In questa pagina mettiamo a disposizione un modulo di consegna dei buoni pasto al dipendente in formato Word e PDF da scaricare, compilare e stampare. Il documento serve a registrare i buoni effettivamente ricevuti dal lavoratore e a raccogliere una conferma della consegna.
Il modello deve essere adattato alle modalità di distribuzione e alle condizioni applicabili ai buoni assegnati. Per modificare le clausole o documentare una ricarica elettronica, scegli il formato Word.
Fac simile lettera consegna buoni pasto Word
Il modello di lettera di consegna buoni pasto al dipendente Word presente in questa pagina può essere scaricato e compilato con i dati necessari. Utilizza questo formato anche per aggiungere il periodo di riferimento, il valore dei buoni e le istruzioni aziendali pertinenti.
Modulo consegna buoni pasto PDF
Il PDF riporta i dati del dipendente, la quantità dei buoni, le condizioni d’uso e gli spazi per le firme.
Come compilare il modulo di consegna
Il modulo documenta una consegna già effettuata: non è una richiesta del dipendente per ottenere i buoni pasto e non determina, da solo, quali quantità gli spettino. Prima della compilazione, verifica i criteri di assegnazione previsti dal CCNL, dagli accordi e dalla disciplina aziendale applicabile.
Indica la denominazione dell’azienda e identifica il lavoratore che riceve i buoni. Il fac simile contiene gli spazi per nome, cognome, data di nascita e posizione o ruolo. Nel Word puoi adattare questi dati alle esigenze dell’ufficio del personale, aggiungendo, se utile, la matricola aziendale e il reparto.
Compila con attenzione il campo “Data di inizio”, precisando se si riferisce all’avvio del beneficio oppure all’inizio del periodo per il quale vengono assegnati i buoni. Non confonderlo con la data della consegna effettiva, da indicare separatamente. Per una distribuzione mensile è utile riportare chiaramente mese e anno di riferimento.
Inserisci il numero esatto dei buoni consegnati. Per rendere la ricevuta più precisa, aggiungi la società emittente, il formato cartaceo o elettronico, il valore nominale di ciascun buono e il valore complessivo. Se consegni buoni con importi o scadenze differenti, descrivi separatamente ciascun gruppo, evitando un totale che non permetta di ricostruire la distribuzione.
Buoni cartacei, consegna della tessera e ricarica elettronica
Per i buoni cartacei, verifica insieme al dipendente che la quantità indicata corrisponda ai voucher effettivamente consegnati. Quando disponibili e utili alla tracciabilità, puoi annotare anche gli identificativi del carnet o dei buoni.
Per i buoni elettronici occorre distinguere la consegna della tessera dall’accredito dei buoni. Ricevere una carta non dimostra, da solo, che siano già disponibili tutti i buoni del periodo. Adatta quindi il testo del Word specificando se stai registrando la consegna del supporto, una ricarica già effettuata oppure entrambe le operazioni.
In caso di ricarica, indica il periodo di competenza, la quantità, il valore e la data dell’accredito verificato. Conserva il relativo riepilogo del portale dell’emittente o del sistema aziendale. Non chiedere al lavoratore di dichiarare come ricevuti buoni che risultano soltanto ordinati o ancora in attesa di caricamento.
Quali condizioni d’uso riportare
L’articolo 4 dell’allegato II.17 al D.Lgs. 36/2023 prevede che i buoni pasto siano utilizzabili soltanto dal titolare, non siano cedibili, commercializzabili o convertibili in denaro e non siano cumulabili oltre il limite di otto buoni. Devono inoltre essere utilizzati per l’intero valore nominale e nel rispetto della scadenza prevista.
L’utilizzo non è limitato ai pasti consumati al bar o al ristorante. L’articolo 3 dello stesso allegato comprende anche gli esercizi di vendita al dettaglio di prodotti alimentari. I buoni possono quindi essere utilizzati anche per la spesa alimentare presso gli esercizi convenzionati con il relativo circuito, non per acquistare indistintamente qualsiasi prodotto del supermercato.
Nel fac simile, adatta pertanto i passaggi che richiamano esclusivamente l’acquisto di pasti, utilizzando una formulazione riferita a “pasti e prodotti alimentari presso gli esercizi convenzionati, nel rispetto della normativa e delle condizioni del circuito”.
Le istruzioni organizzative, come il calendario delle distribuzioni, il referente per le anomalie e le modalità di segnalazione, possono essere raccolte nel regolamento interno aziendale o in una procedura dedicata. Se le richiami nella ricevuta, identifica il documento e rendilo disponibile al dipendente.
Smarrimento e sostituzione dei buoni
Il fac simile contiene una clausola secondo cui l’azienda non è tenuta a fornire buoni sostitutivi in caso di smarrimento. Non trattare questa formula come una regola valida automaticamente per qualsiasi situazione: occorre distinguere la perdita dei voucher cartacei dallo smarrimento della tessera elettronica e verificare le condizioni dell’emittente e gli accordi applicabili.
Per esempio, le istruzioni ufficiali Edenred per Ticket Restaurant prevedono il blocco della carta in caso di smarrimento e la possibilità di richiederne una nuova, direttamente quando la funzione è abilitata oppure tramite l’azienda. La sostituzione della carta e la gestione dei buoni residui devono quindi essere verificate attraverso la procedura prevista per il servizio utilizzato.
Nel Word sostituisci l’esclusione generica con istruzioni coerenti: indica a chi segnalare tempestivamente il problema, come richiedere il blocco e come verificare l’eventuale sostituzione o recupero dei buoni. Non inserire addebiti o trattenute automatiche senza averne verificato il fondamento.
Firma, consegna e conservazione della ricevuta
Prima della firma, il dipendente e l’addetto alla distribuzione dovrebbero controllare quantità, importi, periodo e condizioni riportate. La firma del lavoratore serve a documentare la ricezione di quanto indicato. Se emergono differenze, correggi il modulo prima della sottoscrizione oppure descrivile espressamente.
Il modello prevede anche uno spazio per la firma del responsabile o dell’ufficio del personale, utile a identificare chi gestisce la consegna e il controllo interno. Questa controfirma non va confusa con un’autenticazione o una convalida ufficiale del documento.
Consegna una copia della ricevuta al dipendente e conserva quella aziendale insieme al riepilogo della distribuzione o della ricarica. Se utilizzi una procedura digitale, assicurati che permetta di ricostruire il destinatario, il contenuto della conferma e la data dell’operazione. Il semplice invio di un’email con il modulo allegato non dimostra, da solo, che i buoni siano stati effettivamente ricevuti.