In questa pagina sono disponibili un fac simile Word e un modello PDF editabile per chiedere a un hotel la disponibilità di una sistemazione nelle date desiderate e ottenere informazioni su tariffe e condizioni del soggiorno.
La richiesta di disponibilità è una comunicazione preliminare, non equivale, da sola, a una prenotazione confermata. Nel messaggio è quindi utile indicare con precisione date, numero di ospiti, camere richieste e servizi necessari, chiedendo all’hotel come procedere per l’eventuale conferma.
Fac Simile Richiesta Disponibilità Hotel Word
Il modello Word può essere modificato liberamente inserendo i dati del soggiorno, le caratteristiche delle camere richieste e le informazioni che si desidera ricevere dalla struttura.
Fac Simile Richiesta Disponibilità Hotel PDF
Di seguito è disponibile anche il modello PDF editabile. Prima dell’invio è opportuno completare tutti gli spazi relativi al soggiorno e adattare le richieste di servizi alle proprie esigenze.
A Cosa Serve la Richiesta di Disponibilità
La richiesta di disponibilità serve a verificare se l’hotel può offrire una o più camere nel periodo desiderato e, nello stesso messaggio, a chiedere informazioni sulle tariffe e sulle condizioni applicabili.
È particolarmente utile quando le esigenze non possono essere verificate facilmente attraverso il normale sistema di prenotazione online, per esempio in caso di soggiorni di gruppo, necessità di più camere, configurazioni particolari dei letti, bambini, animali, esigenze di accessibilità o richiesta di determinati servizi.
La risposta dell’hotel può contenere disponibilità, prezzo e condizioni per procedere. È importante verificare come deve essere confermata l’offerta, perché una semplice richiesta di informazioni non garantisce che la camera rimanga disponibile fino alla successiva risposta del cliente.
Quali Informazioni Inserire
Per permettere alla struttura di rispondere senza dover chiedere ulteriori chiarimenti è opportuno indicare almeno:
- nome e recapito del richiedente;
- data di arrivo e data di partenza;
- numero di adulti e, quando rilevante, numero ed età dei bambini;
- numero e tipologia delle camere richieste;
- eventuale preferenza tra letto matrimoniale, letti separati o altre configurazioni;
- trattamento desiderato, per esempio solo pernottamento, pernottamento e colazione, mezza pensione o pensione completa;
- eventuali esigenze particolari o servizi necessari;
- richiesta delle tariffe e delle condizioni per confermare la prenotazione.
Se le date sono flessibili può essere utile specificarlo, chiedendo eventualmente disponibilità anche nei giorni immediatamente precedenti o successivi.
Cosa Chiedere all’Hotel Prima di Prenotare
Oltre alla disponibilità della camera è consigliabile chiedere il prezzo complessivo del soggiorno e quali servizi siano inclusi. Quando rilevante, possono essere richieste informazioni su colazione, parcheggio, accesso a spa o piscina, culla, animali domestici, late check-in o altri servizi.
È inoltre utile conoscere le condizioni di cancellazione e modifica, gli eventuali importi richiesti per confermare la prenotazione e le modalità di pagamento accettate. Se la struttura invia un’offerta, prima di accettarla è opportuno controllare anche eventuali condizioni relative a caparra, prepagamento, tariffa rimborsabile o non rimborsabile.
Richiesta di Disponibilità o Richiesta di Preventivo
I due documenti sono simili ma l’obiettivo può essere diverso. Se interessa principalmente sapere se esiste una camera libera nelle date indicate, questo fac simile è adeguato. Se invece si desidera ricevere un’offerta economica dettagliata, soprattutto per più camere, gruppi o esigenze articolate, può essere più adatto il fac simile di richiesta preventivo hotel.
Quando un’azienda, un’associazione o un’organizzazione intende negoziare tariffe agevolate da utilizzare per più soggiorni nel tempo, la comunicazione ha invece una finalità diversa. In questo caso può essere utilizzato il fac simile di richiesta convenzione hotel.
Come Inviare la Richiesta
La comunicazione può essere inviata tramite email oppure attraverso il modulo di contatto o di richiesta preventivo presente sul sito dell’hotel. Per una normale richiesta di disponibilità non è necessaria una particolare modalità formale di trasmissione.
L’oggetto del messaggio può indicare direttamente lo scopo e le date, per esempio “Richiesta disponibilità camera dal 10 al 14 agosto”. Nel testo è preferibile essere sintetici e fornire subito tutte le informazioni necessarie per consentire alla struttura di verificare disponibilità e prezzo. Quando l’hotel risponde, è opportuno leggere attentamente le istruzioni per la conferma. Se vengono richiesti l’accettazione dell’offerta, i dati di una carta, un pagamento anticipato o un’altra procedura, la prenotazione deve essere completata secondo le condizioni comunicate dalla struttura.