In questa pagina sono disponibili un modello di verbale di assemblea condominiale in formato Word e un fac simile PDF editabile. Il verbale documenta lo svolgimento della riunione, le presenze, le deliberazioni adottate e l’esito delle votazioni.
Si tratta di fac simile da adattare alla singola assemblea e al regolamento del condominio, non di moduli ufficiali obbligatori. L’articolo 1136 del Codice Civile prevede che delle riunioni dell’assemblea sia redatto processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore.
Fac Simile Verbale di Assemblea di Condominio Word
Il modello Word può essere scaricato e modificato inserendo i dati del condominio, i partecipanti e i relativi millesimi, le eventuali deleghe, gli argomenti all’ordine del giorno, le deliberazioni e l’esito delle votazioni.
Modello Verbale di Assemblea di Condominio PDF Editabile
Il fac simile PDF editabile consente di compilare direttamente i principali dati della riunione prima della stampa e della conservazione nel registro dei verbali.
Come Scrivere il Verbale di Assemblea Condominiale
Il verbale deve permettere di ricostruire in modo sufficientemente chiaro come si è svolta l’assemblea e, soprattutto, se le deliberazioni sono state approvate con le maggioranze richieste.
Non è necessario trascrivere parola per parola ogni intervento o ogni discussione. È invece importante registrare con precisione gli elementi che consentono di verificare la regolare costituzione dell’assemblea, la partecipazione degli aventi diritto e il risultato delle singole votazioni.
È opportuno indicare:
- denominazione e indirizzo del condominio;
- data, ora e luogo della riunione e se si tratta di prima o seconda convocazione;
- condomini presenti personalmente e per delega, con i rispettivi millesimi;
- eventuali assenti e variazioni delle presenze durante la riunione;
- totale dei partecipanti e dei millesimi rappresentati;
- verifica della regolare costituzione dell’assemblea;
- argomenti indicati nell’ordine del giorno;
- testo o contenuto sufficientemente preciso di ciascuna deliberazione;
- esito di ogni votazione, con favorevoli, contrari e astenuti e i relativi valori millesimali;
- eventuali brevi dichiarazioni di cui un condomino chieda espressamente la verbalizzazione;
- ora di chiusura della riunione.
Quando alcuni partecipanti intervengono mediante rappresentante, la delega deve essere scritta. Per predisporla è disponibile anche il modello di delega per assemblea condominiale. Se i condomini sono più di venti, il delegato non può rappresentare più di un quinto dei condomini e contemporaneamente più di un quinto del valore proporzionale. All’amministratore non possono essere conferite deleghe per la partecipazione all’assemblea.
Presidente e Segretario Sono Obbligatori
Nelle assemblee svolte in presenza è prassi nominare un presidente, che dirige la riunione e verifica il regolare svolgimento delle operazioni, e un segretario, che materialmente redige il verbale. Tuttavia non è corretto affermare che, in ogni assemblea condominiale, la loro nomina o la loro firma costituiscano automaticamente un requisito di validità delle deliberazioni.
La Corte di Cassazione ha chiarito che la mancata nomina del presidente o del segretario non comporta di per sé l’invalidità delle deliberazioni. Anche l’assenza della sottoscrizione non determina automaticamente la nullità del verbale. Occorre comunque verificare l’eventuale regolamento condominiale, che può disciplinare lo svolgimento dell’assemblea.
Una regola specifica vale invece quando la partecipazione avviene in videoconferenza. In questo caso l’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice Civile prevede che il verbale sia redatto dal segretario, sottoscritto dal presidente e trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione.
Presenze, Millesimi e Quorum
Uno degli aspetti più importanti del verbale è la possibilità di verificare i quorum. Per questo conviene riportare sin dall’apertura dell’assemblea l’elenco dei partecipanti, specificando per ciascuno il valore millesimale rappresentato e l’eventuale partecipazione mediante delega.
In prima convocazione l’assemblea è regolarmente costituita con l’intervento della maggioranza dei partecipanti al condominio che rappresenti almeno due terzi del valore dell’intero edificio. Salvo i casi per i quali la legge richiede maggioranze diverse, la deliberazione è approvata con la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio.
In seconda convocazione l’assemblea è regolarmente costituita quando interviene almeno un terzo dei partecipanti al condominio che rappresenti almeno un terzo del valore dell’edificio. Per le deliberazioni ordinarie è richiesta la maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno un terzo del valore dell’edificio. Per alcune materie il Codice Civile prescrive maggioranze più elevate.
Per evitare errori già nella fase precedente alla riunione può essere utile verificare anche le regole relative alla convocazione dell’assemblea condominiale. L’assemblea non può infatti deliberare se non risulta che tutti gli aventi diritto siano stati regolarmente convocati.
Come Verbalizzare le Votazioni
Per ogni punto all’ordine del giorno è opportuno indicare chiaramente la proposta sottoposta al voto e il risultato della votazione. Non è sufficiente, nei casi dubbi, scrivere soltanto “approvato a maggioranza” senza fornire elementi che consentano di verificare quale maggioranza sia stata effettivamente raggiunta.
Il metodo più sicuro consiste nell’indicare i nominativi e i millesimi dei favorevoli, dei contrari e degli astenuti. La giurisprudenza ammette tuttavia che l’identificazione dei favorevoli possa risultare anche per differenza, quando il verbale contiene l’elenco completo dei partecipanti con i rispettivi millesimi e individua con precisione contrari e astenuti. L’elemento decisivo è che sia possibile accertare senza incertezza chi abbia votato e se sia stato raggiunto il quorum previsto.
Se un condomino entra dopo l’apertura dell’assemblea o lascia la riunione prima della conclusione, è opportuno registrare l’orario o almeno il momento dell’ingresso o dell’uscita. Il numero dei presenti e i millesimi rappresentati possono infatti cambiare da una deliberazione all’altra.
Verbale, Registro e Comunicazione agli Assenti
L’amministratore deve curare la tenuta del registro dei verbali delle assemblee. Nel registro vengono annotate anche le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea, le deliberazioni e le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne abbiano chiesto la verbalizzazione.
La comunicazione del verbale ai condomini assenti ha inoltre una rilevanza pratica importante. L’articolo 1137 del Codice Civile prevede infatti che il condomino assente possa chiedere l’annullamento di una deliberazione contraria alla legge o al regolamento entro trenta giorni dalla comunicazione della deliberazione. Per il condomino dissenziente o astenuto, il termine di trenta giorni decorre invece dalla data della deliberazione.
Errori nel Verbale e Impugnazione delle Delibere
Non ogni errore materiale o omissione rende automaticamente nullo l’intero verbale e tutte le deliberazioni adottate durante l’assemblea. Le conseguenze dipendono dal tipo di vizio e dalla possibilità di ricostruire comunque la regolarità della deliberazione attraverso gli elementi contenuti nel verbale e nella documentazione assembleare.
Per esempio, l’omissione del nome dei condomini favorevoli non determina necessariamente l’annullabilità della delibera quando dal verbale risultano tutti i presenti, i relativi millesimi, i contrari e gli astenuti e sia quindi possibile individuare con certezza, per differenza, i favorevoli e la maggioranza raggiunta. È quindi preferibile redigere un verbale completo e preciso, ma non è corretto presumere che un semplice difetto formale comporti automaticamente la nullità di tutte le decisioni. In presenza di contestazioni occorre distinguere tra vizi che possono comportare annullabilità, soggetti al termine previsto dall’articolo 1137, e ipotesi più gravi di nullità, che dipendono dal contenuto e dagli effetti della specifica deliberazione.