In questa pagina sono disponibili due fac simile per invitare un rappresentante istituzionale a una cerimonia, inaugurazione, conferenza, manifestazione o altro evento. Non sono moduli ufficiali né obbligatori e devono essere adattati al destinatario e all’iniziativa.
I due file non sono equivalenti. Il modello Word contiene una lettera generale e modificabile ed è indicato nella maggior parte dei casi. Il PDF propone invece un invito sintetico riferito alla seconda edizione di una manifestazione e a un patrocinio già ottenuto: deve essere utilizzato soltanto quando queste circostanze corrispondono all’evento.
Modello di invito alle autorità Word
La versione Word permette di modificare formule di apertura, descrizione dell’iniziativa, ruolo proposto all’autorità, informazioni logistiche e richiesta di conferma. È la scelta più adatta per predisporre un invito personalizzato.
Fac simile lettera di invito alle autorità PDF
Il PDF editabile contiene campi per oggetto, destinatario, manifestazione, patrocinio, data, luogo e recapiti per la conferma. Il testo prestampato utilizza la formula “Egregio Sig.” e fa riferimento al successo di una precedente manifestazione e a una seconda edizione.
Per una destinataria, una prima edizione, un evento privo di patrocinio o un invito che richiede l’indicazione precisa dell’orario e del ruolo dell’autorità è preferibile utilizzare il file Word.
Quando utilizzare questa lettera
Il fac simile serve a chiedere la partecipazione di sindaci, assessori, presidenti, parlamentari, dirigenti pubblici, rappresentanti delle Forze dell’ordine o di altre istituzioni. Se il destinatario è specificamente il primo cittadino, è disponibile anche il fac simile di invito al sindaco per un evento.
Per invitati aziendali, professionisti o altri ospiti che non partecipano in veste istituzionale può essere più appropriato il modello di invito formale a un evento o una manifestazione.
Come compilare l’invito
Prima di completare la lettera è necessario verificare sul sito istituzionale il nome del destinatario, la carica ricoperta e l’ufficio competente. L’invito dovrebbe contenere:
- mittente: denominazione dell’ente, associazione, impresa o comitato organizzatore, indirizzo e recapiti;
- destinatario: nome, cognome, carica e amministrazione o istituzione di appartenenza;
- oggetto: denominazione dell’evento e richiesta di partecipazione;
- evento: finalità, data, orario, luogo completo e modalità di svolgimento in presenza, online o ibrida;
- ruolo proposto: semplice partecipazione, saluto istituzionale, intervento, relazione, premiazione o inaugurazione;
- impegno richiesto: orario previsto di arrivo, durata dell’intervento ed eventuali esigenze organizzative;
- conferma: data entro la quale rispondere, indirizzo email, numero di telefono e nominativo del referente;
- chiusura: nome, qualifica e firma della persona autorizzata a formulare l’invito.
Se l’autorità è invitata come relatrice o per un saluto, è opportuno specificare tema e durata dell’intervento. Non bisogna presentare la partecipazione come confermata prima di avere ricevuto l’accettazione.
Allegati utili
Quando aiutano a valutare l’invito, possono essere allegati il programma, una breve presentazione dell’organizzatore, la locandina, le indicazioni per raggiungere la sede e le informazioni su accesso, parcheggio o accredito. Eventuali ospitalità o rimborsi devono essere descritti con precisione, senza lasciare intendere condizioni non concordate.
Come inviare la lettera
L’invito può essere inviato alla segreteria, all’ufficio di gabinetto, all’ufficio cerimoniale o al protocollo indicato dall’ente. Il recapito deve essere verificato sul sito istituzionale; per le pubbliche amministrazioni è possibile consultare anche l’Indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni.
La comunicazione può essere trasmessa tramite email istituzionale, PEC, protocollo o posta, secondo le indicazioni dell’ente e il grado di formalità dell’occasione. La PEC non è normalmente obbligatoria per un semplice invito, ma consente di documentarne l’invio e la consegna. Non esiste un termine unico: occorre lasciare un preavviso adeguato agli impegni dell’autorità, agli eventuali spostamenti e alla scadenza prevista per la conferma.
Invito, patrocinio e autorizzazioni
Invitare un’autorità non equivale a ottenere il patrocinio dell’ente, un contributo economico, l’uso dello stemma o del logo, la disponibilità di spazi pubblici o le autorizzazioni necessarie per l’evento. Queste richieste possono essere soggette a moduli ufficiali, allegati e termini stabiliti dalla singola amministrazione.
La dicitura “con il patrocinio di” presente nel PDF deve essere compilata soltanto quando il patrocinio è già stato formalmente concesso. In caso contrario occorre utilizzare il modello Word, eliminare ogni riferimento al patrocinio e seguire separatamente la procedura pubblicata dall’ente competente.