In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF editabile per contestare a un dipendente un comportamento scorretto tenuto sul luogo di lavoro. Sono fac simile generali, non moduli ufficiali, e devono essere adattati ai fatti, al CCNL applicato e al codice disciplinare aziendale.
Il documento disponibile svolge la funzione di contestazione disciplinare iniziale, non di sanzione definitiva: descrive l’addebito e invita il lavoratore a presentare le proprie difese. Se il contraddittorio si è già concluso e si intende applicare un rimprovero scritto, occorre utilizzare un distinto modello di richiamo disciplinare. La versione Word è preferibile quando bisogna modificare il termine per le giustificazioni, inserire il riferimento corretto al CCNL o descrivere episodi articolati. Il PDF è adatto soltanto a contestazioni brevi per le quali il testo già predisposto risulti compatibile con la procedura applicabile.
Fac simile in formato Word
Il file Word può essere modificato inserendo i dati delle parti, la descrizione precisa del comportamento contestato, le disposizioni violate e il termine corretto per presentare le giustificazioni.
Lettera di richiamo per comportamento maleducato PDF editabile
Il PDF contiene campi compilabili per destinatario, data e ora dell’episodio, descrizione del comportamento, luogo, data e firma. Il testo prevede un termine di cinque giorni e un rinvio generico al contratto collettivo: prima dell’utilizzo occorre verificare che queste indicazioni siano coerenti con il CCNL applicato.
Quando utilizzare il modello
Il fac simile può essere utilizzato per avviare un procedimento relativo, per esempio, a espressioni offensive, atteggiamenti aggressivi, insulti, minacce, liti o condotte irrispettose verso colleghi, superiori, clienti o fornitori. Non è però sufficiente qualificare genericamente il dipendente come “maleducato”: devono essere contestati fatti concreti e riconoscibili.
Per una contestazione non legata a questa specifica condotta è disponibile il modello generale di contestazione disciplinare.
Come descrivere il comportamento contestato
La lettera deve permettere al lavoratore di comprendere l’addebito e predisporre una difesa effettiva. È opportuno indicare:
- data, ora e luogo: precisare quando e dove si è verificato l’episodio;
- condotta: descrivere parole, gesti o azioni in modo oggettivo, evitando giudizi personali e formule generiche;
- contesto: indicare le circostanze e le persone coinvolte soltanto nella misura necessaria a identificare il fatto;
- regola pertinente: richiamare, quando applicabile, la disposizione del CCNL, del codice disciplinare o del regolamento aziendale che si ritiene violata;
- diritto di difesa: indicare termine e modalità per presentare giustificazioni scritte o chiedere di essere sentiti;
- mittente: riportare data e firma del datore di lavoro o del soggetto aziendale competente.
Se vengono contestati più episodi, ciascuno deve essere individuato separatamente. La comunicazione non deve anticipare come già decisa una sanzione che potrà essere valutata soltanto dopo il contraddittorio.
Termine di cinque giorni e difesa del dipendente
L’articolo 7 della Legge 20 maggio 1970, n. 300 stabilisce che il datore di lavoro non possa adottare un provvedimento disciplinare senza avere preventivamente contestato l’addebito e consentito al lavoratore di difendersi. Le sanzioni più gravi del rimprovero verbale non possono essere applicate prima che siano trascorsi cinque giorni dalla contestazione scritta.
I cinque giorni costituiscono il termine minimo previsto dalla legge prima dell’applicazione della sanzione, ma il CCNL può riconoscere al lavoratore un periodo più lungo o prevedere ulteriori passaggi. In tal caso il testo del fac simile deve essere modificato. Il lavoratore può presentare memorie scritte, chiedere di essere sentito e farsi assistere da un rappresentante dell’associazione sindacale alla quale aderisce o conferisce mandato.
Valutazione delle giustificazioni e sanzione
Ricevute le giustificazioni, oppure decorso il termine applicabile senza risposta, il datore deve valutare il fatto e decidere se archiviare il procedimento o applicare una sanzione prevista dalla disciplina applicabile. Il richiamo scritto, la multa, la sospensione o il licenziamento non derivano automaticamente dalla generica gravità attribuita al comportamento.
La decisione deve rispettare il CCNL, il codice disciplinare aziendale e il principio di proporzionalità. L’eventuale provvedimento finale deve riferirsi ai fatti già contestati e non può fondarsi su nuovi addebiti rispetto ai quali il dipendente non abbia potuto difendersi.
Come consegnare la contestazione
La lettera deve essere trasmessa con una modalità che consenta di dimostrare il contenuto della comunicazione e la data della ricezione. Può essere consegnata a mano chiedendo al dipendente una firma per ricevuta oppure inviata tramite raccomandata con avviso di ricevimento. La firma per ricevuta attesta la consegna, non l’accettazione dell’addebito.
Se il lavoratore rifiuta di firmare, è opportuno utilizzare un’altra modalità idonea a documentare la ricezione. L’impiego di email, PEC o altri strumenti elettronici deve essere valutato in base all’indirizzo utilizzato, alla prova ottenibile e alle eventuali regole del CCNL o dell’organizzazione.
Quando il fac simile non è sufficiente
Il modello richiede una verifica specifica quando il fatto può determinare una sospensione, un licenziamento, una contestazione per molestie, discriminazioni, violenza o altre condotte particolarmente gravi. Non deve inoltre essere utilizzato automaticamente nei rapporti di pubblico impiego, per i quali si applicano competenze, termini e procedure specifiche.