In questa pagina sono disponibili un fac simile Word e un modello PDF editabile di accordo di collaborazione tra associazioni. Il documento può essere utilizzato quando due associazioni intendono realizzare insieme un progetto, un evento o un’altra attività, definendo obiettivi, compiti, spese, utilizzo di spazi e risorse, durata e modalità di recesso.
Prima della firma è necessario verificare che la collaborazione sia compatibile con gli statuti delle associazioni e che i rappresentanti che sottoscrivono l’accordo dispongano dei necessari poteri.
Fac Simile Accordo di Collaborazione tra Associazioni Word
La versione Word è indicata quando occorre modificare le clausole del modello, descrivere nel dettaglio il progetto, eliminare le parti non applicabili o disciplinare in modo specifico spese, risorse, responsabilità e modalità operative.
Modello Accordo di Collaborazione tra Associazioni PDF Editabile
Il modello PDF può essere utilizzato quando la struttura dell’accordo corrisponde alle esigenze delle associazioni e devono essere completati principalmente i dati delle parti e le condizioni lasciate aperte nel documento.
Anteprima dell’accordo
Quando utilizzare questo accordo
Il modello è pensato per una collaborazione nella quale le associazioni rimangono soggetti autonomi ma coordinano alcune attività. Può essere adattato, per esempio, all’organizzazione congiunta di eventi, corsi, iniziative culturali o sociali, attività sportive, progetti territoriali oppure all’utilizzo condiviso di determinati spazi e attrezzature.
L’accordo non deve essere utilizzato automaticamente per qualsiasi rapporto tra associazioni. Se una delle parti svolge essenzialmente un servizio per conto dell’altra dietro pagamento di un corrispettivo, può essere più appropriato disciplinare il rapporto con un contratto di prestazione di servizi. Allo stesso modo, un progetto finanziato attraverso un bando pubblico può richiedere una convenzione, un accordo di partenariato o altra documentazione predisposta dall’ente finanziatore.
Non tutte le associazioni sono automaticamente enti del Terzo settore. La qualifica di ETS presuppone i requisiti previsti dal Codice del Terzo settore e l’iscrizione al Registro Unico Nazionale del Terzo Settore nei casi previsti. Le informazioni ufficiali sulla qualifica e sul RUNTS sono disponibili sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Di conseguenza, le clausole riferite specificamente agli ETS devono essere applicate soltanto quando una o entrambe le associazioni possiedono effettivamente tale qualifica.
Come compilare l’accordo
Per prima cosa devono essere inseriti la denominazione completa delle associazioni, la sede, il codice fiscale e l’eventuale partita IVA, oltre ai dati dei rispettivi legali rappresentanti. È opportuno controllare gli statuti e le eventuali deliberazioni degli organi associativi per verificare chi possa approvare la collaborazione e chi abbia il potere di sottoscrivere l’accordo.
Il progetto deve poi essere descritto in modo concreto. Le formulazioni generiche presenti nel fac simile, relative ad attività culturali, sociali, sportive, formative o ricreative, devono essere mantenute soltanto quando corrispondono alle attività realmente programmate. È preferibile specificare iniziative da svolgere, luoghi, periodo, destinatari, attività affidate a ciascuna associazione ed eventuali risultati attesi.
Particolare attenzione va dedicata alla ripartizione dei compiti. Se un’associazione cura gli spazi e un’altra la comunicazione, se una parte acquista materiali o se vengono messi a disposizione volontari, personale o attrezzature, queste responsabilità dovrebbero risultare direttamente dall’accordo. Lo stesso vale per autorizzazioni, sicurezza degli eventi, rapporti con fornitori e gestione degli eventuali danni.
Come disciplinare spese, contributi e incassi
Il modello prevede che ciascuna associazione sostenga le spese di propria competenza, salvo diversi accordi, e contempla la possibilità di gestire entrate, contributi, sponsorizzazioni o un fondo comune. Queste clausole non devono essere lasciate generiche quando il progetto comporta movimenti economici rilevanti.
È opportuno precisare chi sostiene ciascuna spesa, chi può autorizzarla, chi riceve eventuali contributi o sponsorizzazioni, su quale soggetto grava l’obbligo di rendicontazione e come vengono gestite le somme eventualmente residue alla conclusione del progetto. Se viene effettivamente costituito un fondo destinato alle iniziative comuni, devono essere chiarite anche le modalità di gestione, utilizzo e rendicontazione.
La collaborazione non rende automaticamente intercambiabili le entrate delle diverse associazioni. Quote di partecipazione, erogazioni liberali, contributi pubblici, sponsorizzazioni e corrispettivi per servizi possono avere natura diversa e devono essere contabilizzati e documentati dal soggetto corretto secondo le regole applicabili. Per questo non è opportuno prevedere una generica ripartizione dei proventi senza prima individuare la natura delle somme e il soggetto che le incassa.
Volontari e copertura assicurativa
Se alla collaborazione partecipano volontari, l’accordo dovrebbe chiarire attraverso quale associazione essi svolgono l’attività, chi li coordina e quali coperture assicurative sono operative. Per gli enti del Terzo settore che si avvalgono di volontari, l’assicurazione non costituisce una semplice scelta facoltativa: l’articolo 18 del Codice del Terzo settore prevede la copertura contro infortuni e malattie connessi all’attività di volontariato e per la responsabilità civile verso terzi. Le indicazioni aggiornate sono disponibili nella pagina del Ministero del Lavoro dedicata alle attività di volontariato.
Quando sono previsti rimborsi delle spese sostenute dai volontari di un ETS, è inoltre necessario applicare le regole specifiche del Codice del Terzo settore. Per la relativa documentazione può essere utile il fac simile di rimborso spese per volontari del Terzo settore.
Spazi, attrezzature e responsabilità
Quando una delle associazioni mette a disposizione locali o attrezzature, è utile indicare esattamente quali beni possono essere utilizzati, per quali attività e in quali periodi. Devono inoltre essere chiariti gli eventuali costi per utenze, pulizia, manutenzione e ripristino, evitando di lasciare questi aspetti a una successiva ripartizione non definita.
La semplice firma di un accordo di collaborazione non trasferisce automaticamente da un’associazione all’altra tutte le responsabilità relative a un’attività. Occorre quindi individuare chi organizza concretamente ogni iniziativa e verificare le autorizzazioni, gli obblighi di sicurezza e le coperture assicurative richieste dal tipo di attività svolta.
Dati personali, documenti e utilizzo dei loghi
Se la collaborazione comporta lo scambio di elenchi di soci, volontari, partecipanti, contatti o altre informazioni personali, non è sufficiente prevedere genericamente l’accesso reciproco alle banche dati. Le associazioni devono individuare le rispettive responsabilità nel trattamento dei dati e limitare lo scambio alle informazioni necessarie per il progetto, adottando le informative e gli eventuali accordi privacy richiesti dalla situazione concreta.
È inoltre utile stabilire in anticipo quando possono essere utilizzati denominazioni, loghi, fotografie e materiali delle altre associazioni, soprattutto per siti internet, social network, locandine, comunicati e campagne promozionali.
Durata, recesso e controversie
Nel fac simile devono essere completati la durata dell’accordo e il numero di giorni di preavviso richiesto per il recesso. È opportuno precisare anche cosa accade alle attività già iniziate, agli impegni assunti con terzi e alle eventuali spese sostenute prima della cessazione della collaborazione.
Il modello contiene inoltre uno spazio per indicare un foro esclusivamente competente. Questa parte non dovrebbe essere compilata in modo automatico: la clausola deve essere valutata in relazione alle parti e alla natura concreta dell’accordo. Le associazioni possono anche prevedere un tentativo preliminare di soluzione amichevole delle controversie, senza formulazioni che rendano inutilmente complessa la gestione di un progetto di modesta entità.
Firma e conservazione dell’accordo
Una volta completato, l’accordo deve essere sottoscritto dai legali rappresentanti o dagli altri soggetti autorizzati secondo gli statuti e le eventuali deliberazioni interne. Ciascuna associazione dovrebbe conservarne una copia insieme alle delibere di approvazione, agli allegati, ai preventivi e agli altri documenti richiamati nel testo.
Per un normale accordo privato tra associazioni non esiste un’autorità alla quale il documento debba essere inviato semplicemente perché è stato sottoscritto. Se però l’accordo viene utilizzato nell’ambito di un bando, di un finanziamento, di una convenzione con una pubblica amministrazione o di una specifica procedura, devono essere rispettate le modalità di firma, trasmissione e documentazione richieste dall’ente interessato.