In questa pagina proponiamo un modello di preventivo Excel e Word da compilare e stampare e una guida su come scrivere un preventivo.
Si tratta di un fac simile che può essere utilizzato come esempio per scrivere un preventivo.
Come Scrivere un Preventivo
Se sei un piccolo imprenditore e ti trovi quasi quotidianamente a fare i conti con la richiesta di preventivi da parte di potenziali clienti, è importante comprendere che, nonostante non esista un preventivo perfetto, si può sempre essere in grado di stilarne uno con alcuni accorgimenti importanti per cercare di alzare le nostre quotazioni e ottenere la commessa o l’appalto.
Per prima cosa, dobbiamo capire che si vince non solo con una battaglia sui prezzi, ma anche puntando al modo in cui ci presentiamo al cliente.
Anzi, può sembrare un paradosso, ma in alcuni casi, presentare un preventivo a prezzi stracciati potrebbe allontanare il cliente, invece che avvicinarlo, perché gli segnalerebbe una carenza di qualità del prodotto o del lavoro che intendiamo vendergli. E quando parliamo, invece, di presentazione di noi stessi e del nostro prodotto o lavoro, non ci riferiamo solo all’aspetto estetico, ma proprio a come scriviamo un preventivo.
Per prima cosa, esso non deve essere prolisso, ma lungo nei limiti e chiaro. Il tentativo di fare i furbi, scrivendo un preventivo ambiguo e poco chiaro non funziona, perché il cliente ci scarta a priori se non capisce nemmeno cosa abbia letto.
Inserisci sempre la data del giorno in cui effettui la proposta, stabilisci anche una scadenza entro la quale la tua proposta rimane valida, riporta i tuoi dati e quelli del cliente che ti ha chiesto il preventivo, ossia nomi, cognomi, le denominazioni delle aziende, i numeri di partita IVA, gli indirizzi e le sedi.
Riporta la tua offerta in modo semplice, descrittivo, lunga l’essenziale, avendo cura di spiegare tutti i requisiti e i passi necessari per fare in modo che il lavoro possa essere concluso o il prodotto possa essere offerto. A tale proposito, si commette spesso l’errore di utilizzare un linguaggio abbastanza tecnico, si pensi al campo dell’edilizia, pensando che il cliente rimarrà positivamente colpito dal nostro scrivere forbito.
Nulla di più sbagliato. Nei limiti del possibile, al contrario si dovrà cercare di essere chiari, di spiegare l’offerta in modo molto comprensibile e con un linguaggio alla portata di chi legge.
Inoltre, dobbiamo fare trasparire dal preventivo anche la nostra capacità di rispondere esattamente alle esigenze del cliente. Per questo, quando lo incontriamo e prima ancora di inviargli la nostra proposta, dobbiamo chiederci chi egli sia e cosa voglia da noi, cercando di interpretare il più possibile le parole e i segnali che questi ci ha inviato anche involontariamente durante l’incontro preliminare. Quindi, per esempio, se abbiamo compreso che si tratti di un cliente dalle capacità finanziarie limitate, evitiamo di proporre lavori non alla sua portata, magari con rifiniture in granito o utilizzando i materiali di alta gamma, perché non faremmo che rendere l’offerta fuori dalle sue possibilità.
Concentriamoci anche sul suo profilo socio anagrafico, perché un cliente anziano non potrà avere le esigenze e i gusti di uno giovane. A tale fine, impostiamo il preventivo su tre proposte e non di più. La prima deve essere quella che riteniamo maggiormente alla portata del cliente, la seconda molto più bassa e la terza molto più alta. In questo modo lo indurremo automaticamente a scegliersi da solo la proposta che giudica più opportuna per le sue tasche
Riporta il prezzo totale. Dopo avere inserito a preventivo tutti gli interventi necessari, senza specificare, ove possibile, i costi per il singolo intervento. Meglio scrivere prezzi non interi, perché si offre un’immagine più onesta, per cui non 5.000 euro, ma 4.963 euro.
Inserisci i costi extra per le eventuali modifiche apportate, oltre che per le tasse da conteggiare a parte.
Spiega bene i tempi di consegna dei lavori o del prodotto, avendo cura di specificare che i lavori o la spedizione hanno luogo solo successivamente all’accettazione del preventivo da parte del cliente ed eventualmente dopo avere ricevuto tutto il materiale.
Specifica le modalità di pagamento, se esso debba avvenire in un’unica soluzione alla consegna dei lavori o del prodotto commissionato, oppure se ritieni opportuno un acconto nella fase iniziale o intermedia dei lavori, specie se il saldo finale è previsto alla fine di questi.
Inserisci una sezione per le note e i dettagli, in cui potrai riportare situazioni specifiche, a completamento di quanto già spiega.o in generale.
A questo punto, non ti resta che firmare e inviare il preventivo al cliente. Anche nel linguaggio scritto, così come in quello verbale e del corpo, per un buon preventivo è importante mostrarsi sicuri di quello che si scrive, consapevoli e chiari, perché ciò aumenta la nostra credibilità agli occhi del cliente e le nostre probabilità di ottenere un responso positivo da parte sua.
Per questo, anche l’immagine o layout del preventivo deve essere semplice e chiara. Evitiamo di corredarlo di immagini e loghi, che potrebbero distogliere l’attenzione dal corpus dell’offerta e che potrebbero anche rendere meno gradevole e facile la lettura. Al limite, inseriamo solo quello relativo alla nostra azienda, se ne disponiamo di uno.
Per quanto riguarda il formato del preventivo, la soluzione consiste nell’utilizzare Excel, in modo da potere effettuare immediatamente i vari calcoli.
Se però il file viene inviato al cliente in formato elettronico, si consiglia di convertirlo in Pdf, per evitare problemi durante la visualizzazione.
L’ideale è creare un modello di preventivo in formato Excel e utilizzarlo ogni volta in cui si presenta la necessità, esportandolo poi in Pdf.
Fac Simile di Preventivo Excel e Word
Come anticipato, il preventivo deve contenere le seguenti informazioni
-Data e numero del preventivo
-Dati della tua impresa e del cliente
-La scadenza del preventivo e la sua validità
-Descrizione dei lavori con voci a corpo e a misura
-Prezzo del lavoro totale e delle singole voci
-Le tempistiche per l’esecuzione
-Modalità di pagamento
Il modello contratto di preventivo Excel e Word presente in questa pagina può essere scaricato e modificato inserendo i dati mancanti.
