In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF di autorizzazione generica, da utilizzare come base per formalizzare il consenso a una persona affinché compia una determinata attività o utilizzi un bene entro limiti chiaramente indicati.
Prima dell’utilizzo è necessario verificare se il destinatario richiede un proprio modulo, una delega specifica, l’allegazione di documenti di identità o particolari formalità. Il modello deve inoltre descrivere con precisione ciò che viene autorizzato.
Modello Autorizzazione Generica Word
La versione Word è la soluzione più flessibile perché permette di eliminare i campi non pertinenti e adattare completamente l’autorizzazione. Il modello contiene anche riferimenti al rappresentante legale, alla Partita IVA e alla sede legale: se chi autorizza è un privato, questi elementi devono essere rimossi.
Modello Autorizzazione Generica PDF
Il PDF propone una struttura sintetica con i dati del soggetto che rilascia l’autorizzazione, quelli della persona autorizzata e uno spazio nel quale descrivere l’attività consentita. Visto che sono presenti anche campi riferiti a un soggetto che agisce come rappresentante legale di un’organizzazione, per un’autorizzazione tra privati può essere preferibile utilizzare la versione Word e adattarla.
A cosa serve un’autorizzazione generica
Un’autorizzazione scritta serve a documentare il consenso concesso a un’altra persona per una determinata attività. Può essere utilizzata, per esempio, in rapporti interni a un’azienda, per consentire l’utilizzo di un bene, l’accesso a una determinata attività o il compimento di un’operazione per la quale il destinatario accetta una semplice autorizzazione in forma libera.
La caratteristica più importante è la precisione. Una formula come “autorizzo il Sig. Rossi a operare per mio conto” può essere troppo generica. È preferibile indicare esattamente che cosa la persona può fare, nei confronti di chi, su quale bene o pratica, entro quale periodo e con quali eventuali limiti.
Il modello non deve essere utilizzato come autorizzazione universale a prendere decisioni o sottoscrivere qualsiasi documento al posto del firmatario. Per attività che comportano rappresentanza verso terzi, assunzione di obbligazioni, sottoscrizione di contratti o altri atti con particolari effetti giuridici può essere necessario un documento diverso e, in alcuni casi, una procura o altra forma specifica.
Differenza tra autorizzazione e delega
Nell’uso quotidiano i termini autorizzazione e delega vengono spesso utilizzati in modo simile, ma è utile distinguere la funzione concreta del documento. Con un’autorizzazione si manifesta normalmente il proprio consenso affinché un soggetto compia una determinata attività. Con una delega si incarica invece una persona di eseguire una specifica operazione al proprio posto o di presentarsi presso un determinato destinatario in propria vece.
Se, per esempio, occorre incaricare una persona di presentare o ritirare documenti, svolgere una pratica o compiere un’altra operazione al posto dell’interessato, può essere più appropriato utilizzare il modello di delega generica.
La denominazione scelta non è comunque sufficiente a rendere il documento adatto a qualsiasi situazione. Conta soprattutto ciò che il destinatario richiede e quali poteri vengono effettivamente attribuiti. Banche, Pubbliche Amministrazioni, scuole, strutture ricettive, corrieri e altri soggetti possono predisporre moduli propri o richiedere documenti e modalità specifiche.
Come compilare il modello
Il documento deve innanzitutto identificare con chiarezza il soggetto che rilascia l’autorizzazione. Per una persona fisica possono essere indicati nome e cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale e residenza nella misura necessaria per il caso concreto. Se l’autorizzazione viene rilasciata per conto di un’impresa o di un ente, occorre indicare anche la denominazione del soggetto rappresentato e la qualifica in base alla quale il firmatario agisce.
Devono poi essere inseriti i dati della persona autorizzata e, soprattutto, l’oggetto dell’autorizzazione. È consigliabile specificare:
- l’attività o l’operazione esattamente consentita;
- il bene, il documento, la pratica o il rapporto interessato;
- l’eventuale destinatario presso il quale l’autorizzazione deve essere utilizzata;
- le condizioni o i limiti entro i quali la persona può operare;
- la data di decorrenza e, quando utile, quella di scadenza;
- luogo, data e firma del soggetto che rilascia l’autorizzazione.
La firma della persona autorizzata non è necessaria in ogni situazione. Può essere prevista quando occorre documentare anche l’accettazione dell’incarico o quando viene richiesta dal destinatario. Non è quindi opportuno inserirla come requisito automatico senza verificare la procedura concreta.
Quando il fac simile generico non è sufficiente
Prima di utilizzare il modello è importante controllare se esiste un documento specifico per l’operazione da compiere. Un’autorizzazione generica potrebbe essere rifiutata quando il destinatario richiede un proprio formulario oppure quando devono essere riportate dichiarazioni, dati o firme particolari.
Questo aspetto è particolarmente importante quando sono coinvolti minorenni. Per esempio, per autorizzare il soggiorno di un minore accompagnato da un adulto diverso dai genitori è preferibile utilizzare uno specifico modulo di autorizzazione per minorenni in hotel e verificare preventivamente le richieste della struttura.
Lo stesso principio vale per operazioni bancarie, pratiche amministrative, atti notarili, procedure giudiziarie, attività scolastiche o altre situazioni soggette a regole specifiche. In questi casi il fac simile generico deve essere utilizzato soltanto dopo avere verificato che la forma libera sia effettivamente accettata.
Documenti da allegare e modalità di consegna
Non è possibile stabilire in modo generale che a ogni autorizzazione debba essere allegata una copia del documento di identità. L’eventuale allegazione dipende dalla procedura e dalle richieste del destinatario. Quando è necessaria l’identificazione del firmatario o della persona autorizzata, occorre seguire esattamente le indicazioni ricevute.
Anche la modalità di consegna varia in base all’utilizzo. Il documento può essere consegnato direttamente alla persona autorizzata affinché lo presenti al destinatario, trasmesso tramite email o PEC oppure caricato mediante una procedura telematica, se il soggetto interessato accetta tali modalità. Prima della consegna è opportuno controllare che il testo non lasci spazi vuoti suscettibili di creare ambiguità, che l’oggetto dell’autorizzazione sia sufficientemente preciso e che siano presenti data e firma. È inoltre consigliabile conservare una copia del documento rilasciato e degli eventuali allegati.