In questa pagina mettiamo a disposizione un modello di convocazione dell’assemblea dei soci di una Srl in formato Word e PDF editabile, da utilizzare per comunicare ai soci la data, l’ora, il luogo e gli argomenti sui quali l’assemblea è chiamata a discutere e deliberare.
Si tratta di un fac simile libero e non di un modulo ufficiale. Prima dell’utilizzo è necessario verificare quanto previsto dall’atto costitutivo e dallo statuto della società, perché nelle Srl modalità e termini di convocazione possono essere disciplinati specificamente da questi documenti.
Modello Convocazione Assemblea Soci Srl Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati della società, le informazioni relative alla riunione e i punti dell’ordine del giorno.
Fac Simile Convocazione Assemblea Soci Srl PDF Editabile
Il fac simile in formato PDF editabile permette di compilare direttamente i campi mancanti prima della stampa o dell’invio.
Come Compilare la Convocazione dell’Assemblea dei Soci
L’avviso deve permettere ai soci di conoscere con chiarezza quando si terrà la riunione e quali questioni saranno sottoposte alla loro decisione. Prima di compilare il fac simile è quindi opportuno consultare l’atto costitutivo e lo statuto della Srl, soprattutto per verificare chi è legittimato a convocare l’assemblea, il mezzo da utilizzare e gli eventuali termini particolari.
Nel modello devono essere indicati almeno:
- la denominazione e i dati identificativi della società;
- il giorno e l’ora fissati per la riunione;
- il luogo dell’assemblea o le eventuali modalità di partecipazione a distanza previste dalla disciplina applicabile;
- l’ordine del giorno, con indicazione sufficientemente precisa degli argomenti da trattare;
- l’eventuale seconda convocazione, soltanto quando prevista e compatibile con lo statuto;
- il soggetto che effettua la convocazione e la relativa sottoscrizione.
Il fac simile contiene formulazioni alternative come “ordinaria/straordinaria” e “soci/azionisti”. Quando viene utilizzato per una Srl devono essere mantenute soltanto le diciture pertinenti ed eliminate quelle che non corrispondono alla società e alla riunione effettivamente convocata.
Anche la parte relativa alla rappresentanza deve essere verificata rispetto all’atto costitutivo. In base all’articolo 2479-bis del Codice civile, salvo diversa disposizione dell’atto costitutivo, il socio può farsi rappresentare in assemblea e la documentazione relativa alla rappresentanza deve essere conservata dalla società.
Termini e Modalità di Invio della Convocazione
Per una Srl la prima regola da controllare è quella contenuta nell’atto costitutivo. L’articolo 2479-bis del Codice civile stabilisce infatti che l’atto costitutivo determina i modi di convocazione, che devono comunque assicurare ai soci una tempestiva informazione sugli argomenti da trattare.
Se l’atto costitutivo non disciplina la convocazione, la regola prevista dal Codice civile è l’invio mediante lettera raccomandata spedita almeno otto giorni prima dell’adunanza al domicilio del socio risultante dal Registro delle imprese. Il termine degli otto giorni costituisce quindi la disciplina suppletiva e non deve essere presentato come una regola inderogabile applicabile allo stesso modo a qualsiasi Srl.
PEC, posta elettronica o altri sistemi di comunicazione possono essere utilizzati quando risultano conformi alle regole societarie applicabili e consentono di rispettare le modalità di convocazione previste. È consigliabile conservare la prova dell’invio o della ricezione richiesta dallo statuto.
La disciplina delle decisioni e dell’assemblea dei soci può essere consultata negli articoli 2479 e 2479-bis del Codice civile su Normattiva.
Quando Serve l’Assemblea in una Srl
Nelle Srl non tutte le decisioni dei soci devono necessariamente essere adottate in assemblea. L’atto costitutivo può, nei limiti previsti dalla legge, consentire la consultazione scritta o il consenso espresso per iscritto.
L’assemblea è invece richiesta nei casi stabiliti dall’articolo 2479 del Codice civile, tra cui le modificazioni dell’atto costitutivo, le operazioni che comportano una sostanziale modificazione dell’oggetto sociale o una rilevante modifica dei diritti dei soci, i casi previsti in materia di riduzione del capitale per perdite e quando la deliberazione assembleare è richiesta da uno o più amministratori oppure da soci che rappresentano almeno un terzo del capitale sociale.
Per questo motivo la convocazione deve essere predisposta partendo dalla decisione che deve essere assunta e dalle regole della singola società, evitando di utilizzare automaticamente lo stesso testo per qualsiasi riunione.
Dopo la Convocazione
La lettera di convocazione serve esclusivamente a informare gli aventi diritto della riunione e non sostituisce il documento con cui vengono registrati lo svolgimento dell’assemblea, le presenze, le votazioni e le deliberazioni adottate. Per questa fase è disponibile anche il fac simile di verbale assemblea soci Srl.
Se all’ora prevista non viene raggiunto il quorum necessario, può essere utile predisporre il verbale di assemblea deserta Srl, verificando anche in questo caso le disposizioni contenute nello statuto.