In questa pagina è disponibile un modello di lettera di incarico professionale in formato Word e PDF da compilare e personalizzare. Il documento serve a definire il rapporto tra professionista e cliente, indicando in modo chiaro l’attività affidata, il compenso, le spese, la durata e le principali condizioni dell’incarico.
Si tratta di un fac simile generico e non di un modulo ufficiale. Deve quindi essere adattato alla professione esercitata, alle caratteristiche della prestazione e alle eventuali regole previste dall’ordine professionale o dalla normativa di settore.
Fac Simile Lettera di Incarico Professionale Word
Il modello Word può essere modificato inserendo i dati delle parti e le condizioni concordate. Prima della firma è opportuno verificare che il testo descriva con precisione l’oggetto dell’incarico e tutti gli elementi economici applicabili.
Fac Simile Lettera di Incarico Professionale PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un modello modello di lettera di incarico professionale PDF.
A Cosa Serve la Lettera di Incarico Professionale
La lettera di incarico formalizza l’accordo con cui il cliente affida a un professionista una determinata attività. Non serve soltanto a indicare la parcella: consente di stabilire quali prestazioni sono comprese nell’incarico, quali restano escluse, quali sono gli obblighi delle parti, come vengono rimborsate le spese e quando il rapporto termina.
Un accordo scritto permette quindi sia al professionista sia al cliente di ricostruire con maggiore precisione ciò che è stato concordato. Per attività articolate può essere preferibile un documento più completo rispetto a una semplice lettera. In questi casi può essere utile valutare anche il fac simile di contratto di prestazione d’opera.
Obblighi Informativi e Preventivo per i Professionisti
Per le professioni regolamentate non è corretto considerare il preventivo scritto o digitale un adempimento riservato agli avvocati. L’art. 9, comma 4, del D.L. 1/2012, come modificato dalla legge 124/2017, prevede che il professionista renda noto obbligatoriamente al cliente, in forma scritta o digitale, il grado di complessità dell’incarico e le informazioni sugli oneri ipotizzabili fino alla sua conclusione. Devono inoltre essere comunicati i dati della polizza assicurativa per i danni provocati nell’esercizio dell’attività professionale.
La misura del compenso deve essere resa nota preventivamente, sempre in forma scritta o digitale, attraverso un preventivo di massima che indichi per le singole prestazioni le voci di costo, comprese spese, oneri e contributi. La disciplina può essere consultata nella legge 4 agosto 2017, n. 124 pubblicata in Gazzetta Ufficiale.
La lettera di incarico può assolvere anche a questa funzione se contiene tutte le informazioni richieste. In alternativa, preventivo e incarico possono essere documenti distinti purché siano tra loro coerenti. Per predisporre separatamente la parte economica è disponibile anche il modello di preventivo Excel e Word.
Per alcune professioni esistono inoltre disposizioni specifiche. Gli avvocati, per esempio, sono soggetti anche alla disciplina prevista dalla legge professionale forense. Prima di utilizzare un modello generico è quindi necessario verificare le regole proprie dell’ordine o della categoria di appartenenza.
Come Compilare la Lettera di Incarico
Il documento deve innanzitutto identificare con precisione professionista e cliente. Per le persone fisiche possono essere indicati nome, cognome, codice fiscale e recapiti; per società e altri enti devono essere riportati denominazione, sede, codice fiscale o partita IVA e dati del soggetto che conferisce l’incarico in qualità di rappresentante.
L’oggetto dell’incarico deve descrivere concretamente ciò che il professionista è chiamato a svolgere. Formule troppo generiche possono creare incertezze su quali prestazioni siano comprese nel compenso. Quando necessario è utile indicare anche attività escluse, documentazione che il cliente deve fornire, risultati attesi, scadenze e modalità di collaborazione.
La parte economica deve precisare il criterio utilizzato per determinare il compenso, per esempio un importo fisso, un corrispettivo per singola prestazione o una tariffazione a tempo. Vanno inoltre chiariti eventuali anticipi, modalità e termini di pagamento, spese rimborsabili, oneri e contributi applicabili.
Per le professioni regolamentate è opportuno riportare o allegare anche le informazioni richieste dall’art. 9 del D.L. 1/2012, compresi il grado di complessità dell’incarico, gli oneri prevedibili e i dati della polizza professionale.
Durata, Modifiche e Recesso
Se l’attività non si esaurisce con una singola prestazione è utile specificare la durata dell’incarico, l’eventuale rinnovo e le condizioni per la cessazione del rapporto. Il testo dovrebbe inoltre chiarire come vengono remunerate le attività svolte fino alla data di recesso e come vengono gestite le spese già sostenute.
Non è corretto presumere che la firma impedisca in ogni caso al cliente di interrompere l’incarico. Il recesso e le relative conseguenze dipendono dalla disciplina applicabile, dalle caratteristiche della prestazione e dalle condizioni validamente concordate. Per questo eventuali termini di preavviso, compensi maturati e obblighi di restituzione della documentazione devono essere formulati con attenzione.
Quando durante il rapporto cambia in modo significativo l’attività richiesta, è preferibile formalizzare la variazione e concordare gli eventuali nuovi costi anziché lasciare indefinita l’estensione dell’incarico.
Quando il Fac Simile Generico Non è Sufficiente
Il modello deve essere adattato quando l’incarico riguarda una professione soggetta a particolari regole legislative o deontologiche, quando vengono affidate attività particolarmente complesse oppure quando il committente propone condizioni contrattuali proprie.
Un’ulteriore verifica è necessaria nei rapporti rientranti nella disciplina dell’equo compenso prevista dalla legge 21 aprile 2023, n. 49, che riguarda, alle condizioni stabilite dalla legge, prestazioni professionali rese in favore di determinati soggetti, tra cui imprese bancarie e assicurative, grandi imprese e Pubbliche Amministrazioni. In tali casi un fac simile generico non deve essere utilizzato per concordare un compenso in contrasto con la normativa applicabile. Il testo della disciplina è disponibile su Normattiva.
Firma e Conservazione dell’Incarico
Dopo avere completato il documento, le parti devono verificare che il contenuto corrisponda agli accordi raggiunti. Quando la lettera viene utilizzata come vero e proprio accordo di incarico, è opportuno che il cliente manifesti espressamente la propria accettazione e che entrambe le parti conservino una copia del documento.
La lettera può essere consegnata e sottoscritta su carta oppure gestita in formato elettronico secondo modalità compatibili con la disciplina applicabile. Non esiste una procedura generale di registrazione valida per tutti gli incarichi professionali: eventuali formalità ulteriori dipendono dal tipo di attività, dalla professione e dalle specifiche clausole inserite nel rapporto.