In questa pagina sono disponibili un modello di rapporto intervento di manutenzione in formato Word e un modello PDF. Il fac simile può essere utilizzato da tecnici, manutentori e aziende per documentare un intervento eseguito su un impianto, un macchinario o un’altra attrezzatura, indicando problema riscontrato, attività svolte, ricambi utilizzati ed esito finale.
Per impianti e attrezzature soggetti a specifici obblighi di legge, verifiche periodiche, registri o documentazione prescritta, il modello deve essere adattato e non sostituisce i documenti previsti dalla normativa di settore.
Fac Simile Rapporto Intervento di Manutenzione Word
Il modello Word può essere scaricato e modificato inserendo i dati del cliente o del reparto, le informazioni sull’attrezzatura e i dettagli dell’intervento effettuato.
Modello Rapporto Intervento Tecnico PDF
In questa sezione è disponibile il modello in formato PDF da utilizzare come riferimento per la compilazione del rapporto di manutenzione.
A cosa serve il rapporto di intervento di manutenzione
Il rapporto di intervento documenta ciò che è stato rilevato e svolto durante un’attività di manutenzione, riparazione, controllo o assistenza tecnica. Permette di ricostruire nel tempo la storia degli interventi effettuati sulla stessa macchina o sullo stesso impianto e facilita il passaggio di informazioni tra tecnici, responsabili della manutenzione e committente.
È utile sia per gli interventi programmati sia per quelli eseguiti a seguito di un guasto. Può inoltre essere collegato a un ordine di lavoro, a una richiesta di assistenza, a un contratto o a una commessa. Se il rapporto deriva da un servizio continuativo affidato a un’impresa esterna, può essere opportuno richiamare anche gli estremi del relativo contratto di manutenzione ordinaria.
Come compilare il rapporto di intervento
Il livello di dettaglio deve essere proporzionato al tipo di intervento. Un rapporto efficace dovrebbe permettere anche a una persona diversa dal tecnico che lo ha compilato di comprendere quale apparecchiatura è stata interessata, quale problema era stato segnalato, quali verifiche sono state eseguite e in quale stato è stata lasciata l’attrezzatura.
Tra le informazioni normalmente utili rientrano:
- numero o codice del rapporto;
- data, ora di inizio e ora di fine dell’intervento;
- dati del cliente, stabilimento, reparto o luogo dell’intervento;
- identificazione dell’impianto o dell’attrezzatura mediante descrizione, marca, modello, matricola o altro codice interno;
- nome del tecnico o dei tecnici intervenuti;
- motivo della chiamata o anomalia segnalata;
- tipo di manutenzione eseguita, per esempio preventiva, correttiva o straordinaria;
- diagnosi o anomalie effettivamente riscontrate;
- operazioni eseguite e componenti riparati, regolati o sostituiti;
- materiali e ricambi utilizzati, con eventuali codici e quantità;
- controlli, misurazioni e prove eseguiti dopo l’intervento;
- esito finale e stato dell’attrezzatura;
- eventuali attività ancora da effettuare o raccomandazioni per interventi successivi;
- firma del tecnico e, quando prevista, firma del cliente o del responsabile presente.
Quando disponibile, è utile riportare anche il numero dell’ordine di lavoro, del ticket o della commessa. Questo dato consente di collegare il rapporto agli altri documenti tecnici e amministrativi relativi allo stesso intervento.
Come descrivere correttamente l’intervento
La descrizione dovrebbe distinguere ciò che era stato segnalato da ciò che il tecnico ha effettivamente riscontrato. Per esempio, invece di limitarsi a scrivere “macchina guasta”, è preferibile annotare il sintomo segnalato, la causa individuata, le verifiche effettuate e l’operazione eseguita per ripristinare il funzionamento.
Anche l’esito deve essere indicato con precisione. Se il problema è stato completamente risolto, è possibile riportare l’avvenuta rimessa in servizio e le prove finali effettuate. Se invece l’impianto rimane fermo, funziona con limitazioni oppure necessita di un secondo intervento o di un ricambio non disponibile, questa circostanza dovrebbe risultare chiaramente dal rapporto.
Quando vengono rilevati valori tecnici, può essere utile riportare le misurazioni effettive, l’unità di misura e, se pertinente, il valore di riferimento. Le fotografie possono essere indicate come allegati quando servono a documentare un componente danneggiato, lo stato iniziale dell’apparecchiatura o il risultato dell’intervento.
Firma del tecnico e del cliente
La firma del tecnico consente di identificare chi ha compilato il rapporto ed eseguito o attestato le attività descritte. La firma del cliente, del referente o del responsabile dell’impianto può invece essere prevista per documentare la presenza, la consegna del rapporto o la presa visione delle attività effettuate.
È opportuno indicare espressamente il significato attribuito alla firma. Formule come “per ricevuta”, “per presa visione” e “per accettazione” non hanno necessariamente lo stesso significato. Se la firma deve attestare anche l’approvazione di lavori aggiuntivi, costi, ore lavorate o altre condizioni economiche, tali elementi dovrebbero risultare chiaramente dal documento o dagli accordi contrattuali applicabili.
Rapporto di manutenzione e documentazione obbligatoria
Il modello disponibile in questa pagina è destinato alla documentazione ordinaria di un intervento e non può essere considerato automaticamente sufficiente per qualsiasi impianto o attrezzatura.
Per le attrezzature di lavoro, il D.Lgs. 81/2008 prevede specifici obblighi in materia di manutenzione e controlli. In particolare, nei casi disciplinati dall’articolo 71, comma 8, i risultati dei controlli devono essere riportati per iscritto e, ai sensi del comma 9, almeno quelli relativi agli ultimi tre anni devono essere conservati e tenuti a disposizione degli organi di vigilanza. Alcune attrezzature sono inoltre assoggettate alle verifiche periodiche previste dal medesimo articolo e dall’Allegato VII. Il testo aggiornato della normativa può essere consultato nella sezione dedicata alla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.
Questo significa che un normale rapportino aziendale può affiancare la documentazione richiesta, ma non deve essere utilizzato al posto di un verbale di verifica, di un registro di controllo, di una dichiarazione o di un’altra documentazione specificamente prevista per il tipo di impianto o attrezzatura.
Consegna e conservazione del rapporto
Dopo la compilazione, il rapporto può essere consegnato al cliente o al responsabile interessato in formato cartaceo o elettronico, secondo le procedure concordate. Non esiste una modalità unica di trasmissione valida per tutti gli interventi: possono essere utilizzati consegna diretta, email, sistemi di ticketing, software di manutenzione o altri strumenti adottati dall’organizzazione.
È consigliabile conservare il rapporto insieme agli eventuali allegati e renderlo riconducibile senza ambiguità all’attrezzatura interessata. In questo modo gli interventi successivi possono essere confrontati con quelli precedenti e diventa più semplice individuare guasti ricorrenti, sostituzioni già effettuate e attività ancora da programmare. Quando occorre documentare giornalmente anche personale, lavorazioni e attività svolte in un cantiere, è invece più appropriato utilizzare un rapportino giornaliero di cantiere, che risponde a un’esigenza diversa rispetto al singolo rapporto di manutenzione.