In questa pagina sono disponibili due fac simile Word con finalità differenti. Il primo serve per chiedere a un fornitore informazioni su prodotti, prezzi e condizioni commerciali. Il secondo consente a un’azienda di chiedere a un precedente datore di lavoro informazioni professionali su una persona candidata all’assunzione.
È importante scegliere il documento corretto: la richiesta relativa a una persona comporta il trattamento di dati personali e richiede verifiche ulteriori rispetto a una normale comunicazione commerciale.
Modello Richiesta Informazioni su un Prodotto Word
Questo fac simile può essere utilizzato per richiedere cataloghi, caratteristiche tecniche, campioni, prezzi, sconti e altre condizioni applicate dal fornitore. Il testo deve essere adattato indicando con precisione il prodotto e le informazioni necessarie.
Modello Richiesta Informazioni Professionali su un Lavoratore Word
Questo modello è destinato all’azienda che, nell’ambito di una selezione, intende rivolgersi a un precedente datore di lavoro per ottenere informazioni sulle esperienze e sulle capacità professionali di una persona candidata. Prima dell’utilizzo devono essere verificati la base giuridica del trattamento, gli obblighi di informazione verso l’interessato e la pertinenza dei dati richiesti.
Quale Modello Scegliere
Il modello relativo al prodotto è indicato quando l’obiettivo è valutare un possibile acquisto o rapporto di fornitura. Può essere inviato anche prima di chiedere un preventivo, per raccogliere informazioni preliminari su:
- caratteristiche e specifiche del prodotto;
- quantità minime ordinabili;
- prezzo unitario e possibili sconti;
- disponibilità di campioni;
- tempi e modalità di consegna;
- costi di trasporto e imballaggio;
- termini di pagamento;
- garanzia, assistenza e disponibilità di ricambi.
La semplice risposta informativa non equivale necessariamente a un’offerta vincolante. Se occorre conoscere le condizioni effettive di un futuro ordine, è opportuno chiedere un preventivo scritto che specifichi prezzo, imposte, spese accessorie, validità dell’offerta, consegna e pagamento.
Il modello relativo al lavoratore svolge invece una funzione diversa dalla lettera di referenze. Quest’ultima viene redatta e firmata dal referente per presentare una valutazione professionale; il documento disponibile in questa pagina contiene una richiesta inviata dall’azienda interessata all’assunzione a un precedente datore di lavoro.
Come Scrivere la Richiesta di Informazioni sul Prodotto
La lettera deve permettere al destinatario di comprendere immediatamente chi scrive, quale prodotto interessa e che tipo di risposta è richiesta. È opportuno inserire:
- denominazione e recapiti dell’azienda mittente;
- nome dell’impresa e, se conosciuto, dell’ufficio destinatario;
- un oggetto specifico, come “Richiesta informazioni commerciali sul prodotto”;
- codice, denominazione o categoria del prodotto;
- quantità indicativa e possibile frequenza degli ordini;
- elenco chiaro delle informazioni richieste;
- eventuale richiesta di catalogo, scheda tecnica, listino o campione;
- recapito al quale inviare la risposta;
- nome e ruolo della persona di contatto.
Se la richiesta riguarda un prodotto regolamentato o destinato a un impiego particolare, è utile indicare anche le certificazioni, le dichiarazioni di conformità o la documentazione tecnica necessaria. Non occorre utilizzare formule elaborate: un testo breve e preciso facilita una risposta completa.
Richiesta di Informazioni su un Candidato e Privacy
La richiesta rivolta a un precedente datore di lavoro non deve essere inviata automaticamente per ogni candidatura. Prima di procedere, l’azienda deve verificare che il contatto sia coerente con la procedura di selezione, che la persona interessata abbia ricevuto le informazioni previste e che esista un’idonea base giuridica per il trattamento.
Il Regolamento (UE) 2016/679 richiede che i dati siano trattati per finalità determinate e limitati a quanto necessario. Una dichiarazione generica sul rispetto della privacy non sostituisce la verifica di questi presupposti.
L’articolo 8 dello Statuto dei lavoratori vieta inoltre al datore di svolgere indagini sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore e su fatti non rilevanti ai fini della valutazione della sua attitudine professionale.
La richiesta dovrebbe quindi riguardare soltanto elementi professionali pertinenti, come attività svolte, durata del rapporto, responsabilità ricoperte e competenze direttamente osservate. Non devono essere richieste informazioni sulla vita privata, sulla salute, sulle convinzioni personali, sull’appartenenza sindacale o su altri aspetti estranei alla posizione lavorativa.
È prudente utilizzare i recapiti professionali di un referente indicato o conosciuto dal candidato e informarlo preventivamente del controllo delle referenze. Anche il precedente datore di lavoro deve valutare quali informazioni possa legittimamente comunicare e non è tenuto a rispondere a qualsiasi domanda ricevuta.
Come Inviare la Lettera
Una normale richiesta commerciale può essere trasmessa tramite email, posta o attraverso il modulo di contatto del fornitore. Se il destinatario ha predisposto un portale per richieste di preventivo o informazioni tecniche, è preferibile utilizzare quel canale e riportare tutti i riferimenti richiesti.
PEC e raccomandata sono generalmente necessarie solo quando occorre dimostrare formalmente l’invio e la ricezione. Per una semplice richiesta non esiste un obbligo generale di firma autografa, ma è opportuno indicare nome, ruolo, azienda e recapiti di chi scrive.
Prima dell’invio è utile verificare indirizzo del destinatario, codici dei prodotti, quantità, documenti richiesti e allegati. Se occorre soltanto una struttura generica per una comunicazione professionale diversa da quelle disponibili, può essere utilizzato il modello di lettera formale disponibile sul sito.