In questa pagina proponiamo un modello di lettera formale in formato Word da compilare e personalizzare. Il fac simile offre una struttura generica con gli elementi normalmente utilizzati nelle comunicazioni professionali, commerciali e istituzionali.
Si tratta di un modello libero e non di un modulo ufficiale. Può essere adattato alla finalità della comunicazione, modificando destinatario, oggetto, testo, formule di apertura e chiusura. Se occorre invece effettuare una comunicazione soggetta a specifici requisiti di legge o a una procedura amministrativa, è necessario utilizzare il documento e il canale previsti per quel caso.
Modello Lettera Formale Word
Il fac simile Word può essere scaricato e modificato inserendo i dati del mittente e del destinatario, l’oggetto e il testo della comunicazione.
Quando Utilizzare una Lettera Formale
La lettera formale viene utilizzata quando ci si rivolge a un’azienda, un professionista, un ente, un ufficio oppure a una persona con la quale è opportuno mantenere un tono professionale e rispettoso. Può servire, per esempio, per formulare una richiesta, comunicare informazioni, trasmettere documenti o rispondere a una precedente comunicazione.
Quando la finalità è già ben definita, un modello specifico può essere più utile di una lettera generica. Per esempio, per ottenere documentazione è disponibile il fac simile di lettera formale di richiesta documenti, mentre nei rapporti commerciali può essere utilizzato il modello di lettera per richiesta di informazioni.
Struttura di una Lettera Formale
Non esiste un’unica impaginazione obbligatoria per una normale lettera formale. È però utile disporre le informazioni in modo ordinato, così che il destinatario possa identificare immediatamente chi scrive, il motivo della comunicazione e l’eventuale risposta richiesta.
Una struttura pratica comprende normalmente:
- mittente, con nome e cognome oppure denominazione, indirizzo e recapiti utili;
- destinatario, con nome della persona, dell’azienda o dell’ente e relativo indirizzo;
- luogo e data della comunicazione;
- oggetto, sintetico e descrittivo;
- formula di apertura adeguata al destinatario;
- corpo della lettera, nel quale viene esposto con chiarezza il motivo della comunicazione;
- formula di chiusura;
- firma del mittente;
- elenco degli allegati, quando vengono trasmessi altri documenti.
L’oggetto non è un requisito obbligatorio di qualsiasi lettera formale, ma è fortemente consigliato perché permette al destinatario di comprenderne immediatamente la finalità, soprattutto nelle comunicazioni rivolte ad aziende e uffici.
Mittente, Destinatario e Oggetto
I dati del mittente possono essere collocati nella parte superiore della pagina, mentre quelli del destinatario devono essere chiaramente distinguibili. Se la lettera è indirizzata a un’azienda o a un ente e si conosce la persona o l’ufficio competente, può essere utile aggiungere l’indicazione Alla cortese attenzione di seguita dal nome o dalla funzione.
Quando esistono riferimenti a una pratica, un contratto, un ordine o una precedente comunicazione, è consigliabile indicarli nell’oggetto o subito all’inizio del testo. Un oggetto come Richiesta documentazione relativa alla pratica n. 1234 è più utile di formulazioni generiche come Richiesta informazioni.
Come Scrivere il Corpo della Lettera
Il testo deve essere professionale, chiaro e proporzionato alla finalità della comunicazione. Non è necessario utilizzare formule particolarmente elaborate: nella maggior parte dei casi un linguaggio semplice e preciso rende la lettera più efficace.
Una struttura pratica consiste nel:
- indicare subito il motivo per cui si scrive;
- fornire i fatti, i riferimenti o le informazioni necessari a comprendere la richiesta;
- specificare con chiarezza ciò che si chiede al destinatario;
- indicare un eventuale termine o una modalità di risposta, quando effettivamente necessari.
È opportuno evitare informazioni non pertinenti, espressioni eccessivamente confidenziali e periodi troppo lunghi. Prima dell’invio è utile controllare nomi, date, numeri di pratica, importi e riferimenti riportati nella lettera.
Formule di Apertura e Chiusura
La formula di apertura dipende dal rapporto con il destinatario. Possono essere utilizzate, per esempio, espressioni come Gentile Dott.ssa Rossi, Egregio Avv. Bianchi oppure Spett.le Società. Se si conosce il nome della persona destinataria, è generalmente preferibile utilizzarlo invece di una formula completamente impersonale.
Il testo può concludersi con formule come Cordiali saluti o Distinti saluti, seguite dalla firma. La scelta dipende dal grado di formalità della comunicazione.
Formato e Impaginazione
Per una lettera cartacea il formato A4 rappresenta la scelta più comune, ma non esiste un font obbligatorio per una normale comunicazione formale. È sufficiente utilizzare un carattere facilmente leggibile, una dimensione adeguata e un’impaginazione uniforme.
Non è neppure corretto considerare automaticamente informale una lettera scritta a mano. In alcuni contesti può essere perfettamente valida; nelle comunicazioni aziendali e professionali, però, un documento digitato risulta normalmente più leggibile e agevole da archiviare.
È consigliabile lasciare spazi sufficienti tra intestazione, oggetto, corpo e firma ed evitare elementi grafici che rendano più difficile la lettura. Un eventuale logo aziendale può essere inserito nell’intestazione, ma non è necessario in una lettera personale.
Firma e Allegati
In una lettera cartacea è normalmente opportuno apporre la firma del mittente. Se la comunicazione viene inviata elettronicamente, le modalità di sottoscrizione dipendono dalla finalità e dall’eventuale disciplina applicabile: per una semplice comunicazione può essere sufficiente indicare il proprio nome, mentre per determinati atti può essere richiesta una firma elettronica o un’altra forma specifica.
Se vengono trasmessi documenti insieme alla lettera, è utile richiamarli nel testo e riportare alla fine un breve elenco degli allegati, in modo da permettere al destinatario di controllare facilmente che la documentazione sia completa.
Come Inviare una Lettera Formale
Il canale di invio va scelto in base allo scopo. Una normale comunicazione professionale può essere trasmessa per email, posta o consegnata direttamente. Quando invece è importante poter dimostrare l’invio e la ricezione, è preferibile utilizzare un sistema che fornisca una prova documentabile, come la raccomandata con avviso di ricevimento o la PEC quando appropriata.
La forma della lettera non sostituisce eventuali procedure specifiche. Per diffide, disdette, reclami soggetti a particolari regole, domande amministrative o altri atti con effetti giuridici è necessario verificare quali contenuti, termini e modalità di trasmissione siano previsti per il caso concreto.