In questa pagina sono disponibili un fac simile di lettera formale di richiesta documenti in formato Word e un modello PDF da compilare e utilizzare come traccia.
Il documento può essere adattato per chiedere a un’azienda, un professionista, un’associazione o un altro soggetto la consegna o la copia di documenti identificati con precisione. Se la richiesta riguarda una Pubblica Amministrazione o una procedura per la quale è previsto un modulo specifico, è invece necessario verificare le istruzioni dell’ente competente.
Fac Simile Lettera Formale di Richiesta Documenti Word
Il modello Word può essere scaricato e modificato inserendo i dati del mittente e del destinatario, l’elenco dei documenti richiesti, gli eventuali riferimenti utili a individuarli e il recapito al quale si desidera riceverli.
Fac Simile Lettera Formale di Richiesta Documenti PDF
Il modello PDF contiene una richiesta formale di fornitura dei documenti e può essere completato con le informazioni relative al caso concreto.
Quando Utilizzare la Lettera di Richiesta Documenti
Il fac simile è utile quando occorre formulare per iscritto una richiesta di copia o consegna di documentazione già esistente, per esempio contratti, attestazioni, documenti relativi a un rapporto professionale o commerciale, documentazione amministrativa detenuta da un soggetto privato o altri atti dei quali si conosce il destinatario della richiesta.
L’invio della lettera, però, non attribuisce automaticamente il diritto di ottenere qualsiasi documento richiesto. La possibilità di riceverlo può dipendere dal rapporto esistente tra le parti, da disposizioni di legge, da obblighi contrattuali, dalla titolarità dell’interessato e dalle eventuali regole previste dal soggetto che conserva la documentazione.
Come Compilare la Richiesta
La lettera deve permettere al destinatario di capire immediatamente chi presenta la richiesta e quali documenti deve individuare. È quindi opportuno inserire:
- nome, cognome o denominazione del mittente e relativi recapiti;
- nome dell’azienda, professionista, ente o ufficio destinatario;
- un oggetto specifico, come “Richiesta copia documentazione”;
- la descrizione precisa di ogni documento richiesto;
- eventuali numeri di pratica, contratto, cliente, protocollo, date o altri riferimenti utili;
- la modalità con cui si preferisce ricevere la documentazione, se il destinatario consente di sceglierla;
- gli eventuali allegati necessari all’identificazione o alla dimostrazione del titolo in base al quale si presenta la richiesta;
- luogo, data e firma quando richiesti dalla modalità di presentazione utilizzata.
È preferibile evitare richieste generiche come “tutta la documentazione in vostro possesso”. Più precisi sono i riferimenti forniti, più semplice sarà per il destinatario individuare quanto richiesto. Se è necessario ricevere i documenti entro una determinata data, il termine può essere indicato spiegandone brevemente la ragione. La semplice indicazione di una data nella lettera non rende tuttavia quel termine obbligatorio quando non è previsto dalla legge, dal contratto o dalla procedura applicabile.
Come Inviare la Lettera
Per una richiesta ordinaria può essere sufficiente l’email o il canale indicato dall’azienda o dal professionista. Se esiste un’area riservata, un modulo online o una procedura specifica per ottenere copie di documenti, è opportuno utilizzare quel sistema.
Quando è importante poter dimostrare l’invio e la ricezione della richiesta, è preferibile utilizzare una modalità tracciabile adeguata al caso, come PEC inviata a un indirizzo PEC o raccomandata con avviso di ricevimento. È utile conservare una copia della lettera, degli allegati e delle ricevute di trasmissione.
Se i documenti devono essere ritirati materialmente da un’altra persona, può essere necessario predisporre anche una delega per il ritiro dei documenti, verificando sempre le condizioni richieste dal soggetto che deve consegnarli.
Richiesta di Documenti alla Pubblica Amministrazione
Quando i documenti sono detenuti da una Pubblica Amministrazione, il fac simile generico disponibile in questa pagina non deve essere confuso con una specifica istanza di accesso. L’ordinamento distingue infatti diverse forme di accesso, con presupposti e modalità differenti.
L’accesso documentale previsto dalla legge 241/1990 riguarda chi ha un interesse diretto, concreto e attuale collegato ai documenti richiesti e prevede una richiesta motivata. L’accesso civico semplice e l’accesso civico generalizzato hanno invece presupposti diversi. Una sintesi delle diverse forme di accesso e delle relative modalità è disponibile sul sito del Ministero delle Imprese e del Made in Italy. Per questo motivo, se l’obiettivo è ottenere atti, dati o documenti da una Pubblica Amministrazione, è preferibile utilizzare il fac simile di richiesta di accesso agli atti amministrativi e verificare sul sito dell’ente se è disponibile un proprio modulo ufficiale o una procedura telematica dedicata.