In questa pagina sono disponibili un modello Word e un fac simile PDF per richiedere a un hotel un preventivo relativo a un soggiorno. I documenti possono essere utilizzati per comunicare date, numero di ospiti, camere desiderate e servizi richiesti, così da ricevere un’offerta il più possibile completa e confrontabile.
La richiesta di preventivo serve a ottenere disponibilità, prezzo e condizioni, ma non deve essere confusa con la conferma della prenotazione: prima di considerare riservata la camera è necessario verificare le modalità indicate dall’hotel per accettare l’offerta.
Modello Richiesta Preventivo Hotel Word
Il modello Word può essere modificato liberamente inserendo le caratteristiche del soggiorno e le informazioni che si desidera ricevere dalla struttura. È il formato più adatto quando occorre aggiungere richieste particolari o predisporre una comunicazione per famiglie, gruppi o viaggi di lavoro.
Fac Simile Richiesta Preventivo Hotel PDF
Il PDF contiene una richiesta sintetica nella quale indicare date del soggiorno, numero di ospiti, tipologia di camera e servizi aggiuntivi. Può essere utilizzato come traccia per chiedere all’hotel di formulare il preventivo.
Quando Utilizzare la Richiesta di Preventivo
La richiesta di preventivo è utile quando le date del soggiorno sono già definite, o almeno individuate indicativamente, e si vuole conoscere non soltanto se ci sono camere disponibili, ma anche il prezzo complessivo e le condizioni applicabili.
Se interessa esclusivamente sapere se la struttura dispone di camere libere, è più adatta una richiesta di disponibilità hotel. Se invece un’azienda, un’associazione o un’organizzazione cerca tariffe dedicate per soggiorni ricorrenti, può essere più appropriata una richiesta di convenzione hotel.
Come Compilare la Richiesta di Preventivo Hotel
Per consentire alla struttura di formulare un’offerta precisa è importante evitare richieste troppo generiche. Le informazioni essenziali riguardano soprattutto periodo del soggiorno, composizione degli ospiti e sistemazione richiesta.
- indicare data di arrivo e data di partenza, specificando se esiste una certa flessibilità;
- precisare il numero di adulti e di bambini e, per questi ultimi, le età quando possono incidere sulle tariffe o sulla sistemazione;
- indicare il numero di camere e la tipologia desiderata, per esempio singola, matrimoniale, doppia con letti separati o familiare;
- specificare eventuali richieste relative ai letti, come culla, letto aggiuntivo o camere comunicanti;
- indicare il trattamento desiderato, come solo pernottamento, pernottamento e colazione, mezza pensione o pensione completa;
- se necessario, segnalare la presenza di animali e chiedere condizioni ed eventuali supplementi;
- indicare eventuali esigenze di accessibilità o altre necessità particolari;
- fornire un indirizzo email e, quando utile, un numero di telefono per la risposta.
Per soggiorni di gruppo è opportuno indicare anche il numero previsto di camere per ciascuna tipologia e specificare se gli ospiti arriveranno e partiranno tutti nelle stesse date. Per un viaggio di lavoro possono essere rilevanti anche parcheggio, Wi-Fi, spazi per riunioni, fatturazione e orari di check-in o check-out.
Cosa Chiedere che Sia Specificato nel Preventivo
La richiesta dovrebbe invitare l’hotel a fornire non soltanto una tariffa per notte, ma le informazioni necessarie per conoscere il costo effettivo e confrontare correttamente più offerte.
- prezzo totale del soggiorno e, quando utile, tariffa per camera e per notte;
- servizi compresi nel prezzo, come colazione, parcheggio, Wi-Fi o accesso ad altre strutture;
- eventuali supplementi per bambini, letti aggiuntivi, animali, parcheggio, spa o altri servizi;
- eventuali imposte o tassa di soggiorno non comprese nell’importo indicato;
- condizioni di cancellazione e modifica della prenotazione;
- eventuale tariffa rimborsabile o non rimborsabile;
- importo e scadenza di eventuale caparra, acconto o pagamento anticipato;
- modalità di pagamento accettate;
- periodo di validità del preventivo e termine entro il quale confermare;
- modalità necessaria per rendere definitiva la prenotazione.
Chiedere espressamente queste informazioni è particolarmente utile quando si confrontano offerte che presentano prezzi apparentemente simili ma condizioni di cancellazione, servizi inclusi o costi aggiuntivi differenti.
Richiesta di Preventivo e Prenotazione
L’invio della richiesta serve a chiedere all’hotel una proposta e non implica, di per sé, che la camera sia stata prenotata. Anche dopo avere ricevuto il preventivo è quindi necessario verificare le istruzioni della struttura per la conferma, che possono prevedere una risposta di accettazione, l’inserimento dei dati di pagamento, il versamento di una somma oppure l’utilizzo di un collegamento o sistema di prenotazione.
È utile controllare anche per quanto tempo l’hotel mantiene valida l’offerta e, se indicato, fino a quale momento garantisce la disponibilità delle camere. Una tariffa comunicata in un determinato momento non deve essere considerata automaticamente bloccata fino alla conferma.
Come Inviare la Richiesta all’Hotel
La richiesta può normalmente essere inviata all’indirizzo email della struttura o attraverso il modulo di contatto predisposto sul sito dell’hotel. Per gruppi, eventi o soggiorni aziendali può essere preferibile contattare direttamente l’ufficio prenotazioni o commerciale, quando disponibile.
Nell’oggetto della comunicazione è utile indicare subito il periodo interessato, per esempio “Richiesta preventivo soggiorno dal 12 al 15 novembre”. Il testo può essere breve, sempre che contenga tutte le informazioni necessarie. Non è generalmente necessario allegare documenti personali nella fase iniziale della richiesta, salvo che la struttura ne abbia una specifica necessità per il servizio richiesto. Dopo avere ricevuto il preventivo, è consigliabile conservarne una copia insieme alla successiva conferma della prenotazione, soprattutto quando sono state concordate condizioni particolari, servizi aggiuntivi o una tariffa specifica.