In questa pagina è disponibile un modello Word di lettera di presentazione aziendale da personalizzare per presentare un’impresa, i suoi prodotti o servizi a potenziali clienti, partner o altre aziende.
Si tratta di un fac simile libero e non di un modulo ufficiale o di un documento soggetto a una forma obbligatoria. Può essere adattato al settore, al destinatario e allo scopo del contatto. Se la lettera viene utilizzata per attività promozionali, soprattutto tramite email, occorre inoltre rispettare le regole applicabili alle comunicazioni commerciali e al trattamento dei dati personali.
Fac Simile di Lettera di Presentazione Aziendale Word
Il modello Word presente in questa pagina può essere scaricato e modificato inserendo i dati dell’azienda, le informazioni sul destinatario, una breve descrizione dell’attività e dei vantaggi offerti e i recapiti per essere ricontattati.
Quando Utilizzare una Lettera di Presentazione Aziendale
La lettera di presentazione aziendale serve soprattutto a creare un primo contatto e a spiegare in modo sintetico chi è l’impresa, cosa offre e perché la proposta può essere interessante per il destinatario. Può essere utilizzata, per esempio, per presentarsi a un potenziale cliente, avviare una collaborazione commerciale, introdurre una nuova attività o accompagnare materiale informativo.
Può essere utile anche nei rapporti con clienti già acquisiti quando si desidera comunicare l’ampliamento dei servizi, una nuova linea di prodotti o altre novità. Se però la comunicazione contiene già prezzi, quantità, condizioni di fornitura o una proposta commerciale concreta, può essere più appropriato utilizzare una lettera commerciale di offerta prodotti oppure un’offerta commerciale.
Come Scrivere una Lettera di Presentazione Aziendale
La lettera dovrebbe essere breve e costruita sul destinatario. Una descrizione molto lunga della storia dell’impresa o un elenco completo di tutti i servizi rischiano di rendere meno evidente il motivo del contatto.
Una struttura pratica può comprendere:
- mittente e destinatario: denominazione dell’azienda, recapiti e, quando conosciuto, nome della persona o funzione aziendale a cui ci si rivolge;
- oggetto: una frase chiara che anticipi il motivo della comunicazione;
- presentazione: poche righe per spiegare chi è l’azienda e in quale settore opera;
- motivo del contatto: indicazione concreta del prodotto, servizio o tipo di collaborazione proposta;
- vantaggio per il destinatario: spiegazione sintetica di ciò che distingue l’offerta o del problema che può contribuire a risolvere;
- eventuali referenze: esperienze, progetti o collaborazioni realmente verificabili e pertinenti;
- invito all’azione: richiesta di un incontro, una telefonata, una risposta o la possibilità di inviare maggiori informazioni;
- contatti: telefono, email, sito internet e gli altri recapiti effettivamente utili.
Non è necessario iniziare sempre con “Gentile Sig. Nome e Cognome”. Se il referente è conosciuto, personalizzare l’apertura rende il messaggio più preciso. In una comunicazione indirizzata genericamente a un’impresa possono invece essere appropriate formule come “Spett.le Società” o un riferimento alla funzione interessata.
Come Personalizzare il Modello
Un fac simile è soprattutto una traccia. Prima dell’invio è opportuno eliminare le parti generiche e sostituirle con informazioni specifiche sul destinatario. Il testo dovrebbe spiegare perché l’azienda lo sta contattando e quale utilità concreta può derivare da un eventuale confronto.
È preferibile evitare affermazioni non dimostrabili come “leader assoluto del settore”, formule eccessivamente promozionali e descrizioni vaghe. Se vengono citati clienti, risultati ottenuti, certificazioni o percentuali di miglioramento, le informazioni dovrebbero essere reali e documentabili.
Anche la call to action dovrebbe essere proporzionata al primo contatto. In molti casi è più efficace proporre una breve telefonata, un incontro o l’invio di una presentazione dettagliata piuttosto che chiedere immediatamente un ordine.
Invio della Lettera via Mail e Regole sul Marketing
La possibilità tecnica di reperire un indirizzo email online non significa che possa essere automaticamente utilizzato per inviare comunicazioni promozionali. L’articolo 130 del Codice in materia di protezione dei dati personali prevede, in linea generale, il consenso del contraente o utente per le comunicazioni commerciali effettuate mediante posta elettronica.
Il Garante per la protezione dei dati personali ha ribadito anche in un provvedimento del 23 ottobre 2025 sulle email promozionali che la presenza di un indirizzo in un albo, in un registro pubblico, su un sito internet o in un’altra fonte accessibile al pubblico non autorizza di per sé il suo impiego per finalità promozionali. Lo stesso principio riguarda gli indirizzi PEC reperiti nell’INI-PEC quando vengono utilizzati per scopi commerciali estranei alla finalità del registro.
Esiste una specifica eccezione, comunemente chiamata soft spam: un’impresa può utilizzare senza un nuovo consenso l’indirizzo email fornito da un proprio cliente nell’ambito di una vendita già conclusa per promuovere propri prodotti o servizi analoghi. Il cliente deve però essere adeguatamente informato e deve poter opporsi facilmente e gratuitamente, sia al momento della raccolta sia in ogni successiva comunicazione.
Non è quindi corretto creare indiscriminatamente elenchi di nuovi potenziali clienti recuperando indirizzi dal web e inviare loro il fac simile come email commerciale. Prima di utilizzare il modello per campagne di acquisizione è necessario verificare la provenienza dei dati, la base giuridica del contatto e le modalità con cui il destinatario può esercitare i propri diritti.
Lettera Cartacea o Mail
Il contenuto di base può essere utilizzato sia per una comunicazione cartacea sia come testo da adattare a un’email. Nel secondo caso conviene ridurre ulteriormente la lunghezza, utilizzare un oggetto immediatamente comprensibile ed evitare allegati pesanti nel primo contatto.
La lettera cartacea può essere utile quando il destinatario è un’impresa specifica e si vuole presentare una proposta in modo più formale. Anche in questo caso l’utilizzo di dati personali a fini promozionali non è privo di regole: le condizioni applicabili dipendono dal tipo di dato utilizzato, dalla sua provenienza e dagli eventuali diritti di opposizione esercitati dal destinatario.