In questa pagina sono disponibili un modulo di autorizzazione per minorenni in hotel in formato Word e un fac simile PDF. Il documento serve a formalizzare l’assenso del genitore o del tutore quando il minore soggiorna con una persona maggiorenne diversa da chi esercita la responsabilità genitoriale.
Si tratta di modelli liberi, non di moduli ufficiali validi automaticamente presso ogni struttura. Prima della prenotazione è necessario chiedere all’hotel se accetta un fac simile, se dispone di un proprio modulo e quali firme, documenti e modalità di invio richiede. L’autorizzazione non consente da sola a un minorenne di soggiornare senza un accompagnatore maggiorenne.
Modulo Autorizzazione Soggiorno Minorenni in Hotel Word
La versione Word è preferibile quando occorre integrare il documento con i dati dell’accompagnatore maggiorenne, il riferimento della prenotazione o le dichiarazioni richieste dalla struttura. Prima della firma devono essere eliminati o modificati i passaggi non adatti al caso concreto.
Modulo Autorizzazione Hotel Minorenni PDF
Il PDF offre una versione essenziale del modulo. Deve essere utilizzato soltanto dopo avere verificato che i dati previsti siano sufficienti per l’hotel. Se la struttura richiede l’identificazione dell’accompagnatore o un proprio formulario, è necessario utilizzare il documento indicato dall’albergo oppure adattare la versione Word.
Quando utilizzare l’autorizzazione
L’indicazione pubblicata dalla Polizia di Stato sugli alloggi per minori distingue il minore non accompagnato da quello che soggiorna con un maggiorenne diverso dai genitori. Nel secondo caso l’accompagnatore deve essere munito dell’assenso dei genitori e la struttura procede alla registrazione degli ospiti secondo le regole applicabili.
- Minore con un genitore o tutore: normalmente non serve un’autorizzazione al soggiorno, ma la struttura deve poter identificare gli ospiti e può richiedere documenti che dimostrino il rapporto con il minore.
- Minore con un altro maggiorenne: è opportuno predisporre l’autorizzazione scritta, identificare l’accompagnatore e allegare la documentazione richiesta dall’hotel.
- Minore senza accompagnatore: il fac simile non rende possibile il soggiorno. Le indicazioni della Polizia di Stato prevedono che il minore non accompagnato non possa essere ospitato; occorre quindi verificare preventivamente la situazione con la struttura.
L’articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza impone alle strutture ricettive di dare alloggio a persone identificabili mediante un documento idoneo e di comunicare all’autorità di pubblica sicurezza le generalità degli ospiti. Non contiene invece uno specifico modello nazionale di autorizzazione per minorenni.
Cosa indicare nel modulo
Il documento dovrebbe riportare almeno:
- nome, cognome, luogo e data di nascita, residenza e recapiti del genitore o tutore che concede l’autorizzazione;
- qualità nella quale il dichiarante firma, per esempio genitore o tutore;
- nome, cognome, luogo e data di nascita del minore;
- estremi del documento del minore, se richiesti dalla struttura;
- denominazione e indirizzo dell’hotel, ostello, residence o altra struttura ricettiva;
- date esatte di arrivo e partenza e riferimento della prenotazione;
- nome, cognome, dati anagrafici, recapito ed estremi del documento dell’accompagnatore maggiorenne;
- autorizzazione espressa al soggiorno del minore e al suo accompagnamento da parte della persona indicata;
- numeri di telefono ai quali contattare tempestivamente il genitore o il tutore;
- luogo, data e firma leggibile.
La struttura può richiedere la firma di uno o di entrambi i genitori, in base alle circostanze e alle proprie procedure. In caso di tutela, affidamento, limitazioni della responsabilità genitoriale o disaccordo tra i genitori non è prudente utilizzare un fac simile generico senza verificare chi abbia il potere di autorizzare il soggiorno.
Se l’hotel richiede anche una delega separata alla persona che accompagna il minore e ammette un documento in carta libera, può essere adattato il modello di delega generica, indicando in modo preciso il soggiorno, la struttura, il periodo e i poteri attribuiti.
Documenti da allegare e presentare
Prima della partenza è opportuno chiedere alla struttura quali documenti devono essere inviati in copia e quali devono essere mostrati in originale al check-in. Di norma possono essere richiesti:
- modulo compilato e firmato;
- copia del documento di identità del genitore o tutore firmatario;
- documento idoneo a identificare il minore;
- documento originale dell’accompagnatore maggiorenne;
- conferma della prenotazione;
- eventuale documentazione aggiuntiva prevista dalla struttura.
Gli obblighi di identificazione previsti dall’articolo 109 TULPS non comportano automaticamente la conservazione di copie dei documenti degli ospiti. Il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito che i dati devono essere trattati nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione. La copia del documento del genitore può essere richiesta separatamente per verificare la provenienza e la firma dell’autorizzazione: è quindi opportuno seguire le istruzioni specifiche dell’hotel e non trasmettere dati ulteriori non necessari.
Come inviare o consegnare il modulo
- Contattare l’hotel prima di prenotare o, comunque, con sufficiente anticipo rispetto all’arrivo.
- Chiedere se il minore può essere ospitato con l’accompagnatore indicato e se esistono limiti di età o condizioni particolari.
- Richiedere l’eventuale modulo predisposto dalla struttura e l’elenco dei documenti necessari.
- Compilare tutti i campi, firmare e allegare esclusivamente le copie richieste.
- Inviare il documento tramite il canale accettato dall’hotel, per esempio posta elettronica, oppure consegnarlo alla reception.
- Portare al check-in gli originali dei documenti richiesti e conservare la conferma scritta dell’accettazione.
Non esiste un obbligo generale di utilizzare la PEC, la raccomandata, l’autenticazione della firma o la registrazione del modulo. Alcune strutture accettano l’invio tramite posta elettronica, mentre altre richiedono il documento cartaceo originale: la modalità deve essere concordata direttamente con l’hotel.
Limiti dell’autorizzazione e responsabilità
L’autorizzazione documenta il consenso al soggiorno e all’accompagnamento, ma non trasferisce all’accompagnatore la responsabilità genitoriale e non gli attribuisce automaticamente il potere di assumere qualsiasi decisione legale o sanitaria per il minore. Per esigenze mediche, attività sportive o altre situazioni particolari possono servire consensi separati.
La firma non esonera automaticamente la struttura ricettiva o i suoi incaricati da ogni responsabilità. Una clausola generica di esonero non può eliminare obblighi e responsabilità inderogabili previsti dalla legge. Il modulo deve quindi essere utilizzato come autorizzazione al soggiorno, non come rinuncia indiscriminata ai diritti del minore o del genitore.
Soggiorno in Italia e viaggio all’estero
Questo fac simile riguarda l’alloggio presso una struttura ricettiva e non sostituisce i documenti necessari per l’espatrio. Se un minore italiano di età inferiore a 14 anni viaggia all’estero senza almeno uno dei genitori, può essere necessaria la dichiarazione di accompagnamento per minorenni con le formalità previste dalla Polizia di Stato.
Prima di un viaggio internazionale devono essere controllate anche le regole del Paese di destinazione e di transito e le condizioni applicate dalla compagnia aerea, ferroviaria, marittima o di autobus. L’autorizzazione dell’hotel non sostituisce il documento di identità valido per l’espatrio, il passaporto, eventuali visti o le autorizzazioni richieste per il viaggio.