In questa pagina sono disponibili un modello Word e un PDF di lettera di scuse per ritardo nel pagamento. Il fac simile può essere utilizzato da un privato, un professionista o un’impresa per informare il creditore del ritardo, indicare quando si prevede di effettuare il pagamento e, se necessario, proporre una soluzione.
La lettera deve essere adattata con particolare attenzione quando l’esistenza o l’importo del debito sono contestati, perché dichiarazioni espresse di riconoscimento del debito o promesse di pagamento possono produrre effetti giuridici.
Fac Simile Lettera di Scuse per Ritardo nel Pagamento Word
Il modello Word può essere modificato liberamente inserendo il riferimento alla fattura o all’obbligazione interessata, la causa del ritardo e la data entro la quale si prevede di effettuare il pagamento.
Fac Simile Lettera di Scuse per Ritardo nel Pagamento PDF
Il PDF contiene una comunicazione già strutturata con spazi per indicare il destinatario, il pagamento interessato, il motivo del ritardo e la data prevista per la regolarizzazione. Prima di utilizzarlo è opportuno verificare che tutte le dichiarazioni contenute nel testo corrispondano alla situazione effettiva.
Quando Utilizzare la Lettera
La comunicazione è utile quando la scadenza non è stata rispettata e il debitore vuole mantenere aperto il confronto con il creditore, informarlo della situazione e indicare in modo concreto come intende procedere. Può riguardare, per esempio, una fattura, una rata, un corrispettivo contrattuale o un’altra somma già scaduta.
Se il pagamento è stato soltanto dimenticato o ritardato per un problema amministrativo e può essere effettuato immediatamente, la lettera può essere molto breve. Se invece non è possibile pagare l’intero importo in tempi brevi, è preferibile non limitarsi a una generica promessa, ma formulare una proposta realistica.
Quando occorre chiedere il pagamento in più rate, può essere utilizzato lo specifico fac simile di proposta di piano di rientro dei debiti.
Come Compilare la Lettera di Scuse
Per rendere la comunicazione chiara e utile è opportuno indicare:
- Mittente e destinatario: nome e cognome oppure denominazione delle parti e relativi recapiti.
- Pagamento interessato: numero e data della fattura, rata, contratto o altro riferimento che permetta di individuare la somma.
- Scadenza: indicare la data entro la quale il pagamento avrebbe dovuto essere eseguito.
- Motivo del ritardo: può essere spiegato sinteticamente quando è utile, senza fornire informazioni personali o aziendali non necessarie.
- Data prevista di pagamento: indicare una data soltanto se è realisticamente possibile rispettarla.
- Pagamento già disposto: se il bonifico è già stato effettuato, specificarlo e, quando opportuno, allegare la relativa contabile.
- Eventuale proposta: se non è possibile saldare in un’unica soluzione, indicare che si desidera concordare una dilazione o un piano di rientro.
- Saluti e firma: concludere con una formula professionale coerente con il rapporto tra le parti.
Non è necessario descrivere dettagliatamente difficoltà finanziarie, problemi personali o procedure interne se queste informazioni non sono utili alla gestione del pagamento. È normalmente più efficace indicare con precisione cosa verrà fatto e in quale momento.
Attenzione al Riconoscimento del Debito
Una lettera di scuse non deve essere considerata sempre una comunicazione priva di conseguenze giuridiche. Se il testo contiene una dichiarazione con cui il mittente riconosce espressamente di dovere una determinata somma o promette di pagarla, possono assumere rilievo le regole sulla promessa di pagamento e sulla ricognizione di debito.
L’articolo 1988 del Codice civile stabilisce che la promessa di pagamento o la ricognizione di un debito dispensa il beneficiario dall’onere di provare il rapporto fondamentale, la cui esistenza si presume fino a prova contraria. Inoltre, in base all’articolo 2944 del Codice civile, il riconoscimento del diritto può interrompere la prescrizione.
Se il debito, la sua origine, l’importo o la scadenza sono contestati, è quindi prudente non utilizzare automaticamente formule come “riconosco il debito”, “confermo di dovere la somma” o altre dichiarazioni analoghe senza averne valutato gli effetti. Quando lo scopo è invece formalizzare espressamente l’esistenza del debito, è disponibile uno specifico modello di riconoscimento di debito.
Nuova Scadenza e Rateizzazione
Indicare nella lettera una nuova data di pagamento non significa, da solo, che la scadenza originaria venga modificata. Se il debitore chiede una proroga, una rateizzazione o altre condizioni diverse da quelle già concordate, è opportuno ottenere l’accettazione del creditore.
Una formula come “provvederò al pagamento entro il 30 settembre” può comunicare l’intenzione del debitore, ma non dimostra automaticamente che il creditore abbia concesso una proroga fino a quella data. Quando vengono concordate nuove scadenze, importi rateali, interessi o altre condizioni, è preferibile documentare chiaramente l’accordo raggiunto.
Non è inoltre opportuno promettere genericamente il pagamento di “eventuali interessi o penali” senza verificare se siano effettivamente dovuti e in quale misura. Le conseguenze del ritardo dipendono dal tipo di rapporto, dal contratto e dalla disciplina applicabile.
Frasi di Scuse per Ritardo nel Pagamento
La lettera non deve essere lunga. Alcune formule possono essere adattate alla situazione concreta:
- “Ci scusiamo per il ritardo nel pagamento della fattura n. __________, scaduta il __________.”
- “A causa di un disguido amministrativo non siamo riusciti a rispettare la scadenza prevista e ce ne scusiamo.”
- “Confermiamo che il pagamento è stato disposto in data __________ e alleghiamo la relativa contabile.”
- “Prevediamo di effettuare il pagamento entro il __________ e ci scusiamo per il disagio causato dal ritardo.”
- “Non potendo provvedere al saldo integrale entro breve, chiediamo la disponibilità a concordare un piano di pagamento sostenibile.”
- “Ringraziamo per la disponibilità e restiamo a disposizione per definire le modalità di regolarizzazione della posizione.”
La formulazione scelta deve corrispondere ai fatti. In particolare, non bisogna dichiarare che un pagamento è già stato disposto o garantire una data di saldo se ciò non è vero o non è ragionevolmente prevedibile.
Come Inviare la Comunicazione
Per una normale lettera di scuse può essere sufficiente l’email utilizzata abitualmente nei rapporti con il creditore. Se la comunicazione contiene una proposta di rateizzazione, una modifica delle condizioni di pagamento o altre dichiarazioni che potrebbe essere necessario documentare successivamente, può essere opportuno utilizzare un mezzo che permetta di conservare con maggiore precisione contenuto, invio e ricezione.
Se il pagamento è già stato eseguito, è consigliabile conservare la documentazione dell’operazione e chiedere, quando necessario, conferma della corretta imputazione della somma. Per documentare formalmente l’avvenuto pagamento può essere utile anche la quietanza di pagamento. Una copia della comunicazione e degli eventuali allegati dovrebbe essere conservata insieme alla fattura, al contratto e alla documentazione relativa al pagamento.