In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile lettera richiesta informazioni da scaricare e compilare.
Si tratta di un modello che può essere utilizzato come esempio per scrivere una lettera commerciale per richiesta informazioni.
Come Scrivere una Lettera di Richiesta Informazioni
Tra le varie imprese è abitudine richiedere o fornire informazioni su persone che aspirano a occupare un incarico o posto di lavoro, su commercianti o altre aziende che propongono di intraprendere rapporti commerciali, o anche su situazioni di mercato in particolari settori o argomenti nei quali ci si desidera introdurre. A seconda della finalità dei dati richiesti si parlerà, rispettivamente, di referenze personali, informazioni commerciali e di mercato.
Nel primo caso la persona che si presenta per un impiego elencherà le proprie referenze, ovvero i nomi delle ditte presso le quali ha precedentemente prestato servizio o, nel caso di primo impiego, di qualche ente o persona nota e stimata che possa garantire. Da parte sua l’azienda, nel richiedere queste informazioni, si interesserà degli aspetti relativi alla preparazione e all’esperienza del candidato, alla sua serietà e al comportamento sul lavoro, al carattere e alla moralità personale. In genere il richiedente deve tener conto del fatto che otterrà un numero di dati minore rispetto a quelli richiesti, per cui, volendo ottenere una giusta media di informazioni, dovrà chiedere molto di più del dovuto.
Le informazioni commerciali vengono richieste quando un commerciante o una ditta propongono ai propri fornitori la concessione di un credito o l’apertura di un conto con l’intenzione di instaurare una serie continuativa di affari. Possono inoltre essere richieste in previsione di un’operazione di una certa importanza o quando non si possiedono referenze sull’interessato. Oggi tra le imprese è abitudine diffusa quella di fornire bollettini o formulari informativi che l’informatore restituirà dopo averli compilati. Questi formulari contemplano situazioni di amministrazione più o meno ordinaria e spesso vanno completati con qualche nota aggiuntiva allegata.
Talvolta si richiedono informazioni ad agenzie specializzate nella redazione di rapporti informativi commerciali, mediante l’utilizzo di moduli predisposti distribuiti ai clienti (per la maggior parte aziende abbonate al servizio). Quando ha bisogno di informazioni su un cliente l’abbonato invia, senza firma, uno stampato compilato e a giro posta riceve la risposta sullo stesso modulo.
Le informazioni di mercato interessano gli operatori economici (dirigenti d’azienda o imprenditori) che desiderano introdursi in un determinato ambito commerciale. In questi casi i dati di maggiore interesse sono i prezzi e le condizioni praticate dalla concorrenza, i dati relativi alla situazione di domanda e offerta, i prodotti e i modelli più idonei per il nuovo mercato. È possibile ottenere tali indicazioni dai propri venditori (agenti e rappresentanti), oltre che da altri grossisti e commercianti; per operazioni di un certo rilievo è tuttavia preferibile ricorrere a specialisti in indagini di mercato.
Ogni tipo di richiesta di informazioni vincola chi le chiede a mantenere il più completo riserbo sulle risposte ottenute (anche quando si tratta di persona o ente segnalato dallo stesso interessato).
La risposta a una richiesta di informazioni deve essere oculata e prudente; essa va redatta in uno stile chiaro, conciso e privo di ambiguità, cercando di soddisfare esaurientemente, se possibile, le varie domande formulate.
Qualora la richiesta sia particolarmente estesa e articolata la risposta può essere strutturata in brevi paragrafi, ciascuno dedicato a un singolo aspetto.
Vediamo ora più nel dettaglio come scrivere una lettera di richiesta informazioni.
Per scrivere una lettera commerciale di richiesta informazioni, è fondamentale adottare un tono professionale e formale, assicurandosi che il contenuto sia chiaro e preciso. La lettera dovrebbe iniziare con un’intestazione che includa i dettagli del mittente, come nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo mail, seguiti dalla data e dai dettagli del destinatario, come il nome dell’azienda, il nome del contatto (se noto), la posizione e l’indirizzo aziendale.
L’apertura della lettera deve essere cordiale e professionale, utilizzando una formula di saluto appropriata come “Egregio Sig. [Cognome]” o “Gentile Dott.ssa [Cognome]”, seguita da una frase introduttiva che indichi immediatamente il motivo della comunicazione. È essenziale spiegare chiaramente l’obiettivo della richiesta fin dall’inizio, specificando le informazioni necessarie in modo conciso e diretto. Per esempio, si potrebbe iniziare dicendo: “Scrivo per richiedere informazioni dettagliate riguardo ai vostri servizi di consulenza aziendale…”
Dopo l’introduzione, è utile fornire un contesto adeguato alla richiesta. Si può menzionare come si è venuti a conoscenza dell’azienda o del prodotto e perché si è interessati a ottenere maggiori dettagli. È importante indicare con precisione quali informazioni si desidera ricevere, ad esempio dettagli sui prezzi, termini di pagamento, condizioni di vendita, caratteristiche specifiche di un prodotto o servizio, o eventuali promozioni attualmente in corso. Più specifica e dettagliata sarà la richiesta, più è probabile che il destinatario fornisca una risposta completa e utile.
Nel corpo della lettera, è importante mantenere un linguaggio formale ma accessibile, evitando gerghi tecnici o termini che possano confondere il destinatario. Inoltre, la lettera dovrebbe essere scritta in modo organizzato, utilizzando paragrafi distinti per ciascun punto o domanda, facilitando così la lettura e la comprensione del contenuto.
Prima di concludere la lettera, è opportuno ringraziare il destinatario per la sua attenzione e disponibilità, mostrando apprezzamento per la considerazione della richiesta. Si può aggiungere una frase che inviti a una pronta risposta o che suggerisca una possibilità di discussione ulteriore, qualora sia necessaria.
La chiusura della lettera dovrebbe essere rispettosa e professionale, utilizzando formule come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, seguite dalla firma del mittente. Se la lettera viene stampata, è consigliabile firmare manualmente sopra il nome digitato, aggiungendo eventualmente anche il titolo professionale o la posizione all’interno dell’azienda.
Modello Lettera Commerciale Richiesta Informazioni
Il fac simile lettera commerciale per richiesta informazioni può essere scaricato e compilato con i dati mancanti seguendo le indicazioni fornite in precedenza.
