In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile Word di lettera di sollecito per mancata risposta, da modificare e stampare. Il modello può essere utilizzato quando una precedente richiesta, comunicazione o domanda è rimasta senza riscontro e si vuole chiedere formalmente al destinatario di rispondere.
Il modello è adatto a un sollecito generico tra privati, professionisti o imprese. Se invece occorre ottenere il pagamento di una somma, costituire formalmente in mora il destinatario oppure seguire una specifica procedura amministrativa, può essere necessario utilizzare un documento diverso.
Fac Simile Lettera di Sollecito per Mancata Risposta Word
Il modello Word può essere personalizzato inserendo i dati delle parti, la data e l’oggetto della precedente comunicazione, la risposta richiesta e l’eventuale termine entro il quale si chiede un riscontro.
Quando Utilizzare la Lettera di Sollecito
La lettera di sollecito per mancata risposta serve a richiamare una precedente comunicazione rimasta senza riscontro. Può essere utilizzata, per esempio, quando si attendono documenti o informazioni, la conferma di una decisione, una risposta a una proposta, la definizione di una questione commerciale oppure un chiarimento necessario per proseguire un’attività.
Il sollecito è particolarmente utile quando è necessario creare una traccia scritta dei tentativi effettuati per ottenere una risposta. Non bisogna però attribuirgli automaticamente effetti giuridici che dipendono dal contenuto della comunicazione e dalla situazione concreta. Una generica richiesta di riscontro non coincide necessariamente con una costituzione in mora, una diffida ad adempiere o un altro atto previsto dalla legge.
Se la mancata risposta riguarda una pratica già avviata presso un’impresa, un professionista o un ente e l’obiettivo principale è chiederne lo stato o la conclusione, può essere più specifico il fac simile di sollecito per definizione pratica.
Come Compilare il Modello
La comunicazione deve permettere al destinatario di individuare immediatamente la richiesta alla quale si fa riferimento. È quindi opportuno indicare:
- nome o denominazione e recapiti del mittente;
- nome o denominazione del destinatario;
- data e oggetto della precedente comunicazione rimasta senza risposta;
- eventuali riferimenti utili, come numero pratica, ordine, contratto, preventivo o protocollo;
- una breve descrizione della risposta o dell’attività richiesta;
- eventuali conseguenze concrete del ritardo, se pertinenti;
- il termine entro il quale si chiede di rispondere, quando utile;
- data e firma del mittente.
È utile evitare formulazioni generiche come “attendo urgentemente risposta” quando è possibile precisare esattamente quale informazione o decisione si sta aspettando. Se la precedente comunicazione contiene tutti i dettagli necessari, può essere allegata nuovamente oppure richiamata indicando data, oggetto ed eventuale numero identificativo.
Quale Termine Indicare per la Risposta
Non esiste un termine unico applicabile a qualsiasi lettera di sollecito. La scadenza deve essere scelta tenendo conto della natura della richiesta, degli eventuali termini già concordati e delle norme specifiche applicabili al rapporto.
Per un normale sollecito commerciale o personale è possibile indicare un termine ragionevole, formulando per esempio la richiesta di ricevere un riscontro entro una determinata data. Non è opportuno presentare come obbligatorio un termine scelto autonomamente dal mittente se non deriva dal contratto, dalla legge o da un precedente accordo.
Come Inviare la Lettera
Per un semplice promemoria può essere sufficiente utilizzare il normale canale di comunicazione già adottato tra le parti, come l’email. Quando invece è importante poter dimostrare l’invio e la ricezione della comunicazione, è preferibile utilizzare una modalità tracciabile, come PEC o raccomandata con avviso di ricevimento.
È opportuno conservare una copia della lettera, degli eventuali allegati e della documentazione relativa all’invio. Se il destinatario dispone di un portale, di un’area riservata o di una procedura specifica per reclami e richieste, è inoltre utile verificare se il sollecito debba essere trasmesso tramite quel canale.
Quando Serve un Documento Diverso
Il modello presente in questa pagina è destinato principalmente a ottenere un riscontro e non deve essere utilizzato indistintamente per qualsiasi inadempimento.
Se la questione riguarda una somma scaduta, è più appropriato utilizzare una lettera di sollecito di pagamento, indicando importo, origine del credito, scadenza e modalità di pagamento.
Se invece l’obiettivo è formulare una vera richiesta formale di adempimento con gli effetti previsti dalla disciplina della mora del debitore, è necessario valutare il contenuto della comunicazione e può essere opportuno utilizzare il fac simile di lettera di messa in mora. Il semplice fatto di inserire nel sollecito una data entro cui rispondere non lo trasforma automaticamente in una messa in mora o in una diffida ad adempiere.
Quando il destinatario è una Pubblica Amministrazione, infine, occorre verificare il procedimento interessato, il termine previsto per la sua conclusione e gli eventuali strumenti specifici disponibili in caso di ritardo. In queste situazioni un normale sollecito può essere utile come comunicazione, ma non sostituisce gli atti o i rimedi previsti dalla procedura applicabile.