In questa pagina mettiamo a disposizione un fac simile di lettera per la variazione dell’orario di lavoro in formato Word e PDF. Il documento può essere utilizzato per formalizzare una modifica concordata dell’orario, indicando decorrenza, numero di ore e nuova distribuzione della prestazione.
Occorre però distinguere tra modifica della durata del rapporto, semplice diversa collocazione dell’orario e utilizzo di lavoro supplementare o clausole elastiche. In particolare, il PDF disponibile è formulato con riferimento a un rapporto part time e deve essere adattato alla situazione concreta e al CCNL applicato.
Modello di Lettera Variazione Orario di Lavoro Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati dell’azienda e del dipendente, l’orario precedente, il nuovo orario, la decorrenza e l’eventuale durata temporanea della variazione.
Modello di Lettera Variazione Orario di Lavoro PDF Editabile
Il PDF disponibile è impostato per comunicare una variazione dell’orario nell’ambito di un rapporto di lavoro part time. Se la modifica richiede il consenso del lavoratore, è opportuno documentare espressamente anche la sua accettazione e non limitarsi alla sola prova di ricezione della comunicazione.
Quando Utilizzare la Lettera di Variazione dell’Orario
Non tutte le modifiche dell’orario di lavoro seguono le stesse regole. Prima di utilizzare il fac simile bisogna capire che cosa viene effettivamente modificato.
Se datore di lavoro e dipendente intendono cambiare stabilmente il numero di ore previsto da un rapporto part-time oppure la sua articolazione contrattuale, è opportuno formalizzare con precisione l’accordo. Il contratto a tempo parziale, infatti, deve indicare per iscritto la durata della prestazione e la collocazione temporale dell’orario con riferimento al giorno, alla settimana, al mese e all’anno.
La trasformazione da tempo pieno a tempo parziale richiede invece un accordo delle parti risultante da atto scritto, secondo quanto previsto dal D.Lgs. 81/2015. Il lavoratore che vuole proporre questa trasformazione può utilizzare anche il modello di richiesta di passaggio al part-time.
Se è il dipendente a volere chiedere una diversa articolazione dell’orario senza che vi sia già un accordo con l’azienda, è più appropriato utilizzare una richiesta di variazione dell’orario di lavoro.
Il Datore di Lavoro Può Modificare l’Orario Unilateralmente
Non è corretto affermare che qualsiasi variazione dell’orario richieda sempre il consenso del lavoratore. Bisogna distinguere la modifica della durata contrattuale della prestazione dalla diversa organizzazione o distribuzione delle ore.
Nel lavoro a tempo pieno, la distribuzione dell’orario e i turni possono, a determinate condizioni, rientrare nel potere organizzativo del datore di lavoro. Devono comunque essere rispettati il contratto individuale, il CCNL applicabile, gli eventuali accordi aziendali, i limiti legali in materia di orario e riposi e i principi di correttezza e buona fede.
La situazione è più rigorosa nel rapporto part-time, perché durata e collocazione temporale della prestazione costituiscono elementi che devono essere specificamente indicati nel contratto. La possibilità per il datore di modificarli deve quindi essere valutata alla luce dell’accordo individuale, della contrattazione collettiva e delle regole sulle clausole elastiche.
Lavoro Supplementare nel Part Time
Il lavoro supplementare è quello svolto oltre l’orario part time concordato, entro i limiti dell’orario normale a tempo pieno. Le condizioni sono disciplinate innanzitutto dal contratto collettivo applicato.
Quando il contratto collettivo non disciplina il lavoro supplementare, il D.Lgs. 81/2015 consente al datore di richiederlo in misura non superiore al 25% delle ore settimanali concordate. In questa situazione il lavoratore può rifiutare in presenza di comprovate esigenze lavorative, di salute, familiari o di formazione professionale.
In assenza di una diversa disciplina collettiva, le ore supplementari sono retribuite con una maggiorazione del 15% della retribuzione oraria globale di fatto, comprensiva dell’incidenza sugli istituti retributivi indiretti e differiti. Le regole aggiornate sul part-time sono riepilogate anche nella guida del Ministero del Lavoro sul lavoro a tempo parziale.
Clausole Elastiche e Variazione dell’Orario Part-Time
Le clausole elastiche possono consentire al datore di modificare la collocazione temporale della prestazione oppure di aumentarne la durata, secondo le condizioni stabilite dal contratto collettivo.
Il lavoratore ha diritto, in generale, a un preavviso di due giorni lavorativi, salvo diverse intese tra le parti, e alle compensazioni previste dalla contrattazione collettiva.
Se il contratto collettivo non disciplina le clausole elastiche, queste possono essere pattuite per iscritto davanti a una commissione di certificazione. In tale ipotesi devono essere indicate le condizioni e le modalità della variazione e l’aumento massimo della durata non può eccedere il 25% della normale prestazione annua a tempo parziale. È inoltre prevista una maggiorazione del 15% della retribuzione oraria globale di fatto per le ore interessate dalla variazione.
Il rifiuto del lavoratore di concordare una clausola elastica non costituisce giustificato motivo di licenziamento. La legge riconosce inoltre a determinate categorie di lavoratori, comprese alcune situazioni familiari, di salute e i lavoratori studenti indicati dalla normativa, la possibilità di revocare il consenso precedentemente prestato.
Cosa Scrivere nella Lettera
Quando la lettera serve a formalizzare una modifica concordata, è opportuno indicare almeno:
- dati del datore di lavoro e del dipendente;
- data e riferimenti del contratto di lavoro;
- CCNL applicato, quando utile;
- orario precedentemente previsto;
- nuovo numero di ore settimanali, se modificato;
- nuova distribuzione dell’orario nei diversi giorni;
- data di decorrenza della variazione;
- eventuale data di cessazione se la modifica è temporanea;
- conferma che le altre condizioni contrattuali rimangono invariate, se così concordato;
- firma del datore di lavoro;
- firma del lavoratore per accettazione quando la modifica richiede un accordo tra le parti.
È importante distinguere la firma apposta soltanto per ricevuta dalla firma con cui il dipendente esprime il proprio consenso. Se la variazione ha natura consensuale, il documento dovrebbe specificare chiaramente che la sottoscrizione avviene per accettazione della nuova disciplina dell’orario.
Comunicazione Scritta delle Modifiche Strutturali
La disciplina sugli obblighi di trasparenza del rapporto di lavoro richiede che il lavoratore riceva informazioni sulla programmazione dell’orario normale, sulle condizioni relative allo straordinario e, quando pertinenti, sui cambiamenti di turno.
Il Ministero del Lavoro ha precisato che, quando intervengono successivamente variazioni dell’orario, una nuova informativa è necessaria se la modifica incide sull’orario in modo strutturale o per un arco temporale significativo. L’articolo 3 del D.Lgs. 152/1997 prevede che le variazioni degli elementi soggetti all’obbligo informativo che non derivino direttamente da modifiche legislative, regolamentari o del contratto collettivo siano comunicate per iscritto entro il primo giorno in cui producono effetti.
Non esiste quindi un unico termine di preavviso valido per qualsiasi cambiamento dell’orario. Il termine di due giorni previsto dalla disciplina del part-time riguarda l’esercizio delle clausole elastiche, mentre turnazioni e altre modifiche possono essere soggette a termini differenti stabiliti dal CCNL, dagli accordi aziendali o dal contratto individuale.
Controlli da Fare Prima della Firma
Prima di utilizzare il fac simile è opportuno verificare il contratto individuale e soprattutto il CCNL applicato, perché la contrattazione collettiva può disciplinare distribuzione dell’orario, turni, lavoro supplementare, clausole elastiche, preavvisi e maggiorazioni.
Se la variazione modifica il numero di ore contrattuali o la collocazione stabile di un rapporto part time, il documento dovrebbe descrivere senza ambiguità il nuovo assetto. Una formula generica che autorizzi future variazioni dell’orario non sostituisce automaticamente una clausola elastica valida e non consente di superare i limiti previsti dalla legge e dal contratto collettivo.