In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di lettera di comunicazione del nuovo consiglio direttivo Word e PDF da scaricare, personalizzare e stampare. Il documento serve a informare soci, banca, fornitori e altri interlocutori dell’associazione delle nomine effettuate e dei riferimenti da utilizzare per le comunicazioni successive.
La lettera comunica decisioni già adottate: non sostituisce il verbale di nomina, le procedure della banca o gli aggiornamenti da effettuare presso l’Agenzia delle Entrate e i registri competenti. Scegli il Word per adattare la composizione del direttivo e le informazioni richieste dal destinatario.
Modello Word per comunicare il nuovo consiglio direttivo
Il modello Word presente in questa pagina può essere scaricato e compilato inserendo i dati dell’associazione, il destinatario, i nominativi degli incaricati e la durata del mandato. Personalizza il testo anche quando cambia soltanto il presidente o vengono sostituiti alcuni consiglieri.
Fac simile della comunicazione in PDF
Il PDF contiene gli spazi per indicare l’associazione, la data dell’elezione, presidente, vicepresidente, segretario, tesoriere e scadenza del mandato. Puoi consultarlo e stamparlo come traccia. Se il direttivo comprende altri consiglieri o prevede una diversa distribuzione degli incarichi, utilizza il Word per completare o modificare l’elenco.
Quali nomine riportare nella comunicazione
Qualunque sia la ragione del rinnovo del presidente o del consiglio direttivo, è fondamentale rispettare le regole stabilite dallo statuto dell’associazione e dalla disciplina applicabile all’ente. Prima di scrivere, controlla i verbali che documentano le nomine e l’attribuzione degli incarichi.
Non dare per scontato che tutte le cariche siano assegnate direttamente dall’assemblea: lo statuto può prevedere che determinati incarichi interni vengano attribuiti dal consiglio. Nella lettera richiama quindi le deliberazioni effettivamente adottate, distinguendo, quando necessario, l’elezione dei consiglieri dalla successiva nomina del presidente.
Il PDF è impostato per comunicare una recente elezione dell’intero direttivo. Se stai annunciando una sostituzione parziale, modifica questa formulazione e chiarisci quali incarichi cambiano e quali restano invariati. Non presentare come rinnovato l’intero organo quando è stato sostituito soltanto un componente.
Distingui la data della nomina, la decorrenza dell’incarico e la scadenza del mandato. Riporta quanto risulta dallo statuto e dalle deliberazioni, senza attribuire automaticamente a un subentrante un nuovo mandato completo.
Come compilare la lettera
L’intestazione dovrebbe includere denominazione dell’associazione, sede, codice fiscale, eventuale partita IVA e recapiti. Aggiungi la data di redazione e identifica il destinatario, per esempio la filiale bancaria, il fornitore o l’ente di affiliazione. Nell’oggetto puoi scrivere “Comunicazione nuovo consiglio direttivo dell’Associazione [denominazione]”.
Apri il testo indicando l’avvenuto rinnovo e gli estremi del verbale pertinente. Se l’assemblea ha eletto i consiglieri e una successiva riunione ha assegnato le cariche, richiama entrambe le date. Il destinatario deve poter collegare la comunicazione alla documentazione che giustifica il cambiamento.
Inserisci nome, cognome e incarico di tutti i componenti del nuovo direttivo. I quattro ruoli elencati nel PDF non rappresentano una composizione obbligatoria: aggiungi i consiglieri mancanti, elimina gli incarichi non previsti e utilizza le denominazioni adottate dall’associazione.
Indica separatamente chi ha la rappresentanza legale dell’ente, quando l’informazione è rilevante per il destinatario. Non attribuire indistintamente a tutti i consiglieri poteri di firma, rappresentanza o operatività sul conto corrente.
Concludi chiedendo l’aggiornamento degli archivi e specificando a chi indirizzare le future comunicazioni. Se cambia anche il recapito elettronico dell’associazione, integra il testo con una comunicazione di cambio indirizzo email, distinguendo la casella dell’ente dai recapiti personali degli incaricati. Completa con nome, qualifica e firma del soggetto autorizzato a inviare la comunicazione.
A chi inviarla e quali documenti allegare
Per informare i soci, utilizza i canali previsti dallo statuto o normalmente impiegati dall’associazione. Per fornitori, collaboratori e soggetti convenzionati, seleziona i destinatari che devono conoscere i nuovi referenti o aggiornare i dati del rappresentante legale.
Alla banca chiedi quale documentazione sia necessaria per aggiornare il rappresentante e i soggetti autorizzati a operare. La lettera può accompagnare i verbali e i moduli richiesti dall’istituto, ma non sostituisce la procedura bancaria per firme e deleghe. Verifica anche la gestione delle autorizzazioni dei soggetti uscenti.
Quando l’associazione è affiliata a una federazione, a un ente di promozione sportiva o a una rete associativa, controlla le relative istruzioni: potrebbe essere richiesto l’aggiornamento attraverso un portale, anziché il semplice invio della lettera.
Allega il verbale di nomina e l’eventuale verbale di attribuzione delle cariche quando richiesti o utili a documentare la variazione. Per documenti d’identità, codici fiscali dei componenti e ulteriori informazioni personali, segui le richieste del destinatario senza distribuire gli stessi allegati indiscriminatamente a soci, fornitori e collaboratori.
Adempimenti fiscali e aggiornamento dei registri
La comunicazione ai contatti dell’associazione deve restare distinta dagli adempimenti amministrativi. Il cambio del rappresentante legale non coincide necessariamente con il rinnovo di tutti i consiglieri: verifica quali dati risultano effettivamente cambiati negli archivi da aggiornare.
Per le variazioni anagrafiche degli enti non titolari di partita IVA, il riferimento è il modello AA5/6 dell’Agenzia delle Entrate; per i soggetti diversi dalle persone fisiche titolari di partita IVA, la modulistica di riferimento è il modello AA7/10. Prima della presentazione, verifica le istruzioni aggiornate del modello pertinente, gli allegati, il canale ammesso e il termine applicabile. Non utilizzare la lettera generica come sostituto della dichiarazione fiscale.
Per gli enti iscritti al RUNTS, il rinnovo del direttivo richiede anche l’aggiornamento del registro tramite un’istanza telematica di variazione. Le indicazioni dell’Ufficio RUNTS della Regione Marche richiamano l’aggiornamento entro trenta giorni dalle modifiche e precisano che, in caso di rinnovo, occorre aggiornare nominativi e date di nomina anche quando viene riconfermato lo stesso consiglio direttivo. La lettera inviata a soci o fornitori non assolve questo adempimento.
Non considerare infine il modello EAS un invio automatico dopo ogni rinnovo. L’obbligo va verificato in base alla natura dell’ente, alle esenzioni e ai dati variati. Per gli enti del Terzo settore, l’articolo 94, comma 4, del D.Lgs. 117/2017 prevede l’esonero dalla presentazione. Per gli altri enti, verifica separatamente se la variazione comporta un nuovo invio.
Consegna e conservazione della comunicazione
Utilizza il canale indicato dal destinatario e conserva una copia della lettera con gli allegati trasmessi. Per un avviso informativo può essere sufficiente l’email; quando occorre documentare la consegna, valuta la PEC da una casella PEC a un’altra casella PEC, la raccomandata con avviso di ricevimento oppure la consegna a mano su copia datata e firmata per ricevuta.
Per banche, registri e altri soggetti che prevedono una procedura dedicata, conserva anche la conferma dell’aggiornamento o la ricevuta della pratica. Non confondere la ricezione della lettera con l’effettivo completamento delle variazioni richieste.