In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di lettera di convocazione riunione in formato Word e PDF editabile, da utilizzare per comunicare in modo ordinato data, orario, luogo e argomenti di un incontro di lavoro, di progetto o organizzativo.
Si tratta di un fac simile generico. È adatto alle riunioni per le quali non sono previste specifiche formalità dalla legge, dallo statuto, da un regolamento o da un contratto. Per assemblee societarie, condominiali o di altri organi soggetti a regole particolari occorre invece utilizzare una convocazione conforme alla disciplina applicabile.
Fac Simile Convocazione Riunione Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati del destinatario o dei partecipanti, la data, l’orario, il luogo della riunione, l’ordine del giorno e le eventuali istruzioni per confermare la partecipazione.
Modello Convocazione Riunione PDF Editabile
In questa sezione è disponibile il fac simile di convocazione riunione in formato PDF editabile da compilare con i dati mancanti.
Come Scrivere una Lettera di Convocazione Riunione
Quando una riunione richiede un minimo di organizzazione formale, una comunicazione scritta permette ai partecipanti di sapere con precisione quando si terrà l’incontro, quali argomenti saranno affrontati e se devono preparare documenti o interventi.
Per una normale riunione aziendale o di lavoro non esiste un termine generale che imponga di inviare la convocazione due o tre settimane prima. Il preavviso deve essere invece ragionevole rispetto all’importanza dell’incontro, al numero dei partecipanti e alla necessità di preparare eventuale documentazione. Per una riunione ordinaria possono essere sufficienti pochi giorni, mentre un incontro complesso o che coinvolge persone provenienti da sedi diverse può richiedere un preavviso maggiore.
La convocazione dovrebbe contenere almeno:
- il soggetto o l’ufficio che convoca la riunione;
- i destinatari o le persone chiamate a partecipare;
- la data e l’orario di inizio e, se utile, quello previsto per la conclusione;
- il luogo dell’incontro oppure le modalità di collegamento se la riunione si svolge a distanza;
- l’ordine del giorno;
- gli eventuali documenti da consultare o preparare;
- le modalità e il termine per confermare la partecipazione, quando richiesti;
- un recapito per comunicazioni o richieste di chiarimento.
Come Scrivere l’Ordine del Giorno
L’ordine del giorno è una delle parti più utili della convocazione perché permette ai partecipanti di conoscere anticipatamente i temi che saranno affrontati. È preferibile indicare i punti in modo sintetico ma sufficientemente preciso, evitando formule troppo generiche che non permettono di capire lo scopo dell’incontro.
Se la riunione serve, per esempio, a valutare un progetto, possono essere indicati separatamente lo stato di avanzamento, le criticità emerse, le decisioni da assumere e l’assegnazione delle attività successive. Quando sono previste decisioni importanti, è utile allegare o rendere disponibili in anticipo i documenti necessari alla discussione.
Convocazione per Riunione in Presenza o Online
Il modello può essere utilizzato sia per una riunione in presenza sia per un incontro svolto tramite videoconferenza. Nel primo caso è necessario indicare con precisione il luogo, specificando eventualmente edificio, piano o sala. Nel secondo è opportuno riportare la piattaforma utilizzata e le istruzioni necessarie per accedere alla riunione.
Quando il collegamento contiene credenziali riservate o informazioni che non devono essere diffuse, queste possono essere trasmesse separatamente ai partecipanti invece di inserirle in una convocazione destinata a una distribuzione più ampia.
Come Inviare la Convocazione
Una convocazione generica può essere inviata tramite email, consegnata a mano oppure trasmessa attraverso gli strumenti di comunicazione utilizzati normalmente dall’organizzazione. Non è necessario predisporre una lettera diversa per ogni partecipante se il contesto consente di effettuare una comunicazione collettiva.
Quando è importante poter dimostrare l’invio o la ricezione, è opportuno utilizzare una modalità che lasci una traccia verificabile. La scelta tra email, PEC, raccomandata o altri strumenti dipende però dalla natura della riunione e dalle eventuali regole che disciplinano l’organizzazione interessata.
Non è corretto affermare in termini assoluti che una convocazione non abbia alcuna rilevanza giuridica. In determinati contesti la comunicazione può assumere valore probatorio o essere necessaria per dimostrare il rispetto di procedure interne, contrattuali o statutarie.
Quando Questo Modello non è Adatto
Il fac simile disponibile in questa pagina è pensato per una riunione generica, soprattutto in ambito aziendale o professionale. Non dovrebbe essere utilizzato senza modifiche quando la convocazione riguarda un organo per il quale esistono regole specifiche su soggetti legittimati, termini, modalità di invio, quorum o contenuto dell’avviso.
Per esempio, quando deve essere convocata l’assemblea di una società è più appropriato utilizzare il modello di convocazione dell’assemblea dei soci e verificare quanto previsto dalla legge e dallo statuto.
Cosa Fare Dopo la Riunione
Quando è necessario conservare una traccia degli argomenti affrontati, delle decisioni assunte e degli incarichi assegnati, alla convocazione può seguire la redazione di un verbale di riunione.
Nel verbale possono essere indicati data e luogo dell’incontro, partecipanti, argomenti trattati, decisioni prese, attività assegnate e relative scadenze. In questo modo convocazione e verbale svolgono funzioni diverse ma complementari: la prima organizza l’incontro, il secondo documenta ciò che è avvenuto.