In questa pagina è disponibile un modello Word di lettera con cui un genitore, uno studente maggiorenne o un altro soggetto interessato può portare formalmente una situazione all’attenzione del dirigente scolastico. Il fac simile può essere adattato a problemi organizzativi, episodi avvenuti a scuola, difficoltà non risolte attraverso i normali interlocutori o altre circostanze che richiedono l’intervento della dirigenza.
Prima dell’invio è opportuno controllare il sito della scuola, in particolare Carta dei servizi, regolamento e sezione dedicata a modulistica e contatti, perché possono essere previste procedure o canali specifici.
Lettera al Dirigente Scolastico per Segnalazione Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati del mittente, i riferimenti dell’alunno e della classe quando necessari, una descrizione circostanziata dei fatti e la richiesta rivolta al dirigente.
Quando utilizzare la lettera di segnalazione
Il dirigente scolastico assicura la gestione unitaria dell’istituzione ed esercita funzioni di direzione e coordinamento nel rispetto delle competenze degli organi collegiali. Una segnalazione indirizzata al dirigente è quindi appropriata quando la questione richiede una valutazione o un intervento della dirigenza, riguarda l’organizzazione scolastica oppure non è stata risolta attraverso gli interlocutori normalmente competenti.
Non è però necessario rivolgersi al dirigente per qualsiasi problema. Una questione strettamente didattica può spesso essere affrontata con il docente o con il coordinatore di classe, mentre richieste relative a certificati, iscrizioni e altri adempimenti amministrativi devono normalmente seguire le procedure della segreteria. Non esiste inoltre una regola generale che obblighi il genitore a passare prima dal rappresentante di classe.
Quando la situazione è grave, urgente oppure riguarda la sicurezza o la tutela di un alunno, non è opportuno ritardare la segnalazione soltanto per tentare prima un confronto informale. In questi casi è preferibile utilizzare tempestivamente i canali ufficiali messi a disposizione dalla scuola.
Segnalazione e reclamo non sono sempre la stessa cosa
Una segnalazione serve principalmente a portare fatti o problemi all’attenzione della dirigenza e a chiedere una valutazione o un intervento. Il reclamo ha normalmente un carattere più formale e contesta un disservizio o una situazione ritenuta non conforme. Se l’obiettivo è presentare espressamente un reclamo, è disponibile uno specifico modello di reclamo al dirigente scolastico.
La distinzione è importante anche per i tempi di risposta. Lo schema generale della Carta dei servizi scolastici approvato con il DPCM 7 giugno 1995 prevede, per la procedura dei reclami, una risposta scritta del dirigente con celerità e comunque entro quindici giorni. Non è corretto estendere automaticamente questo termine a qualsiasi comunicazione, domanda o segnalazione generica. È inoltre opportuno verificare la Carta dei servizi e il regolamento dell’istituto interessato.
Come scrivere la segnalazione
La lettera dovrebbe consentire al dirigente di comprendere immediatamente chi scrive, quali fatti vengono segnalati e quale intervento viene richiesto. È utile inserire:
- mittente: nome, cognome e recapiti di chi presenta la segnalazione;
- rapporto con la scuola: per esempio genitore di un alunno, studente maggiorenne o altro soggetto interessato;
- dati dell’alunno: nome, classe e sezione quando necessari per individuare la situazione;
- destinatario: dirigente scolastico e denominazione dell’istituto;
- oggetto: una formula sintetica che identifichi il problema, evitando diciture troppo generiche;
- fatti: descrizione ordinata di quanto accaduto, con date, luoghi e circostanze rilevanti;
- precedenti interventi: eventuali colloqui o comunicazioni già avvenuti e relativo esito;
- richiesta: ciò che si chiede concretamente al dirigente, per esempio una verifica, un incontro o l’adozione delle misure ritenute di competenza;
- allegati: elenco degli eventuali documenti che supportano la ricostruzione dei fatti;
- data e firma: elementi che permettono di attribuire la comunicazione al mittente.
È preferibile riportare fatti verificabili invece di formulare accuse generiche. Date, episodi, comunicazioni precedenti e documenti pertinenti permettono alla scuola di comprendere meglio la situazione. Non è indispensabile suggerire personalmente quale provvedimento debba essere adottato: può essere sufficiente chiedere che i fatti vengano verificati e che siano assunte le iniziative di competenza.
Attenzione ai dati di studenti e altre persone
Quando nella segnalazione sono coinvolti altri studenti, docenti o componenti del personale, è opportuno indicare soltanto i dati necessari alla comprensione dell’accaduto. La lettera non dovrebbe essere diffusa a persone estranee alla gestione della vicenda e gli allegati devono essere pertinenti alla segnalazione.
Fotografie, screenshot di conversazioni, registrazioni o altri materiali contenenti dati di terzi non dovrebbero essere allegati indiscriminatamente. È preferibile includere solo quanto realmente utile e utilizzare i canali ufficiali della scuola, soprattutto quando sono coinvolti minorenni.
Come inviare la lettera al dirigente scolastico
La modalità più appropriata dipende dalle procedure dell’istituto. La comunicazione può normalmente essere presentata attraverso la segreteria o l’ufficio protocollo, inviata all’indirizzo istituzionale indicato dalla scuola oppure, quando appropriato, trasmessa tramite PEC. Alcuni istituti utilizzano anche servizi del registro elettronico o altre piattaforme.
Quando è importante poter dimostrare la data di presentazione, è consigliabile chiedere la protocollazione della lettera oppure utilizzare un canale che consenta di conservare una ricevuta della trasmissione. È utile conservare una copia della segnalazione e degli allegati inviati.
Per una normale comunicazione che non consiste specificamente in una segnalazione è disponibile anche il modello generico di lettera al dirigente scolastico.
Quando serve una procedura diversa
Il fac simile di questa pagina non sostituisce le procedure specifiche previste per determinati adempimenti. Se, per esempio, lo scopo è ottenere verbali, elaborati, provvedimenti o altri documenti detenuti dalla scuola, occorre valutare una vera richiesta di accesso agli atti della scuola anziché limitarsi a una segnalazione.
Allo stesso modo, procedimenti disciplinari, contestazioni relative a provvedimenti formali, episodi di bullismo o cyberbullismo, questioni riguardanti sicurezza e tutela dei minori o altre situazioni regolate da procedure specifiche possono richiedere adempimenti ulteriori. In questi casi è necessario verificare il regolamento dell’istituto e la disciplina applicabile alla situazione concreta.