In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di lettera formale in inglese in formato Word .doc, da utilizzare come traccia per comunicazioni rivolte ad aziende, enti, professionisti, clienti e altri destinatari con i quali è opportuno mantenere un registro professionale.
Il fac simile è generico e deve essere adattato allo scopo della comunicazione. Può servire, per esempio, per richiedere informazioni, rispondere a una precedente comunicazione, presentare una proposta o trasmettere documenti. Se occorre invece scrivere una comunicazione soggetta a requisiti specifici, è necessario utilizzare il modello previsto per quel caso.
Fac Simile di Lettera Formale in Inglese Word
Il modello può essere scaricato e modificato inserendo i dati del mittente e del destinatario, il motivo della comunicazione, il testo e le formule di apertura e chiusura più adatte.
Come Scrivere una Lettera Formale in Inglese
Una lettera formale in inglese segue una struttura simile a quella di una normale lettera formale in italiano, ma richiede formule di apertura, richieste e chiusura appropriate alla lingua e al contesto.
Non esiste un’unica impaginazione obbligatoria. Una struttura pratica comprende normalmente:
- indirizzo e recapiti del mittente;
- data;
- nome e indirizzo del destinatario;
- formula di apertura, o salutation;
- eventuale oggetto o subject;
- corpo della lettera diviso in paragrafi;
- formula di chiusura;
- nome e firma del mittente;
- eventuale indicazione degli allegati.
Nelle comunicazioni professionali è preferibile utilizzare un inglese semplice e preciso. Periodi brevi e richieste formulate in modo diretto ma cortese riducono il rischio di equivoci e rendono la lettera più facile da gestire per il destinatario.
Come Iniziare una Lettera Formale in Inglese
Se si conosce il nome del destinatario, è preferibile utilizzarlo. Formule comuni sono:
- Dear Mr Smith, per un destinatario uomo;
- Dear Ms Smith, per una destinataria donna;
- Dear Dr Smith, quando è appropriato utilizzare il titolo professionale;
- Dear Sir or Madam, quando non si conosce il nome della persona destinataria.
To whom it may concern può essere utilizzato quando non è possibile identificare una persona o un ufficio preciso e la comunicazione è destinata genericamente a chi di competenza. Non sostituisce però l’intestazione della lettera e, quando è possibile individuare il destinatario, è generalmente preferibile una formula più specifica.
Per una comunicazione aziendale può essere appropriato anche rivolgersi direttamente alla funzione interessata, per esempio Dear Customer Service Team o Dear Hiring Manager.
Come Scrivere il Corpo della Lettera
Nel primo paragrafo è utile chiarire immediatamente perché si sta scrivendo. Non è necessario ringraziare il destinatario se non esiste una precedente comunicazione alla quale si sta rispondendo.
Tra le formule più comuni possono essere utilizzate:
- I am writing to enquire about…, per chiedere informazioni;
- I am writing regarding…, per introdurre l’argomento;
- I am writing in response to…, per rispondere a una comunicazione o a un annuncio;
- Further to our previous conversation…, per richiamare un contatto precedente;
- I would like to request…, per formulare una richiesta.
Nei paragrafi successivi vanno riportati i fatti e le informazioni necessarie, evitando dettagli che non aiutano il destinatario a comprendere la richiesta. Nell’ultimo paragrafo è opportuno indicare chiaramente quale risposta o azione ci si aspetta.
Come Fare una Richiesta in Modo Cortese
Per formulare una richiesta professionale è possibile utilizzare espressioni come:
- I would be grateful if you could…
- Could you please provide…
- I would appreciate your assistance with…
- Would you be so kind as to…
- Please let me know if you require any further information.
La formula Would be you so kind non è grammaticalmente corretta. La forma appropriata è Would you be so kind as to….
Come Concludere la Lettera
Una conclusione efficace richiama in modo sintetico l’azione richiesta e mantiene lo stesso livello di formalità utilizzato nell’apertura. Sono frequenti formule come:
- Thank you for your assistance.
- I look forward to hearing from you.
- I look forward to your reply.
- Please do not hesitate to contact me if you require any further information.
Nell’inglese britannico tradizionale, se la lettera inizia con il nome del destinatario, per esempio Dear Mr Smith, si conclude normalmente con Yours sincerely. Se si utilizza Dear Sir or Madam, la chiusura tradizionale è Yours faithfully.
Nell’inglese americano è invece molto comune utilizzare semplicemente Sincerely come formula di chiusura. Non è quindi necessario applicare meccanicamente le convenzioni britanniche a una lettera destinata a un interlocutore statunitense.
Oggetto e Data della Lettera
L’oggetto, o subject, è utile soprattutto nelle comunicazioni aziendali perché permette al destinatario di individuare immediatamente il motivo della lettera. Non è però un elemento obbligatorio di qualsiasi lettera cartacea.
Può essere formulato, per esempio, come Subject: Request for Information, Subject: Order No. 12345 oppure Subject: Application for Marketing Assistant Position.
Quando la lettera è destinata a un interlocutore internazionale è opportuno evitare date esclusivamente numeriche che possono creare ambiguità. Una forma come 11 September 2026 è immediatamente comprensibile e non può essere confusa con il diverso ordine di giorno e mese utilizzato negli Stati Uniti.
Lettera Formale o Email Formale in Inglese
Molte comunicazioni che in passato venivano inviate come lettere cartacee vengono oggi trasmesse tramite email. Il registro linguistico può rimanere formale, ma l’impaginazione è più semplice perché indirizzi email, data e ora sono già registrati dal sistema.
In un’email è particolarmente importante compilare un subject chiaro, utilizzare una formula di apertura adeguata, suddividere il testo in paragrafi brevi e inserire alla fine nome, cognome, ruolo e recapiti utili.
Se si allegano documenti, è consigliabile citarli nel testo con una formula come Please find attached… o I have attached…, in modo che il destinatario sappia quali file dovrebbe trovare insieme al messaggio.
Errori da Evitare
Prima dell’invio è utile controllare con attenzione nomi, titoli, date, numeri di riferimento e indirizzi. Un errore nel nome del destinatario o un riferimento sbagliato può compromettere la professionalità della comunicazione più di una frase molto semplice.
È inoltre preferibile evitare traduzioni letterali di formule italiane. Espressioni come “Con la presente” o “Distinti saluti” non devono necessariamente essere tradotte parola per parola: l’obiettivo è utilizzare una formula che risulti naturale nella corrispondenza professionale inglese.
Se la lettera riguarda un contratto, un reclamo con termini precisi, una procedura amministrativa o un’altra comunicazione con possibili effetti giuridici, il modello generico deve essere adattato alle regole applicabili e non va utilizzato come semplice esercizio di traduzione.