In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile di lettera di richiesta convenzione hotel Word e PDF da scaricare, personalizzare e stampare. Il documento serve a chiedere a una struttura alberghiera una proposta di tariffe e condizioni dedicate per i soggiorni di dipendenti, collaboratori o associati.
Il PDF è impostato come richiesta di un’azienda per le trasferte dei propri dipendenti. Per adattare il testo a un’associazione, a un evento o a esigenze diverse, utilizza il modello Word.
Fac simile lettera richiesta convenzione hotel Word
Il modello Word presente in questa pagina può essere scaricato e compilato inserendo i dati del richiedente, quelli dell’hotel e le esigenze di soggiorno. Scegli questo formato per aggiungere il numero indicativo di pernottamenti, precisare i servizi richiesti e modificare i passaggi che non corrispondono alla tua situazione.
Lettera di richiesta convenzione alberghiera in PDF
Il PDF contiene una richiesta di informazioni su tariffe agevolate, condizioni flessibili e servizi per i dipendenti in trasferta. Puoi consultarlo e stamparlo come traccia; per riscrivere i paragrafi o integrare le condizioni da negoziare, prepara la versione personalizzata nel Word.
Quando utilizzare la richiesta di convenzione
Utilizza questa lettera quando desideri proporre un accordo per soggiorni ricorrenti, trasferte aziendali, ospitalità degli associati oppure pernottamenti collegati a fiere ed eventi. La richiesta dovrebbe permettere all’hotel di valutare il fabbisogno previsto e formulare condizioni coerenti con le esigenze dell’organizzazione.
Se devi conoscere il costo di un singolo soggiorno con date già definite, è più pertinente una richiesta di preventivo hotel. Se invece devi verificare soltanto la presenza di camere libere per un determinato periodo, puoi utilizzare la lettera di richiesta disponibilità hotel.
Come compilare la lettera
Come in ogni lettera formale, inizia con l’intestazione dell’associazione o dell’azienda richiedente, la data e i dati dell’hotel. Indirizza il documento alla direzione o al responsabile commerciale, quando individuato. Nell’oggetto puoi scrivere “Richiesta di convenzione alberghiera per [denominazione]”.
Inserisci una breve presentazione dell’organizzazione e delle sue attività, spiegando perché cerchi una struttura nella zona. Specifica chi dovrebbe beneficiare della convenzione: dipendenti, collaboratori, soci, relatori o partecipanti a un evento. Per un’associazione, sostituisci i riferimenti del PDF alla società e alle trasferte dei dipendenti.
Descrivi le esigenze concrete: durata indicativa dell’accordo, periodi di maggiore utilizzo, giorni della settimana interessati, tipologie di camere e trattamento desiderato. Se disponibili, aggiungi una stima delle camere e delle notti necessarie. Distingui una previsione di soggiorni da un impegno minimo di acquisto: non promettere volumi garantiti se stai soltanto raccogliendo offerte.
Per fiere o congressi, indica nome dell’evento, sede, date e numero orientativo di partecipanti che potrebbero pernottare. Precisa se cerchi soltanto una tariffa dedicata oppure anche camere da tenere a disposizione, chiedendo in quest’ultimo caso le condizioni e le scadenze applicabili.
Fornisci un punto di contatto diretto, con nome, ruolo, numero di telefono e indirizzo email. Concludi ringraziando per l’attenzione e chiedendo una proposta scritta. Completa con il nome del firmatario e la funzione ricoperta nell’organizzazione.
Tariffe, servizi e condizioni da chiedere all’hotel
Non limitarti a domandare uno sconto. Chiedi se la proposta prevede una tariffa fissa oppure una riduzione rispetto a un prezzo di riferimento, precisando quale. Fai indicare se l’importo è per camera o per persona, quali servizi comprende, se include l’IVA e come viene trattata l’eventuale imposta di soggiorno.
Il PDF menziona la navetta per la stazione, il parcheggio gratuito e la prima colazione inclusa. Si tratta di servizi richiesti, non di prestazioni già garantite dall’hotel. Mantieni soltanto quelli utili e chiedi di distinguere ciò che è incluso nella tariffa da ciò che comporta un supplemento. Puoi aggiungere esigenze relative a sale riunioni, ristorazione o altri servizi pertinenti.
Fai specificare il periodo di validità delle tariffe, le eventuali esclusioni durante fiere o alta stagione e se la prenotazione resta soggetta alla disponibilità delle camere. Chiedi anche come accedere alle condizioni convenzionate, per esempio tramite un codice, un referente o un canale di prenotazione dedicato.
Per cancellazioni e modifiche, richiedi termini precisi ed eventuali penali, comprese quelle per mancata presentazione o partenza anticipata. Chiarisci inoltre chi prenota, chi paga, a chi deve essere intestata la fattura e come saranno gestiti gli extra degli ospiti. Evita di dare per scontati il pagamento posticipato o la cancellazione gratuita.
Il modello PDF contiene anche un riferimento a una “convenzione esclusiva”. Se desideri soltanto condizioni riservate alla tua organizzazione, senza proporre vincoli di esclusiva, sostituisci l’espressione nel Word con “convenzione dedicata alla nostra azienda”. Eventuali obblighi di esclusiva devono essere valutati e definiti espressamente, non lasciati a una formula generica.
Come inviare la richiesta e proseguire la trattativa
Verifica sul sito ufficiale dell’hotel il recapito della direzione, dell’ufficio commerciale o del servizio convenzioni. Puoi inserire la richiesta nel corpo dell’email oppure allegare la lettera su carta intestata. Se la struttura prevede un modulo dedicato, segui quella procedura e utilizza il fac simile per preparare le informazioni da trasmettere.
La lettera può essere accompagnata da una breve presentazione aziendale, dal programma dell’evento o da un prospetto dei soggiorni stimati. Allega soltanto materiali utili alla valutazione, senza inviare elenchi nominativi degli ospiti quando è sufficiente descrivere il fabbisogno complessivo. Conserva la richiesta e la proposta ricevuta.
Mantieni distinta la richiesta esplorativa dall’accettazione delle condizioni. Se stai soltanto raccogliendo offerte, puoi precisare: “La presente è finalizzata a ricevere una proposta; eventuali impegni saranno oggetto di successivo accordo”. L’articolo 1326 del Codice civile disciplina la conclusione del contratto mediante proposta e accettazione: non presumere quindi che una conferma inviata per email sia priva di effetti soltanto perché manca un documento firmato separatamente.
Prima di confermare la convenzione, controlla che siano chiari beneficiari, durata, tariffe, servizi, prenotazioni, cancellazioni e pagamenti. Per ogni soggiorno, verifica poi che la prenotazione sia stata effettivamente confermata alle condizioni concordate, senza confondere la disponibilità di una tariffa convenzionata con l’assegnazione automatica di una camera.