttavia va prestata attenzione al fatto di essere precisi. Lo scopo del verbale, infatti, non è quello di dare una versione di parte di quanto detto o deciso nel corso della riunione, quanto di rendere conto in modo quanto più possibile asettico degli argomenti trattati, dei singoli interventi e relative osservazioni, delle decisioni assunte e dei compiti che si sono assegnati durante la riunione.
Il verbale viene compilato da una persona scelta e deve essere approvato da tutti i partecipanti all’incontro.
Si evince, dunque, che il verbale è un documento molto importante, perché oltre che servire da resoconto di quanto svolto rispetto la precedente riunione, ha anche una valenza strategica e programmatica.
Risulta essere molto importante che il verbale sia sintetico e allo stesso tempo esaustivo. Ogni intervento dovrà essere illustrato in modo completo, cercando di rimanere quanto più fedeli possibili al punto di vista espresso. Va precisato, infatti, che un verbale non riporta la trascrizione esatta dei discorsi tenuti in assemblea ma un riassunto di questi.
Vanno assolutamente vietate, invece, osservazioni personali del redattore su interventi altrui e generalmente il tempo dei verbi usato è il tempo presente.
La redazione del verbale viene effettuata principalmente durante la riunione stessa. Nella fase successiva è necessario riordinare gli appunti e riscrivere il documento con uno stile ordinato, corretto e graficamente piacevole. Risulta essere quindi un confronto preliminare con chi ha indetto la riunione, in modo da capire se sono presenti esigenze di stile e di forma particolari.
Risulta essere importante anche scegliere il tipo di supporto da utilizzare per prendere appunti, in genere si tratta di un blocco note o di un computer.
Naturalmente la precisione è essenziale, il documento deve essere impaginato in modo da offrire una lettura facile, dividendo il testo in paragrafi, utilizzando una font elegante ma essenziale e numerando ogni pagina.
Tra gli elementi che usualmente compongono un verbale troviamo l’indicazione di quando e dove si è svolge la riunione, seguito dall’indicazione del nome dei partecipanti, degli assenti, dal nome di chi presiede e da quello del segretario verbalizzante.
Nel corpo del verbale, invece, vanno spiegate le questioni o i problemi ancora irrisolti oltre che gli argomenti posti in discussione all’ordine del giorno.
Si dovrà rendere conto degli interventi più significativi, i quali vanno rappresentati in ordine temporale e vanno riportati i suggerimenti, le proposte, le conclusioni e le decisioni assunte e i compiti assegnati ad ognuno con indicazione delle rispettive scadenze.
Da ultimo vanno anche indicati gli argomenti da trattare nella prossima riunione.
Dal punto di vista stilistico, è importante seguire queste indicazioni
-Utilizzare frasi il più possibile brevi
-Esprimersi con un linguaggio semplice
-Mettere in evidenza i punti più importanti sfruttando la formattazione del documento
-Alla fine riassumete le conclusioni e le decisioni prese durante l’assemblea
-Allegare alla fine gli allegati importanti
Fac Simile Verbale Riunione Word
Il verbale di riunione Word deve essere compilato con le seguenti informazioni
-Data e luogo di svolgimento della riunione
-Nomi dei partecipanti
-Presidente, segretario verbalizzante, altri ruoli all’interno della riunione
-Eventuale raggiungimento del quorum necessario per dare avvio all’assemblea.
-Elenco delle discussioni e delle delibere in merito agli ordini del giorno.
-In fase di votazione, riportare i nominativi dei favorevoli, degli astenuti, dei contrari e l’esito finale della delibera.
Fac Simile Verbale Riunione PDF
Il modello verbale di riunione PDF editabile presente in questa sezione può essere scaricato e modificato inserendo i dati mancanti.
