In questa pagina sono disponibili un modello Word e un fac simile PDF per predisporre l’avviso di convocazione dell’assemblea condominiale. Il documento serve a comunicare agli aventi diritto data, ora, luogo e ordine del giorno della riunione, indicando quando necessario sia la prima sia la seconda convocazione.
Si tratta di fac simile liberi, non di moduli ufficiali. Il PDF è specificamente impostato per un’assemblea ordinaria. Prima dell’utilizzo occorre inoltre indicare due date distinte per prima e seconda convocazione: la seconda non può svolgersi nello stesso giorno solare della prima e deve essere fissata in un giorno successivo, comunque non oltre dieci giorni dalla prima.
Fac Simile Convocazione Assemblea Condominiale Word
La versione Word è indicata quando occorre personalizzare liberamente l’avviso, inserire uno specifico ordine del giorno e adattare prima e seconda convocazione alle esigenze del condominio.
Fac Simile Convocazione Assemblea Condominiale PDF
Il PDF è intestato come avviso di convocazione di assemblea ordinaria condominiale e contiene gli spazi per condominio, luogo, orari e ordine del giorno. Prima di utilizzarlo è necessario integrare chiaramente la data della prima convocazione e quella della seconda convocazione, perché nel modello è presente un unico campo riferito al giorno della riunione.
Chi Può Convocare l’Assemblea Condominiale
La disciplina della convocazione è contenuta principalmente nell’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile.
In presenza di un amministratore, è normalmente quest’ultimo a convocare l’assemblea. L’amministratore deve convocarla annualmente per l’approvazione del rendiconto condominiale e può convocare un’assemblea straordinaria quando lo ritiene necessario.
Almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio possono inoltre chiedere all’amministratore di convocare un’assemblea straordinaria. Se trascorrono inutilmente dieci giorni dalla richiesta, i condomini che l’hanno presentata possono procedere direttamente alla convocazione.
Diversa è la situazione in cui manca l’amministratore. In questo caso l’articolo 66 stabilisce che l’assemblea, ordinaria o straordinaria, può essere convocata su iniziativa di ciascun condomino. Non è quindi necessario, in assenza dell’amministratore, raggiungere preventivamente il requisito di due condomini e un sesto del valore dell’edificio.
Il fac simile disponibile nella pagina è un avviso di convocazione. Non deve essere confuso con la precedente richiesta che due condomini possono rivolgere all’amministratore affinché convochi l’assemblea.
Termine e Modalità di Invio della Convocazione
L’avviso deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione. L’articolo 66 prevede espressamente come modalità di comunicazione:
- posta raccomandata;
- posta elettronica certificata, PEC;
- fax;
- consegna a mano.
Non è quindi corretto considerare la raccomandata come l’unica modalità consentita. È importante utilizzare un mezzo conforme alla norma e conservare la documentazione che permette di dimostrare la tempestiva comunicazione dell’avviso.
La disciplina introdotta dalla legge 11 dicembre 2012, n. 220 stabilisce inoltre che, in caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione degli aventi diritto, la deliberazione può essere annullabile ai sensi dell’articolo 1137 del Codice civile su iniziativa dei dissenzienti o degli assenti che non siano stati ritualmente convocati.
Cosa Deve Contenere l’Avviso
La convocazione deve permettere al destinatario di conoscere in anticipo quando e dove si svolgerà la riunione e quali questioni saranno sottoposte all’assemblea.
Nel modello devono quindi essere indicati con precisione:
- condominio al quale si riferisce la convocazione;
- destinatario dell’avviso;
- giorno, ora e luogo della prima convocazione;
- giorno, ora e luogo della seconda convocazione;
- specifica indicazione dell’ordine del giorno;
- soggetto che procede alla convocazione.
L’ordine del giorno non dovrebbe essere formulato con espressioni troppo generiche quando devono essere adottate decisioni concrete. Il condomino deve poter comprendere quali argomenti saranno discussi e decidere consapevolmente se partecipare personalmente o tramite delegato.
Prima e Seconda Convocazione
La prima e la seconda convocazione non possono essere fissate nello stesso giorno. L’articolo 1136 del Codice civile stabilisce che, se l’assemblea in prima convocazione non può deliberare per mancanza del numero legale, quella in seconda convocazione si tiene in un giorno successivo e comunque non oltre dieci giorni dalla prima.
È quindi opportuno riportare nell’avviso due indicazioni complete e separate, per esempio:
Prima convocazione: giorno __________ alle ore __________ presso ____________________.
Seconda convocazione: giorno __________ alle ore __________ presso ____________________.
Questa integrazione è particolarmente importante per il PDF scaricabile, che deve essere adattato prima dell’utilizzo in modo da non lasciare ambigua la data delle due riunioni.
Quorum della Prima Convocazione
In prima convocazione l’assemblea è regolarmente costituita quando intervengono condomini che rappresentano almeno due terzi del valore dell’intero edificio e la maggioranza dei partecipanti al condominio.
Per le deliberazioni ordinarie alle quali si applica la regola generale, occorrono il voto favorevole della maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio.
Quorum costitutivo e maggioranza necessaria per approvare una deliberazione sono quindi due elementi differenti e non devono essere confusi.
Quorum della Seconda Convocazione
In seconda convocazione l’assemblea è regolarmente costituita con l’intervento di tanti condomini che rappresentino almeno un terzo del valore dell’edificio e un terzo dei partecipanti al condominio.
La deliberazione, quando non è richiesta dalla legge una maggioranza particolare, è valida se viene approvata dalla maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno un terzo del valore dell’edificio.
Non è quindi sufficiente affermare che in seconda convocazione occorra genericamente “un terzo dei votanti”. Per numerose materie il Codice civile richiede inoltre maggioranze più elevate, per esempio in relazione a determinate innovazioni, alla nomina o revoca dell’amministratore e ad alcune opere straordinarie.
Convocazione in Videoconferenza
La disciplina vigente consente anche lo svolgimento dell’assemblea in videoconferenza. Se il regolamento condominiale non prevede già questa possibilità, l’articolo 66 consente la partecipazione in videoconferenza previo consenso della maggioranza dei condomini.
Quando la riunione viene convocata con questa modalità, l’avviso deve indicare la piattaforma elettronica sulla quale si svolgerà l’assemblea e l’ora della riunione, invece del normale luogo fisico.
La regola sul consenso della maggioranza è stata introdotta dalla legge 27 novembre 2020, n. 159.
Assemblea Annuale e Rendiconto
L’amministratore deve convocare annualmente l’assemblea per l’approvazione del rendiconto. L’articolo 1130 del Codice civile prevede inoltre che debba redigere il rendiconto condominiale annuale e convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro 180 giorni.
Non tutte le questioni riguardanti lavori eseguiti da un singolo condomino richiedono invece automaticamente la convocazione di un’assemblea. La necessità di una deliberazione dipende dal tipo di intervento e dalla specifica disposizione applicabile. È quindi preferibile evitare di utilizzare la distinzione tra assemblea ordinaria e straordinaria per dedurre automaticamente l’esistenza di un obbligo di convocazione.
Delega per Partecipare all’Assemblea
Chi non può partecipare personalmente può, nei casi consentiti, farsi rappresentare mediante delega scritta. È possibile predisporre insieme alla convocazione anche un modello di delega per assemblea di condominio, così da consentire al destinatario di nominare un rappresentante.
Se i condomini sono più di venti, il delegato non può rappresentare più di un quinto dei condomini e del valore proporzionale dell’edificio. All’amministratore non possono essere conferite deleghe per partecipare all’assemblea.
Dopo l’Assemblea
Della riunione deve essere redatto un processo verbale da trascrivere nel registro tenuto dall’amministratore. Il documento dovrebbe permettere di verificare partecipanti e deleghe, quorum, argomenti discussi, risultati delle votazioni e deliberazioni adottate.
Per predisporre il documento successivo alla riunione è disponibile il fac simile di verbale di assemblea condominiale da scaricare.