In questa pagina sono disponibili un modello di preventivo Excel e un modello Word da scaricare, compilare e personalizzare. Il formato Excel è particolarmente utile quando occorre calcolare quantità, prezzi e totale dell’offerta, mentre Word è più adatto a preventivi prevalentemente descrittivi.
I file sono fac simile generici e non moduli ufficiali. Devono quindi essere adattati al tipo di bene, servizio o lavoro offerto. Prima dell’invio è importante specificare chiaramente cosa comprende il prezzo, la durata di validità dell’offerta, le modalità di pagamento e le eventuali condizioni necessarie per l’esecuzione.
Modello Preventivo Excel
Il modello Excel consente di organizzare le singole voci dell’offerta e gestire più facilmente quantità, prezzi unitari, imponibile, eventuali sconti, IVA e totale. Dopo la compilazione può essere esportato in PDF per inviare al cliente una versione con impaginazione stabile.
Modello Preventivo Word
Il modello Word è indicato quando il preventivo richiede una descrizione dettagliata del lavoro o del servizio e si desidera modificare liberamente testi, condizioni e struttura del documento.
Come Scrivere un Preventivo
Un buon preventivo deve permettere al cliente di capire con precisione che cosa viene offerto, a quale prezzo e a quali condizioni. Non esiste un unico modello valido per qualsiasi attività: un preventivo per una fornitura di prodotti sarà normalmente diverso da quello per una consulenza professionale o per lavori edili.
È comunque utile riportare:
- data e, se utilizzata, numerazione del preventivo;
- dati dell’impresa o del professionista che formula l’offerta;
- dati del cliente;
- descrizione precisa dei beni, servizi o lavori proposti;
- quantità e prezzi unitari quando utili a comprendere il calcolo;
- eventuali sconti;
- imponibile, IVA quando applicabile e totale da pagare;
- eventuali spese ulteriori già prevedibili;
- tempi previsti per consegna o esecuzione;
- modalità e termini di pagamento;
- eventuale acconto richiesto;
- termine entro il quale l’offerta rimane valida;
- eventuali esclusioni, condizioni o attività non comprese nel prezzo;
- modalità prevista per l’accettazione.
Non è sempre necessario inserire tutte queste voci. Il livello di dettaglio deve essere proporzionato all’operazione. Per lavori complessi è però preferibile descrivere separatamente le prestazioni e i relativi costi piuttosto che indicare soltanto un prezzo complessivo difficilmente verificabile.
Prezzo, IVA e Costi Extra
Il prezzo deve essere espresso in modo comprensibile, evitando formule che rendano incerto ciò che il cliente dovrà effettivamente pagare. Quando l’IVA è applicabile, è opportuno chiarire se gli importi indicati sono al netto o al lordo dell’imposta e riportarne correttamente il calcolo.
Eventuali spese di trasporto, materiali, trasferte, oneri o altre voci non comprese nel prezzo principale dovrebbero essere indicate quando prevedibili. Formule generiche come “eventuali costi aggiuntivi a carico del cliente”, senza specificare quando possono sorgere e come vengono determinati, possono creare contestazioni.
Se durante l’esecuzione il cliente richiede attività ulteriori rispetto a quelle preventivate, è prudente concordare prima anche il relativo costo, preferibilmente in forma scritta.
Validità e Accettazione del Preventivo
Indicare una data di scadenza permette di stabilire fino a quando prezzi e condizioni dell’offerta restano disponibili. La durata può essere scelta in base al tipo di attività, alla volatilità dei costi dei materiali e alle esigenze commerciali.
È inoltre importante distinguere il preventivo non ancora accettato da un accordo già concluso. In base al contenuto del documento e alle modalità con cui il cliente manifesta la propria accettazione, un preventivo sufficientemente completo può assumere rilevanza contrattuale. Non deve quindi essere considerato soltanto una presentazione commerciale priva di conseguenze.
Quando il documento deve disciplinare in modo completo obblighi delle parti, modifiche dell’incarico, responsabilità, recesso, proprietà dei materiali o altre condizioni complesse, può essere preferibile affiancare al preventivo un vero contratto. Per una prestazione professionale può essere utile il modello di lettera di incarico professionale; per un rapporto più articolato è disponibile anche il fac simile di contratto di prestazione di servizi.
Tempi di Esecuzione e Modalità di Pagamento
Se l’offerta riguarda un lavoro o un servizio, è consigliabile indicare quando potrà iniziare e quale sia il tempo previsto per il completamento. Se la decorrenza dipende dall’accettazione del preventivo, dal pagamento di un acconto, dalla disponibilità dei materiali o dalla consegna di documentazione da parte del cliente, questa condizione dovrebbe essere specificata.
Le modalità di pagamento devono essere altrettanto chiare. È possibile prevedere, in base all’accordo, pagamento anticipato, acconto iniziale, pagamenti per stati di avanzamento oppure saldo alla consegna. Per ciascuna scadenza è utile precisare l’importo o il criterio con cui viene calcolato.
Preventivo, Contratto e Fattura Proforma
Preventivo, contratto e fattura proforma hanno funzioni differenti. Il preventivo presenta l’offerta economica e le relative condizioni; il contratto disciplina in modo più completo il rapporto tra le parti; la fattura proforma è invece un documento preliminare utilizzato per rappresentare gli importi da corrispondere senza costituire una fattura fiscale.
Se l’esigenza non è formulare una nuova offerta ma richiedere il pagamento di un importo prima dell’emissione della fattura fiscale, può essere più appropriato utilizzare il modello di fattura proforma.
Come Inviare il Preventivo
Prima dell’invio è opportuno verificare nomi, dati del cliente, descrizione delle prestazioni, calcoli, IVA, totale, scadenza dell’offerta e condizioni di pagamento. Per l’invio elettronico è normalmente preferibile convertire il documento compilato in PDF, così da mantenere stabile l’impaginazione e ridurre il rischio di modifiche accidentali.
È consigliabile conservare sia il preventivo inviato sia l’eventuale accettazione del cliente. Se vengono successivamente concordate modifiche a prezzi, quantità, tempi o prestazioni, è utile documentarle in modo altrettanto chiaro.
Per professioni regolamentate, lavori tecnici, appalti, interventi edilizi o rapporti con consumatori possono inoltre esistere obblighi informativi o regole specifiche che un fac simile generico non è in grado di coprire. In questi casi il modello deve essere integrato in funzione della disciplina applicabile e dell’attività concretamente svolta.