In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF di preventivo hotel, da utilizzare per comunicare a un potenziale cliente disponibilità, sistemazione proposta, prezzo del soggiorno, servizi inclusi e principali condizioni dell’offerta.
Prima dell’invio è importante specificare con chiarezza le date del soggiorno, il numero degli ospiti, il tipo di camera, il prezzo complessivo, gli eventuali costi esclusi e le condizioni per confermare o cancellare la prenotazione. Il preventivo non deve lasciare intendere che la camera sia già riservata se la prenotazione richiede ancora una conferma del cliente.
Fac Simile Preventivo Hotel Word
La versione Word è indicata quando occorre personalizzare liberamente camere, trattamento, servizi aggiuntivi, condizioni di pagamento, cancellazione e modalità di conferma.
Modulo Preventivo Hotel PDF Editabile
Il PDF può essere utilizzato come schema per predisporre un’offerta relativa a un soggiorno. Prima dell’invio devono essere completati e verificati tutti i dati economici e le condizioni applicabili alla prenotazione.
Cosa deve contenere un preventivo hotel
Il preventivo deve permettere al cliente di capire rapidamente quale soggiorno viene proposto e quanto dovrà pagare. È opportuno riportare:
- nome e contatti della struttura ricettiva;
- nome del cliente o referente della prenotazione;
- data di emissione del preventivo;
- date di arrivo e partenza;
- numero di notti;
- numero di adulti e bambini, con eventuale età dei minori quando rilevante per la tariffa;
- numero e tipologia delle camere;
- trattamento previsto, per esempio solo pernottamento, colazione, mezza pensione o pensione completa;
- prezzo per camera o per soggiorno e importo complessivo;
- servizi inclusi ed eventuali servizi a pagamento;
- eventuali costi non compresi nel totale;
- modalità di pagamento e, se previsto, importo dell’acconto o della caparra;
- condizioni di cancellazione e no-show;
- termine entro il quale l’offerta può essere accettata;
- modalità con cui il cliente deve confermare la prenotazione.
Per offerte non specificamente dedicate all’ospitalità può essere utilizzato anche il modello generico di preventivo Excel e Word.
Prezzo totale e costi aggiuntivi
Una delle informazioni più importanti è il prezzo effettivamente proposto per l’intero soggiorno. Se il preventivo viene utilizzato nell’ambito di una prenotazione conclusa a distanza con un consumatore, il Codice del Consumo richiede che prima della conclusione del contratto siano fornite in modo chiaro le informazioni sul prezzo totale comprensivo delle imposte e sugli eventuali ulteriori costi oppure, quando non possono essere determinati in anticipo, sulle relative modalità di calcolo.
È quindi preferibile non limitarsi a riportare una tariffa per notte quando il cliente deve sostenere anche altri costi prevedibili. Parcheggio, pasti, accesso a determinati servizi, supplementi per animali o altri extra dovrebbero essere indicati separatamente quando non sono inclusi.
L’eventuale imposta di soggiorno merita una voce specifica. Poiché importo, esenzioni e modalità dipendono dal Comune e possono cambiare, il preventivo dovrebbe precisare se è compresa oppure se deve essere pagata separatamente secondo la disciplina locale vigente al momento del soggiorno.
Validità del preventivo e disponibilità della camera
Il documento dovrebbe indicare fino a quando prezzi e disponibilità proposti restano validi. Questo aspetto è particolarmente importante nel settore alberghiero, nel quale la disponibilità delle camere può variare rapidamente.
Se la camera non viene bloccata con il semplice invio del preventivo, è opportuno scriverlo espressamente. Una formula chiara può specificare che l’offerta è soggetta a disponibilità fino alla ricezione della conferma o del pagamento eventualmente richiesto.
Il preventivo non deve quindi essere confuso con una conferma definitiva di prenotazione. La struttura dovrebbe indicare quale azione del cliente rende effettiva la prenotazione, per esempio risposta scritta, pagamento di un acconto, inserimento dei dati della carta oppure utilizzo di un apposito sistema di booking.
Condizioni cancellazione e no show
Le condizioni di cancellazione devono essere riportate in modo comprensibile prima che il cliente confermi. È opportuno indicare fino a quale momento è possibile annullare senza costi, quali somme possono essere trattenute successivamente e cosa accade in caso di mancata presentazione.
Se sono disponibili più tariffe, per esempio una tariffa rimborsabile e una non rimborsabile, il preventivo deve rendere evidente la differenza e il relativo prezzo. Non è sufficiente utilizzare formulazioni generiche come “si applicano le condizioni dell’hotel” senza permettere al cliente di conoscerle.
Per le prenotazioni alberghiere riferite a una data o a un periodo specifico non opera il normale diritto di ripensamento di 14 giorni previsto per molti contratti conclusi a distanza. L’articolo 59 del Codice del Consumo esclude infatti il diritto di recesso per la fornitura di alloggi per fini non residenziali quando il contratto prevede una data o un periodo di esecuzione specifici. Diventa quindi particolarmente importante indicare correttamente le condizioni di cancellazione applicate dalla struttura.
Acconto, caparra e garanzia della prenotazione
Se per confermare il soggiorno viene richiesto un pagamento anticipato, il preventivo deve chiarire l’importo, la scadenza e la funzione della somma richiesta. Non è opportuno utilizzare indifferentemente termini come “acconto” e “caparra”, perché possono produrre conseguenze giuridiche differenti.
Se invece la prenotazione viene garantita mediante carta di pagamento senza addebito immediato, è utile spiegare quando potrebbe essere effettuato un addebito, per esempio in caso di cancellazione tardiva o no-show, secondo le condizioni comunicate al cliente.
Servizi inclusi e richieste particolari
Il preventivo dovrebbe distinguere ciò che è incluso nella tariffa da ciò che viene offerto a pagamento. Possono essere specificati colazione, parcheggio, Wi-Fi, accesso alla spa, transfer, culla, letto aggiuntivo, late check-out e altri servizi pertinenti.
Le richieste particolari del cliente, come configurazione dei letti, camere comunicanti o esigenze alimentari, dovrebbero essere riportate quando la struttura le ha effettivamente confermate. Se si tratta soltanto di preferenze non garantite, è meglio indicarlo chiaramente.
Quando il cliente non ha ancora fornito tutte le informazioni necessarie per predisporre l’offerta, può essere utile inviare prima una richiesta di preventivo hotel completa di date, numero di ospiti e servizi desiderati.
Come inviare e far accettare il preventivo
Il preventivo può essere inviato tramite email, attraverso il sistema di prenotazione della struttura o con altro canale concordato. È consigliabile utilizzare un formato che consenta al cliente di conservare facilmente prezzi e condizioni dell’offerta.
Quando il cliente accetta, la struttura dovrebbe inviare una conferma che riporti almeno nome dell’ospite, date, tipologia di camera, trattamento, prezzo, eventuali somme già versate e condizioni di cancellazione applicabili. In questo modo il preventivo iniziale e la successiva prenotazione rimangono chiaramente distinguibili.